#

Согласование замен (аналогов) в SRM-системе управления закупками/снабжением на базе Битрикс24 + ИИ

Ускорение процесса согласования замен в 3-5 раз

Повышение точности выбора аналогов до 95%

Снижение рисков, связанных с заменами 

Согласование замен (аналогов) является важной функцией SRM-системы, которая автоматизирует процесс оценки и утверждения альтернативных товаров в закупочном процессе. Данный функционал, усиленный ИИ-агентами, обеспечивает автоматизацию процесса, точность и контроль, позволяя сотрудникам быстро реагировать на изменения рынка, оптимизировать расходы и минимизировать риски.

Прямые потери, в случае, если процедура согласования замен не автоматизирована

Задержки в поставках и простои

Ручное согласование замен требует множества итераций между отделами (закупки, производство, инженеры), что приводит к длительным задержкам в принятии решений и, как следствие, к простоям производства или срывам проектов. 

Неоптимальный выбор аналогов и переплаты 

Без глубокого анализа и автоматизированной оценки, выбор аналога часто основывается на неполных данных или субъективных мнениях, что приводит к закупке менее качественных или более дорогих заменителей.

Отсутствие контроля и юридические риски

Непрозрачный процесс согласования замен затрудняет отслеживание истории решений и может привести к закупке неподходящих или несертифицированных аналогов, создавая юридические и репутационные риски.

Как процесс согласования замен (аналогов) выстроен в нашей SRM-системе

Наша SRM-система автоматизирует весь цикл согласования замен, от инициации до утверждения, обеспечивая прозрачность и контроль. 

Инициация и создание «Инцидента»

В случае получения некачественного товара, автоматически создается «инцидент», что позволяет оперативно реагировать на возникшие проблемы. Формируется подробный отчет о необходимых действиях, включая заполнение соответствующей задачи и генерацию письма. Это помогает не только быстро реагировать на недостатки в поставках, но и обеспечивает прозрачность и контроль в процессе замены товаров.

Оценка замены

Предложение замены также подвергается согласованию и проходит по установленной цепочке. Определенные участники, которые были вовлечены в изначальный заказ, принимают участие в процессе согласования замены. Это гарантирует, что все заинтересованные стороны имеют возможность оценить предложенную замену и принять решение в соответствии с требованиями и потребностями бизнес-процесса.

Согласование и подписание

Если все заинтересованные стороны согласовали замену, наступает финальная стадия процесса - подписание, в результате - замена утверждена.

SRM-система улучшает процесс управления заменами, сокращая время принятия решений и минимизируя задержки. Она обеспечивает прозрачность, эффективное взаимодействие участников и повышает общую эффективность.

Обсудить внедрение SRM-системы

Как ИИ-агенты дополняют процесс согласования замен в SRM-системе

Именно на этом этапе в работу включаются ИИ-агенты, которые предоставляют глубокую аналитику и минимизируют возможные ошибки в результате человеческого фактора, что значительно усиливает базовый функционал SRM-системы. 

ИИ-агент «Экстрактор Данных Поставщика»

Функция агента: Автоматически обнаруживает, классифицирует и извлекает все необходимые данные из любых документов поставщиков (прайс-листы, КП, счета, учредительные документы).

Работа и результат: ИИ-агент извлекает из прикрепленных документов к запросу на заменуних данные (например, характеристики или цены) и автоматически прикрепляет их к запросу на замену. Это гарантирует наличие полноты информации для оценки.

ИИ-агент «Аналитик цен»

Функция агента: Мониторит и сравнивает цены из внутренних и внешних источников, выявляя наиболее выгодные предложения.

Работа и результат: При оценке аналога, ИИ-агент сравнивает его цену с рыночными данными из различных источников. На основе этого анализа он выявляет наиболее выгодные предложения и рекомендует их как альтернативные варианты.

Результат на выходе — автоматизированный и эффективный процесс согласования замен

Оперативность и ускорение процедуры

Благодаря автоматической инициации «инцидентов» и мгновенной обработке данных, время на согласование замен значительно сокращается. ИИ-агент «Экстрактор Данных Поставщика» автоматизирует сбор информации из документов, сокращая время на обработку информации до 95% и ускоряя весь процесс.

Оптимальный выбор и экономия затрат

Система обеспечивает комплексную оценку аналогов. ИИ-агент «Аналитик цен» предоставляет сравнительный анализ цен с актуальными рыночными, выявляя наиболее выгодные варианты. Это приводит к выбору оптимальных замен и экономии до 15% от стоимости закупки.

Снижение рисков и повышение прозрачности

Прозрачность процесса согласования, полный аудиторский след и точные данные, повышают контроль над каждым решением. Это снижает риски и обеспечивает прозрачность всех действий.

Как меняется рабочий день вашего специалиста по закупкам 

После внедрения SRM-системы, подход к управлению заменами кардинально меняется. 

Сценарий «ДО»: Рутина, риски срыва сроков и ошибок

Без SRM-системы, менеджер по закупкам тратит часы на ручную работу. Он собирает информацию об аналоге, рассылает запросы по отделам, ждет ответа, согласовывает все по почте и телефону. Такой процесс может занимать дни, что приводит к задержкам поставок и возможным простоям. 

Сценарий «ПОСЛЕ»: Точность, экономия и скорость 

С SRM-системой, менеджер инициирует запрос на замену в несколько кликов. ИИ-агент «Экстрактор Данных Поставщика» мгновенно извлекает все необходимые данные из документов, а ИИ-агент «Аналитик цен» предоставляет сравнительный анализ цен. Запрос автоматически направляется по цепочке согласования. Менеджеру остается только принять обоснованное решение на основе уже подготовленных данных, сокращая время на согласование в 3-5 раз. 

Обсудить внедрение SRM-системы

План внедрения SRM-системы в департамент закупок/снабжения

Мы предлагаем прозрачный и пошаговый план внедрения SRM-Платформы в ваш департамент закупок/снабжения.

План внедрения SRM-системы в департамент закупок/снабжения

Сократите затраты и повысьте эффективность департамента закупок

SRM-система автоматизирует рутину, обеспечивает прозрачность и помогает добиться конкретных измеримых результатов. Внедрение системы, усиленной ИИ-агентами, позволяет вашему отделу закупок быстро реагировать на изменения рынка и оптимизировать расходы, снижая риски до 70% и повышая эффективность до 95%.

CRM-форма появится здесь