Процесс фиксации решений комиссии по выбору поставщика является одной из ключевых и наиболее уязвимых стадий в закупочной деятельности. Ручное протоколирование приводит к потере важной информации, задержкам и оспариванию принятых решений. Электронный протокол в нашей SRM-системе на базе Битрикс24 автоматизирует фиксацию результатов голосования и комментариев, обеспечивая юридическую значимость и прозрачность.
Проблематика
Потеря информации и оспаривание решений
При ручном ведении протоколов, голоса и комментарии членов комиссии могут быть зафиксированы неточно или вовсе не персонализированны. Это приводит к оспариванию принятых решений, необходимости проведения дополнительных встреч и задержкам в закупочном процессе, а также создает риски, которые могут привести к финансовым потерям.
Длительное согласование и задержки с выбором поставщика
Отсутствие единой системы для фиксации и согласования протоколов голосования комиссии приводит к затягиванию процесса. Протоколы готовятся вручную, рассылаются участникам для согласования, каждый член комиссии должен внимательно ознакомиться с документом, что занимает массу времени. Это задерживает принятие итогового решения и начало работы с поставщиком, что может привести к упущенной выгоде.
Отсутствие прозрачности и аудиторского следа
Без электронного протокола сложно оперативно и достоверно отследить, как именно принимались решения, кто и как голосовал. Это затрудняет внутренний аудит и повышает риски коррупции или неоптимального выбора. Ручной процесс не обеспечивает полного аудиторского следа, что создает уязвимость в процессах контроля.
Как Электронный протокол формируется в нашей SRM-системе
Протокол комиссии генерируется автоматически.
По факту получения всех голосов от участников комиссии, система автоматически создает электронный протокол.
Этот протокол далее направляется на согласование ответственному лицу, в соответствии с матрицей ответственности и заранее настроенным маршрутом согласования.
Ответственное лицо, будь то директор по закупкам или генеральный директор, добавляет свою "последнюю подпись" на протоколе и таким образом подтверждает закупку.
Результат на выходе — Прозрачные и юридически значимые протоколы голосования членов комиссии
Как меняется рабочий день вашего специалиста, ответственного за организацию процедуры голосования
Внедрение электронного протокола в SRM-систему кардинально меняет подход к организации процедуры голосования членов комиссии.
План внедрения SRM-системы в департамент закупок/снабжения
Мы предлагаем прозрачный и пошаговый план внедрения SRM-Платформы в ваш департамент закупок/снабжения.
Готовы трансформировать процедуру голосования членов комиссии и повысить ее эффективность в разы?
Внедрение электронного протокола — это не просто автоматизация, это трансформация процесса управления совещаниями. Он обеспечивает прозрачность и помогает добиться конкретных измеримых результатов, превращая каждое совещание в шаг к оптимизации закупочной деятельности.
— Бесплатные Сайты и CRM.