Без централизованной системы бюджетирования, управление закупками характеризуется неконтролируемыми потоками и длительными согласованиями. Наша SRM-система обеспечивает точный финансовый контроль, позволяя отслеживать выделенные средства и эффективность их использования. Этот функционал, дополненный аналитическими возможностями ИИ-агентов, превращает бюджетирование в проактивный инструмент стратегического управления.
Проблематика
Неконтролируемые расходы и упущенная экономия
Без точного бюджетирования компания несет риск неоптимального расхода финансовых средств. Отсутствие сравнения фактических расходов с планом не позволяет оперативно выявлять отклонения. Это ведет к 5-15% упущенной возможности оптимизации расходов.
Замороженный капитал и дефицит критически важных позиций
Отсутствие точного прогнозирования потребностей приводит к избыточным запасам или дефициту. Избыток замораживает оборотный капитал, увеличивает затраты на хранение и риски списания. Дефицит останавливает производство или срывает сроки выполнения контрактов.
Длительные согласования и неэффективное использование ресурсов
Ручной сбор данных и многоуровневые согласования отнимают у специалистов и руководства массу времени. Это время тратится на рутину вместо анализа рынка или стратегических инициатив. Согласование крупного бюджета на закупку сырья может занимать очень длительное время.
Непрозрачность и невозможность стратегического планирования
Разрозненные данные о расходах и отсутствие единой картины не позволяют руководству видеть точные данные - куда уходят деньги и как их использовать эффективнее. Это мешает формированию долгосрочной закупочной стратегии и оперативной адаптации к изменениям рынка. Без централизованной системы невозможно быстро получить данные о расходах на какую либо категорию за последний год, что делает невозможным выявление переплат или поиск более выгодных поставщиков.
Как процесс бюджетирования выстроен в нашей SRM-системе
Бюджет закупок содержит информацию о финансово-экономических показателях, характеризующих эффективность закупа. Подробнее читайте в разделе “Заявки на закупки”.
Если в закупе участвует несколько подразделений, то можно разделить его на несколько бюджетов, что ускорит подготовку и согласование бюджета закупок, т.к. составляющие этого бюджета можно будет подготавливать и согласовывать параллельно.
ПРОЦЕСС ПЛАНИРОВАНИЯ БЮДЖЕТА
Процесс планирования бюджета можно разделить на 3 стадии:
Смарт-процесс “Бюджеты”
Смарт-процесс “Бюджеты”
Для того, чтобы создать новый бюджет на определенный период, необходимо запустить смарт-процесс “Бюджеты”. При создании нового Бюджета необходимо указать такие параметры как: период, лимит, принадлежность к подразделению, ответственного и список голосующих. Бюджеты могут создавать ответственные руководители подразделений. Когда бюджет создан, можно собирать потребности - заявки на закупки.
Экран Бюджета
Определение потребностей (Смарт-процесс «Заявка на Закупку»)
Представим что сотруднику цеха требуются металлические трубы на следующий год. Для того, чтобы заказать такую позицию, ее нужно предварительно согласовать.
Смарт-процесс “Заявка на Закупку”
Представим, что сотруднику цеха требуются металлические трубы на следующий год. Для того чтобы заказать такую позицию, ее нужно предварительно согласовать.
Он переходит в смарт-процесс “Заявки на закупку”. Там он видит свои предыдущие заявки, которые он лично добавлял. Он нажимает - “создать новую заявку”. В табе “Спецификация” он выбирает общие параметры: в какой бюджет идет заявка, период и подразделение. Ему могут быть доступны только те бюджеты, в которые он может подавать заявки, на основе прав.
Далее открывается таблица “Спецификация”, куда можно добавлять необходимые позиции. Если он хочет заказать несколько позиций, он вписывает каждую в таблицу с указанием наименования, количества, описания, статьи расходов, типа бюджета, цены и валюты.
Экран - Добавление заявки в бюджет
Набирая текст в поле «Наименование», выпадает список из возможных постоянных расходов. Если нажать на какой либо из пунктов списка, подставляются данные из сохраненного товара. Постоянно использующиеся товары хранятся в номенклатуре.
Стоимость считается автоматически, исходя из цены и количества позиций. Таблицу с заявками можно сохранить как черновик, также можно очистить все строки, добавить новую пустую строку и удалить конкретную строку. Внизу автоматически добавляется строка «Итого» с суммой.
Как только таблица потребностей готова, позиции можно отправлять на согласование. Список участников согласования формируется по матрице ответственности. В этом процессе должен участвовать руководитель отдела закупок, коммерческий директор, финансовый директор и иные, уполномоченные лица.
Экран - Добавление заявки в бюджет
Номенклатура
Номенклатура помогает устанавливать стратегии закупок, оптимизировать затраты и обеспечивать постоянный доступ к необходимым товарам. Ее использование способствует более системному контролю управления ресурсами и обеспечению бесперебойной деятельности предприятия.
Как было сказано ранее, постоянно использующиеся товары можно найти в номенклатуре. Тут указаны наименования и описание каждой позиции.
При заполнении заявки на закупки, инициатор может заказать только доступные для данного подразделения позиции.
Добавление в заказ
Когда позиции бюджета согласованы, руководитель отдела закупок может забрать их на исполнение. На экране просмотра заявок бюджета появится кнопка “Сформировать заказ из выбранных позиций. Для того чтобы добавить в заказ, руководитель, чек-боксами, выбирает позиции и нажимает кнопку.
Экран - Добавление в Заказ
Когда заказ создан, ему автоматически присваивается номер и далее - руководитель отправляет заказы ответственным. Подробнее читайте в разделе “Заявки на закупки”
В итоге - мы знаем какой товар, в каком статусе и в каком заказе находится.
Как ИИ-агенты расширяют возможности планирования и распределения бюджета в SRM-системе
ИИ-агенты берут на себя фактически все рутинные операции, преобразуя статичное бюджетирование в проактивный инструмент стратегического управления. Это позволяет не просто отслеживать расходы, а активно их оптимизировать, обеспечивая измеримую экономию.
Результат на выходе —
оптимизированный и прозрачный бюджет
Вы получаете точный и прозрачный бюджет, который становится фундаментом для эффективной закупочной деятельности. SRM-система, усиленная ИИ-агентами, трансформирует управление базой контрагентов в инструмент, который контролирует риски и активно способствует их минимизации, обеспечивая измеримую экономию.
Как меняется рабочий день вашего специалиста по бюджетированию
План внедрения SRM-системы в департамент закупок/снабжения
Мы предлагаем прозрачный и пошаговый план внедрения SRM-Платформы в ваш департамент закупок/снабжения.
Готовы вывести на новый уровень эффективности процесс формирования бюджета?
Благодаря централизованной SRM-системе в связке с ИИ-агентами, процесс формирования бюджета превращается из утилитарного и длительного процесса в динамический инструмент стратегического управления. С помощью ИИ-агентов можно анализировать данные и вырабатывать оптимальные решения по стратегическому распределению средств и поиску наиболее выгодных партнеров.
Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами, чтобы обсудить интеграцию SRM-системы, в соответствии со всеми вашими требованиями и корпоративными стандартами.
— Бесплатные Сайты и CRM.