В наше время, все еще, многие предприятия осуществляют функцию закупок и снабжения по-старинке. Это эксельки, электронная почта, хождения за подписями по предприятию. Отдел закупок часто работает без бюджетирования и плана.
Работа сотрудников отдела не прозрачна, периодически срываются сроки, закупки не консолидируются, возможная коррупционная составляющая — эти и другие явления возникают в условиях, когда нет единой системы управления закупками.
Проблематика
В неэффективных закупочных процессах кроются не просто операционные издержки, а системная утечка бюджета и упущенные стратегические возможности.
Неконтролируемые расходы и упущенная выгода
Информационный хаос
Рутина и выгорание экспертов
Наше SRM-Решение — Единая цифровая среда для департамента закупок/снабжения
Наше решение представляет собой или SRM (Supplier Relationship Management) систему автоматизации закупочных процессов на базе Битрикс24, функционалы которой усилены за счет применения целой экосистемы ИИ-агентов. Наша система объединяет все процессы, документы и коммуникации отдела закупок в «едином окне». Система оцифровывает «каждый шаг», обеспечивая полный контроль и прозрачность на любом участке закупочного процесса.
В дополнение — мы предлагаем возможность глубокой кастомизации, нашего SRM-решения, под процессы и требования конкретного предприятия.
Схема функционалов и возможностей SRM-системы
Функциональный состав SRM-системы управления закупками с экосистемой ИИ-агентов
| Функционал SRM-системы | ИИ-агенты, усиливающие функционал SRM-системы | |
| ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК SRM-система превращает планирование закупок в проактивный инструмент стратегического управления, который помогает снизить избыточные запасы, минимизировать дефицит критически важных позиций и контролировать расходы. Подробности и скриншоты | ИИ-агент «Прогнозист Спроса» Анализирует исторические продажи и внешние тренды, чтобы точно прогнозировать потребности. Например, предсказывает рост спроса на 15% на промышленные подшипники, позволяя избежать дефицита данной позиции. ИИ-агент «Категорийный Стратег» Анализирует ваши расходы и рыночные данные, предлагая оптимальные стратегии. Например, рекомендует консолидировать 80% закупок абразивных кругов у 3 ключевых дистрибьюторов для получения оптовой скидки. ИИ-агент «Аналитик цен» Мониторит рыночные цены, чтобы обеспечить актуальность цен в плане закупок. Например, выявляет, что цена на пластиковые трубы снизилась на 7%, и рекомендует новых альтернативных поставщиков. | |
ЗАЯВКИ НА ЗАКУПКИ Автоматизация формирования и обработки заявок на закупки, что повышает прозрачность и оперативность. Совмещайте и консолидируйте заявки в закупы чтобы снизить затраты и улучшить управление процессом закупок. ИИ-агенты выполняют рутинные задачи, освобождая сотрудников для принятия ключевых решений и стратегического планирования. Подробности и скриншоты | ИИ-агент «Аналитик спецификаций» Разбирает сложные спецификации с тысячами позиций на логические группы. Например, автоматически разделяет заявку объемом 1500 позиций на группы «Электротехнические компоненты», «Гидравлическое оборудование» и другие. ИИ-агент «Консолидатор Закупок» Объединяет мелкие разрозненные заявки от разных отделов в один крупный лот. Например, предлагает объединить 5 заявок от разных отделов на офисную бумагу в одну крупную закупку для получения оптовой скидки. ИИ-агент «Диспетчер Закупок» Интеллектуально распределяет задачи между менеджерами, учитывая их экспертизу и загрузку. Например, рекомендует РОЗу назначить закупку электротехники менеджеру, который имеет наилучшую историю экономии по этой категории. | |
РЕЕСТР ПОСТАВЩИКОВ SRM-система автоматизация закупочной деятельности служит централизованным инструментом для создания и ведения единой, актуальной и верифицированной базы поставщиков. Разрозненные данные превращаются в стратегический актив, что позволяет эффективно находить лучших партнёров и минимизировать риски. Подробности и скриншоты | ИИ-агент «Поиск поставщиков» Находит новых потенциальных поставщиков, анализируя сотни внешних источников. ИИ-агент работает по вашим правилам и ищет там, где нужно именно вам. Вы сами определяете список отраслевых порталов, B2B-площадок, каталогов и иных целей для мониторинга. ИИ-агент «Сегментатор Поставщиков» Автоматически классифицирует поставщиков по специализации и уровню (производитель, дистрибьютор, посредник). Например, определяет, что новый поставщик является официальным дистрибьютором нужного бренда. | |
