Процесс согласования бюджета на закупки часто является узким местом, приводящим к задержкам и потере эффективности. Наша SRM-система на базе Битрикс24 предоставляет централизованный инструмент для автоматизации этого этапа, обеспечивая прозрачность и оперативность в принятии финансовых решений. В дополнение, система усилена аналитическими возможностями ИИ-агентов, что трансформирует согласование бюджета из рутинной затянутой процедуры в проактивный инструмент стратегического управления финансами в закупочной деятельности.
Проблематика
Затянутые сроки и упущенная выгода
Многоуровневая система согласований, основанная на ручной передаче документов, приводит к значительным задержкам. Это замедляет запуск закупочных процедур и может привести к упущенной выгоде.
Неэффективное использование ресурсов и высокие трудозатраты
Высококвалифицированные специалисты и руководители тратят время на рутинные операции согласования, вместо того чтобы заниматься стратегическим анализом или оптимизацией процессов.
Отсутствие прозрачности и контроля
Без централизованной системы отслеживания статусов согласования, руководство не видит полной картины. Непонятно, на каком этапе находится документ, кто за него отвечает и почему возникают задержки.
Как процесс согласования бюджета выстроен в нашей SRM-системе
Согласующему приходит уведомление в «колокольчик» с задачей “Согласовать позиции” в бюджете. Список участников согласования формируется по матрице ответственности в зависимости от бюджета. Обычно, для общих бюджетов компании, должны участвовать: генеральный директор, коммерческий директор, руководитель отдела закупок и финансовый директор. Этот список может быть дополнен для бюджетов подразделений.
Экран Согласования
Для каждого согласующего предусмотрен экран для согласования тех позиций, по которым от него ждут голос. Под таблицей, пришедшей на проверку, две кнопки «Принять» и «Отклонить с комментариями».
Экран — Согласование
Согласование по позиционно
Согласовывается каждая позиция и необходимо выбрать потребность и нажать соответствующую кнопку.
Экран — Согласование по позиционно
Если позиция согласована, то статус меняется на “согласована”. Если согласующий «отклоняет с комментарием» конкретную позицию, то в таблице заявок ее статус меняется на “не согласована”. При этом поле комментария обязательно к заполнению, иначе отклонение не фиксируется. Пока заявка находится на рассмотрении - статус каждой позиции показан как “на согласовании”.
Как ИИ-агенты расширяют возможности бюджетирования и процесса согласования бюджета в SRM-системе
Результат на выходе — автоматизированная и точная процедура согласования бюджета
Все финансовые операции, лимиты и фактические расходы становятся полностью прозрачными и доступными в режиме реального времени. Руководство получает возможность отслеживать расходы по категориям, проектам и подразделениям, что обеспечивает полный финансовый контроль. Система автоматически генерирует детализированные отчеты, позволяя оперативно выявлять отклонения и принимать корректирующие меры в процессе согласования бюджета.
План внедрения SRM-системы в департамент закупок/снабжения
Мы предлагаем прозрачный и пошаговый план внедрения SRM-Платформы в ваш департамент закупок/снабжения.
Готовы сделать процедуру согласования бюджета более точной и эффективной?
С помощью нашей SRM-системы, эффективность процедуры согласования бюджета будет существенно повышена, а ее скорость увеличена в 3-5 раз. Это позволит вашим специалистам тратить время не на рутинные действия, а на то, что приносит компании реальную пользу - работу в роли стратега и аналитика .
| ДО | ПОСЛЕ | |
| Дублирование закупок в плане. | Заявки на закупки объединяются и централизуются, что упрощает управление и сокращает дублирование работ. | |
| Отдельные закупки могут не получать специальных условий от поставщика, что увеличивает расходы организации на товары и услуги. | Объединение закупок позволяет получить объемные скидки от поставщиков, что приводит к существенной экономии. | |
| Процесс закупок может быть не оптимизированным, долгим и недостаточно контролируемым. | Процесс закупок становится более эффективным и оптимизированным, что позволяет сэкономить время и ресурсы. | |
| Отсутствие понятия у закупщиков, кто за какую категорию и закуп ответственный. | Каждый снабженец получает свою задачу на закуп. | |
| Нехватка контроля для руководителя отдела закупок. | Руководитель назначает ответственных закупщиков и отслеживает прогресс каждого закупа в реальном времени. |
— Бесплатные Сайты и CRM.