Ежедневная переписка с поставщиками: запросы прайс-листов, уточнение деталей коммерческих предложений, сбор документов — отнимает значительную часть рабочего времени специалистов. Эта операционная нагрузка снижает их эффективность, ведет к ошибкам и увеличивает сроки закупочных процессов. Наша SRM-система, усиленная ИИ-агентами, предоставляет централизованный инструмент для автоматизации и управления всеми коммуникациями с контрагентами.
Проблематика
Потеря времени на рутину
Значительная часть рабочего времени специалистов по закупкам уходит на выполнение повторяющихся операций: ручную рассылку запросов, контроль ответов и ввод данных. Это отвлекает их от стратегических задач, таких как анализ рынка и ведение переговоров, снижая общую продуктивность отдела.
Риск упущенных возможностей
В условиях большого объема входящей корреспонденции существует высокая вероятность пропустить важные коммерческие предложения или запросы. Это может привести к потере выгодных условий закупки, срыву сроков или заключению менее оптимальных контрактов, что оборачивается прямыми финансовыми убытками и репутационными рисками.
Зависимость от экспертизы сотрудников
Знания и опыт, накопленные отдельными специалистами в процессе коммуникаций, остаются не систематизированными. Это создает зависимость от конкретных сотрудников и препятствует масштабированию. При отсутствии стандартизированных и автоматизированных процедур, компания сталкивается с "бутылочными горлышками" и необоснованными рисками.
Как рассылка поставщикам организована в нашей SRM-системе
SRM-система обеспечивает автоматизацию и управление всеми коммуникациями с поставщиками, превращая рутинную переписку в четко управляемый, быстрый и безошибочный процесс. Менеджер может легко произвести отправку запроса предложения поставщикам в 3 шага.
Шаг 1 — Проверка данных о закупе
Менеджер должен заполнить и проверить информацию о закупе: название, организатор (с нашей стороны), даты сроков подачи заявок для участия в закупке и сроков определения результатов закупки.
Экран — Закуп. Рассылка — Шаг 1
Шаг 2 — Проверка данных для отправки поставщика
После заполнения информации о закупке, менеджер должен также уделить внимание составлению самого письма. На экране необходимо скорректировать или ввести заново тему письма, написать короткий но информативный текст, который содержит важные детали о закупке и условиях участия. Текст письма можно выбрать из ранее созданного шаблона, если тема и суть письма стандартная. В подпись подставляется: Имя, Фамилия и контакты ответственного менеджера.
Стандартизированные письма из шаблонов помогут ускорить процесс отправки заявки поставщикам, а также упростит последующий анализ ответов.
Экран — Закуп. Рассылка — Шаг 2
Шаг 3 — Выбор поставщиков для рассылки
На шаге 3, менеджер должен выбрать соответствующих поставщиков, кому требуется отправить запрос. Система предоставляет возможность выбора поставщиков из реестра поставщиков. Альтернативно, можно добавить всех поставщиков из определенной категории. Это удобно, когда поставщиков в категории много и нужно собрать предложение от максимального количества компаний.
Экран — Закуп. Рассылка — параметры и выбор поставщиков
При выборе добавить всех из категории открывается справочник категорий, где можно выбрать конкретно интересующих поставщиков (например категория Столы). Справочник категорий настраивается.
Экран — Закуп. Мод. Окно — Добавить из категории
При необходимости, некоторых поставщиков можно удалить из списка рассылки.
Письмо поставщику
Когда вся информация проверена, а поставщики выбраны — менеджер отправляет рассылку. Ниже виден экран письма, которое получает поставщик. Чтобы ответить, он может нажать и перейти по ссылке или нажать кнопку “принять участие“, чтобы поучаствовать в тендере. Для отказа от участия также предусмотрена соответствующая кнопка.
Когда поставщик нажимает кнопку “принять участие” или “спасибо, не интересно”, ответственный за закуп менеджер получает уведомление.
Экран — Рассылка поставщикам. Письмо
Описание смарт процесса “Поставщики в закупе”
Смарт Процесс — Поставщики в закупе
Когда менеджер отправляет запрос на предложение всем интересующим поставщикам, каждому отправленному письму присваивается код для отслеживания. Код отслеживания позволяет закреплять ответы от поставщиков за конкретными элементами смарт процесса “Поставщики в закупе”. На ответ поставщику отводится три дня, но данный срок можно настроить.
Как ИИ-агенты расширяют возможности функционала рассылки в нашей SRM-системе
ИИ-агенты значительно усиливают функционал рассылки поставщикам в SRM-системе, превращая рутинные коммуникации в автоматизированный инструмент для получения максимально полной и точной информации. Они работают в связке с базовыми возможностями системы, автоматизируя процессы, требующие глубокого анализа и оперативного реагирования.
Результат на выходе — Автоматизированные коммуникации и точные данные
Внедрение SRM-системы с автоматизированным функционалом рассылки поставщикам, усиленной ИИ-агентами, обеспечивает точный, управляемый и прозрачный процесс коммуникаций. Это становится фундаментом для эффективной закупочной деятельности, трансформируя рутинную переписку в инструмент, который контролирует сроки, минимизирует ошибки и активно способствует оптимизации закупок.
Как меняется рабочий день вашего специалиста по работе с поставщиками
Внедрение SRM-системы и ИИ-агентов кардинально меняет повседневную работу специалиста по работе с поставщиками, переводя фокус с рутинных операций на аналитику и стратегическое взаимодействие.
План внедрения SRM-системы в департамент закупок/снабжения
Мы предлагаем прозрачный и пошаговый план внедрения SRM-Платформы в ваш департамент закупок/снабжения.
Готовы освободить ваших экспертов от рутины?
SRM-система автоматизирует коммуникации, обеспечивает полноту и точность данных, ускоряет процессы и помогает добиться измеримой экономии и стратегических преимуществ. ИИ-агенты расширяют базовый функционал, позволяя системе интеллектуально обрабатывать ответы партнеров, формировать сводные таблицы, проверять благонадежность контрагентов и выстраивать их рейтинг. Все рутинные действия выполняет теперь SRM-система. Позвольте вашим экспертам сосредоточиться на задачах, которые приносят максимальную ценность компании.
| ДО | ПОСЛЕ | |
| Сотрудники отдела закупок создают запросы на закупку и шлют поставщикам письма вручную. | Запросы на закупку создаются автоматически. | |
| Отдел закупок имеет ограниченную видимость текущего состояния запросов и не всегда знает, когда поставщики получили и ответили на запросы. | Отдел закупок имеет более полную прозрачность всего процесса, может отслеживать статус запросов и момент получения ответов. | |
| Ручной процесс требует много времени и может привести к задержкам в получении предложений от поставщиков. | Автоматическая рассылка ускоряет получение предложений от поставщиков и сокращает время на принятие решений. | |
| В ручном режиме существует высокий риск ошибок, связанных с неправильной адресацией, неполными данными и другими аспектами процесса. | Благодаря автоматизации, риск ошибок снижается, так как система может контролировать правильность адресации и оформления запросов. |
— Бесплатные Сайты и CRM.