АКТУАЛИЗАЦИЯ РЕЕСТРА ПОСТАВЩИКОВ Автоматическое обновление данных о поставщиках в едином реестре. SRM-система непрерывно актуализирует базу контрагентов, снижая риски и освобождая до 80% времени сотрудников от рутинной ручной работы по поиску актуальных данных. Подробности и скриншоты | ИИ-агент «Цифровой Комплаенс» Проводит автоматическую и полную комплаенс-проверку по десяткам внешних источников. Например, формирует юридически значимое досье на нового поставщика за несколько минут, выявляя все потенциальные риски. ИИ-агент «Цифровой Ассистент» Ведет рутинную переписку с поставщиками: запрашивает КП, уточняет детали. Например, автоматически отправляет напоминание поставщику, если не хватает информации о сроке поставки или какого либо документа. | |
КОМПЛАЕНС-ПРОВЕРКА ПОСТАВЩИКОВ Автоматизация и ускорение комплаенс-проверки контрагентов. ИИ-агент выполняет рутинный сбор информации, что минимизирует финансовые, юридические и репутационные риски. Подробности и скриншоты | ИИ-агент «Цифровой Комплаенс» Проводит автоматическую и полную комплаенс-проверку по десяткам внешних источников. Агент формирует юридически значимое досье на нового поставщика за несколько минут, выявляя все потенциальные риски. | |
РАССЫЛКА ПОСТАВЩИКАМ Автоматизация коммуникаций с поставщиками. SRM-система автоматизации закупочной деятельности превращает рутинную переписку в автоматизированный, точный и быстрый процесс. Это позволяет сократить время сотрудников на рутинные коммуникации до 80%. Подробности и скриншоты | ИИ-агент «Экстрактор Данных Поставщика» Автоматически извлекает все необходимые данные из любых документов (PDF, Word, Excel), структурирует их и вводит в единую базу SRM-системы. Например, автоматически заполняет сводную таблицу тендера данными из 30 разрозненных коммерческих предложений. ИИ-агент «Цифровой Ассистент» Ведет рутинную переписку с поставщиками: запрашивает КП, уточняет детали. Например, автоматически отправляет напоминание поставщику, если не хватает информации о сроке поставки или какого либо документа. | |
| СВОДНАЯ ТАБЛИЦА ОТВЕТОВ ПОСТАВЩИКОВ Система формирует единую сводную таблицу, что исключает ручной ввод данных, минимизирует ошибки и ускоряет анализ предложений до 10 раз. Подробности и скриншоты | ИИ-агент «Аналитик цен» Сравнивает все предложения по ключевым параметрам с актуальными рыночными ценами. ИИ-агент анализирует всё, что вы закупаете, и сопоставляет это с тем, что происходит на открытом рынке, чтобы найти для вас самые выгодные условия. ИИ-агент «Экстрактор Данных Поставщика» Автоматически извлекает все необходимые данные из любых документов (PDF, Word, Excel), структурирует их и вводит в единую базу SRM-системы. Например, автоматически заполняет сводную таблицу тендера данными из 30 разрозненных коммерческих предложений. ИИ-агент «Рейтинг Поставщика» Формирует объективный интегральный рейтинг поставщика на основе его надежности, качества поставок и других метрик. Например, предупреждает, что «проверенный» поставщик стал срывать сроки, и в дополнение - уровень брака повысился. | |
ПЕРЕТОРЖКА Автоматизированный процесс переторжки, который эффективно снижает закупочные цены. Система, усиленная ИИ-агентами делает процесс прозрачным и точным, сокращая трудозатраты менеджеров. Подробности и скриншоты | ИИ-агент «Аналитик цен» Предоставляет актуальную информацию о лучшей цене на рынке, что позволяет инициировать процесс переторжки с сильной позиции. ИИ-агент «Цифровой Ассистент» Автоматически рассылает персонализированные запросы на переторжку и отслеживает ответы. | |
ТЕНДЕРНАЯ КОМИССИЯ Автоматизация работы тендерной комиссии. SRM-система обеспечивает оперативное онлайн-голосование и объективную оценку предложений, что повышает прозрачность решений и сокращает время на формирование протоколов комиссии до 90%. Подробности и скриншоты | ИИ-агент «Аналитик цен» Предоставляет членам комиссии актуальные рыночные цены, позволяя объективно оценить предложения. ИИ-агент «Рейтинг Поставщика» Предоставляет комиссии рейтинг каждого поставщика, основанный на истории сотрудничества, качестве поставок и других метриках, тем самым, минимизируя риски. | |
СОГЛАСОВАНИЕ ЗАМЕН (АНАЛОГОВ) Автоматизация процесса оценки и утверждения аналогов. ИИ-агенты обеспечивают точность и контроль, позволяя сотрудникам быстро реагировать на изменения рынка и оптимизировать бюджет. Подробности и скриншоты | ИИ-агент «Экстрактор Данных Поставщика» Мгновенно извлекает все необходимые данные из документов по аналогам (характеристики, цены) и прикрепляет их к запросу на замену. ИИ-агент «Аналитик цен» Предоставляет сравнительный анализ цен аналогов с актуальными рыночными данными. | |
