Неэффективное планирование закупок ведет к избыточным запасам, дефициту критически важных позиций и неконтролируемым расходам. Наша SRM-система, усиленная аналитическими возможностями ИИ-агентов, трансформирует планирование закупок в проактивный инструмент стратегического управления снабжением, обеспечивая полную прозрачность и контроль.
Проблематика
Избыточные запасы и замороженный капитал
Неверный прогноз приводит к закупке лишних товаров, замораживая оборотный капитал и увеличивая затраты на хранение. Это требует дополнительных средств на содержание склада и увеличивает риск списания, что приводит к прямым финансовым потерям.
Дефицит и упущенная выгода
Недооценка спроса на ходовые позиции ведет к их дефициту. Это влечет за собой остановку производства, срывы сроков контрактов и потерю репутации. Компания теряет не только разовую продажу, но и потенциально упущенную прибыль от оборота категории.
Неэффективное использование ресурсов
Неточное планирование перегружает одни зоны склада и недоиспользует другие, усложняя логистику и увеличивая операционные издержки. Это приводит к росту складских расходов, которые могли бы быть направлены на развитие бизнеса.
Невозможность адаптации к рыночным изменениям
Устаревшие методы прогнозирования не учитывают рыночные тренды и внешние факторы. Это лишает компанию конкурентных преимуществ и возможности формировать долгосрочную стратегию, что может привести к переплатам или срывам поставок.
| НЕТ | СООТВЕТСТВЕННО | |
| Нет эффективного управления ресурсами и достаточного ассортимента | Риск встретить покупателей пустыми полками или производство без необходимого сырья, а также получить затоваренный склад. | |
| Нет организованной номенклатуры товаров. | Риск продаж с существенными скидками, утилизация скоропортящихся запасов, закупка не подходящих аналогов и/или заморозка ликвидных средств, вложенных в закупку непродаваемых/неиспользуемых запасов. | |
| Нет своевременности и качества поставок. | Потеря покупателей и поставщиков, проблемы с производством. |
Как процесс планирования выстроен в нашей SRM-системе
Наша SRM-система позволяет получать запросы и заявки на закупку от внутренних подразделений-заказчиков, проводить процесс согласования этих заявок и контролирует соответствие общему плану закупок. Профильные подразделения самостоятельно определяют, что необходимо для нормальной работы, а отдел закупок решает преимущественно организационные вопросы и задачи взаимодействия с поставщиками.
ЗАЯВКА В ПЛАН
Первый этап планирование — это создание самого плана закупок. Такой план может быть и на год и на какой-то определенный период времени. План закупок создается в разделе Закупки, в него впоследствии будут добавляться заявки на потребности от подразделений компании.
Экран — заявки в план закупок. Начало
Потребности это необходимые товары для компании/сотрудников для достижения определенных целей. В заявке на план каждой позиции номенклатуры присваивается максимальная цена, количество, единица измерения и описание.
Как только все заявки в план добавлены — статус плана закупок меняется на “запланирован”.
Когда заявки в план добавлены — им необходимо пройти согласование: действительно ли все заявленные позиции нужны и входят ли они в бюджет на определенный период.
Экран — план закупок. Начало
Как только все заявки в план согласованы — статус плана закупок меняется на “согласована номенклатура”.
Заявка на закупку
Заявки на закупку это позиции плана закупок, которые направляются в отдел закупок для разбора. Заявки на закупку можно также создавать и отдельно — когда заявка поступает из другой системы по интеграции.
Экран — заявки на закупки; назначение ответственного. Спецификация
Процедура сбора заявок проходит в режиме одного окна внутри плана. На этой стадии руководитель отдела закупок просматривает заявки и отмечает галочками нужные позиции для назначения ответственных менеджеров на соответствующие категории. Он также может оставить комментарий.
Экран — заявки на закупки; стадия — назначение ответственного менеджера. Спецификация
После передачи задач ответственным, руководитель отдела может видеть прогресс по каждой закупке.
Экран — заявки на закупки; стадия — ответственные распределены, процесс идет. Спецификация
Закуп
Когда ответственный закупщик получает уведомление о новой задаче, он переходит по ссылке и видит следующий экран. На данном этапе его просят консолидировать поступившие заявки в закупы по категориям.
Экран Закуп — стадия Черновик
Как только все позиции распределены и каждый закуп готов, ответственный менеджер переходит к стадии — рассылка поставщикам. Об этом подробнее в разделе Рассылка поставщикам.
Экран — закуп; стадия — готов к работе. Спецификация
| ДО | ПОСЛЕ | |
| Отсутствие единой нормативно-справочной информации (НСИ). | Вся информация о номенклатуре, заявках и истории заказов доступна в одном месте. | |
| Ручной сбор потребностей. | Все поступающие заявки объединяются в единый список, что помогает формировать общий план закупок и статьи бюджетов. SRM система позволяет объединять и переформировывать позиции из различных заявок. | |
| Недостаток контроля при формировании заявок на закупку. | В системе предусмотрена настройка маршрутов согласования, которая обеспечивает дополнительную проверку, добавляя согласующих в зависимости от категории продукта. | |
| Несогласованность работы сотрудников различных подразделений. |
| |
| Превышение бюджетов на закупки. |
| |
| Нет контроля над бюджетом и не ясно, как его прогнозировать. | Бюджет и прогнозирование основываются на исторических данных. |
Как ИИ-агенты расширяют возможности функционала планирования закупок в SRM-системе
ИИ-агенты берут на себя рутинные задачи, связанные с анализом и обработкой больших объемов данных, предоставляя менеджерам готовые инструменты для принятия стратегических решений.
Результат на выходе — оптимизированный и прозрачный план закупок
Благодаря SRM-системе, усиленной ИИ-агентами, планирование закупок превращается в инструмент, который не просто контролирует расходы, но и активно способствует их оптимизации.
Как меняется рабочий день вашего специалиста по планированию закупок
План внедрения SRM-системы в департамент закупок/снабжения
Мы предлагаем прозрачный и пошаговый план внедрения SRM-Платформы в ваш департамент закупок/снабжения.
Готовы вывести на новый уровень эффективности процесс планирования закупок?
Наша SRM-система — ваш инструмент для трансформации процесса планирования закупок в прозрачный, эффективный и контролируемый механизм.
Усиление ИИ-агентами поднимает эффективность SRM-системы на новый уровень. Они берут на себя задачи по прогнозированию спроса, анализу цен и разработке категорийных стратегий. Это позволяет вашим специалистам тратить время не на рутинные действия, а на то, что приносит компании реальную пользу, позволяя вашим сотрудникам работать в роли аналитиков и стратегов.
— Бесплатные Сайты и CRM.