ЭЛЕКТРОННЫЙ ПРОТОКОЛ Автоматическая фиксация решений тендерной комиссии. По факту получения всех голосов от участников комиссии, система автоматически создает электронный протокол. Этот протокол, далее направляется на согласование ответственному лицу, в соответствии с матрицей ответственности и заранее настроенным маршрутом согласования. Подробности и скриншоты | ИИ-агент «Рейтинг Поставщика» Данные об актуальном рейтинге поставщика, сформированным ИИ-агентом, автоматически включаются в электронный протокол, обосновывая выбор комиссии. ИИ-агент «Цифровой Комплаенс» Данные о комплаенс-статусе автоматически включаются в протокол комиссии, обеспечивая прозрачность и снижая риски. | |
ЕДИНЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ Функционал централизованного хранения, систематизации и быстрого доступа ко всей документации. Это стратегический инструмент, который гарантирует сохранность данных, доступность версий документов и оперативность доступа, что критически важно для эффективного управления закупками. Подробности и скриншоты | ИИ-агент «Экстрактор Данных Поставщика» Автоматически классифицирует документы по типу и извлекает нужные данные. Например, извлекает реквизиты и сохраняет их в профиле поставщика. ИИ-агент «Тендерный специалист» На основе данных из единого архива, автоматически генерирует пакет документов и сохраняет его с контролем версий. Например, создает готовый договор с приложениями по сделке. | |
ФОРМА ОТВЕТА ПОСТАВЩИКА Стандартизированная форма для сбора данных от поставщиков. С появлением ИИ её роль снизилась, так как агенты могут обрабатывать ответы в любом формате, но она остаётся в системе для унификации данных управления закупками. Подробности и скриншоты | ИИ-агент «Экстрактор Данных Поставщика» Извлекает данные из любых ответов поставщиков (независимо от формата) и заносит их в систему, даже если форма ответа поставщика не была заполнена. ИИ-агент «Аналитик цен» Сравнивает цены, извлеченные из ответов поставщиков, с актуальными рыночными ценами. | |
ЕДИНЫЙ КАТАЛОГ НОМЕНКЛАТУРЫ Централизованный, стандартизированный каталог номенклатуры устраняет двойственности и ошибки, связанные с разрозненными данными. Подробности и скриншоты | ИИ-агент «Консолидатор Закупок» Выявляет возможности для объединения разрозненных потребностей в единые крупные лоты, используя данные из каталога номенклатуры. ИИ-агент «Категорийный Стратег» Анализирует структуру каталога и историю закупок, чтобы предложить оптимальные стратегии управления категориями товаров. | |
БЮДЖЕТИРОВАНИЕ SRM-система, усиленная ИИ-агентами превращает процесс формирования бюджета из рутинного и утилитарного процесса в динамический инструмент стратегического управления. Это обеспечивает точный финансовый контроль и обеспечивает оптимизацию расходов. Подробности и скриншоты | ИИ-агент «Прогнозист Спроса» Прогнозирует потребности, чтобы избежать избыточных запасов и дефицита, что помогает в формировании точного бюджета. ИИ-агент «Категорийный стратег» Анализирует ваши расходы и рыночные данные, предлагая оптимальные стратегии. Например, рекомендует консолидировать 80% закупок подшипников у 3 ключевых дистрибьюторов для получения оптовой скидки. ИИ-агент «Аналитик цен» В реальном времени отслеживает актуальные рыночные цены, предотвращая утверждение завышенных сумм в бюджете и обеспечивая актуальность цен. | |
СОГЛАСОВАНИЕ БЮДЖЕТА Автоматизация процесса согласования бюджета на закупки. SRM-система обеспечивает прозрачность и оперативность согласования, ускоряя процесс в 3-5 раз и снижая ряд рисков. Подробности и скриншоты | ИИ-агент «Аналитик цен» Автоматически проверяет каждую позицию в бюджете на соответствие рыночным ценам перед согласованием, предотвращая переплаты. |
SRM-система, усиленная экосистемой ИИ-агентов — от Коммуникаций до Анализа
Функционалы SRM-системы могут быть усилены командой ИИ-агентов, которые выполняют роль узкопрофильных экспертов.
Трансформация вашего департамента закупок
Преимущества и измеримые результаты
План внедрения SRM-системы в департамент закупок/снабжения
Мы предлагаем прозрачный и пошаговый план внедрения SRM-Платформы в ваш департамент закупок/снабжения.
Глубокая Кастомизация под Ваши процессы
Мы готовы не только предложить оптимальные сценарии процессов в закупках, но и, что крайне важно, учесть все уникальные требования к процессу, которые есть только в у Вас в компании.
Откровенно говоря, все наши клиенты так или иначе работают с закупками и снабжением «по-своему» и абсолютно в каждом случае мы модифицируем процессы под конкретное предприятие.
Соответствие требованиям
импортозамещения РФ
Наше решение основано на базе Битрикс24 — полностью российском программном продукте.
CRM-форма появится здесь
— Бесплатные Сайты и CRM.