В процессе проведения тендеров и запросов коммерческих предложений, менеджеры сталкиваются с огромным объемом получаемой информации от поставщиков. Ручное сведение этих данных в единую базу данных является трудоемкой и подверженной ошибкам задачей. Наша SRM-система предоставляет централизованный инструмент для автоматического формирования и анализа сводных таблиц ответов поставщиков.
Проблематика
Ограничение конкуренции и упущенная выгода
Менеджеры по закупкам, понимая трудоемкость ручного сведения данных, сознательно ограничивают количество поставщиков, которым отправляют запросы. Вместо поиска лучшего предложения на рынке, они работают со своими проверенными поставщиками, что снижает конкуренцию и лишает компанию возможности получить лучшие условия. Это приводит к упущенной выгоде и снижению эффективности закупочной деятельности.
Часы ручного труда и риск ошибок
Сведение коммерческих предложений, полученных в разных форматах, в единую сравнительную таблицу требует значительных временных затрат и подвержено человеческому фактору. Копирование цен, сроков, условий оплаты вручную приводит к ошибкам. На сведение большого количества предложений у менеджера уходит значительная часть рабочего времени, а вероятность ошибок остается высокой.
Задержки в принятии решений и срыв сроков
Длительный процесс ручной обработки данных замедляет принятие решений о выборе поставщика. Каждый день промедления может привести к изменению рыночных цен, потере актуальности предложений или срыву сроков поставки, что критично для производственных компаний.
Непрозрачность процесса и субъективность выбора
Без централизованной, автоматически формируемой сводной таблицы, процесс выбора поставщика становится непрозрачным. Решения часто принимаются на основе субъективных оценок, а не объективных данных, что затрудняет аудит и контроль. Это снижает управляемость процессом и увеличивает риски неоптимального выбора.
Как функционал формирования сводной таблицы ответов поставщиков работает в нашей SRM-системе
В нашей SRM-системе можно объединять позиции из разных заявок на закупки в один закуп, если это необходимо. Это полезно, например, при проведении массовых закупок и/или закупок для разных проектов или отделов. На этой стадии руководитель отдела закупок просматривает заявки и отмечает галочками нужные позиции для назначения ответственных менеджеров на соответствующие категории. Также есть опция оставить комментарий.
Экран — Закуп. Сводная таблица
Сводная таблица создается в системе автоматически
В сводной таблице менеджер видит несколько ответов от поставщиков. Глядя на таблицу, ответы легко сравнить и выбрать наиболее выгодные условия.
Предложения добавляются по мере получения ответов от поставщиков (смотри раздел “Форма Ответа Поставщика”). Менеджер просматривает все предложения, учитывая минимальные партии поставки, лучшие цены и условия доставки и другие параметры предложения.
Когда ответов поставщиков достаточно, менеджер направляет закуп на комиссию.
Голосование
Члены комиссии (группа людей из разных отделов компании) получают задания бизнес-процесса на ознакомление с предложениями и голосование за лучшие условия.
В зависимости от настроек, выбираются голосующие на основе матрицы ответственности. Матрица ответственности — справочник в системе, отображающий роли в компании. В зависимости от параметров закупки алгоритм выбирает из матрицы голосующих по данному закупу.
Комиссия ознакамливается с вариантами, которые алгоритм предлагает на рассмотрение, подсвечивая наиболее выгодные зеленым цветом. Участники голосования выбирают самые оптимальные условия и отмечают позиции закупа чек-боксами.
Система фиксирует все принятые решения персонально по каждому члену комиссии, тем самым, исключая коррупционную составляющую. Например: заниженные цены и нереальные сроки, объединение закупок из разных видов товаров, специфические условия и невнятное ТЗ.
Проверка СБ
Каждая закупка проходит проверку Службы Безопасности (СБ), которая проверяет поставщиков на юридическую и финансовую чистоту. Проверка происходит по каждому поставщику. В результате, резолюция СБ отображается над каждым предложением поставщика в сводной таблице.
Экран — Закуп. Сводная таблица
Общим решением комиссии выбираются поставщики-победители (отмечается галочкой победа по лотам) и голосование завершается.
Экран — Закуп. Сводная таблица — ГОЛОСОВАНИЕ
Когда все голоса участников комиссии получены, автоматически создается электронный протокол с итогами, который далее направляется на согласование ответственному лицу — директору по закупкам, генеральному директору, в соответствии с матрицей ответственности и настроенным маршрутом согласования.
Ответственное лицо ставит на протокол “последнюю подпись” и подтверждает закуп. Подробнее о протоколе читайте в разделе Электронный протокол.
Экран — Заказ. Спецификация на этапе сделок с поставщиками
Как только закуп переходит в успех, выигравший поставщик получает письмо, запускается процесс сделки в воронке “Договора с Поставщиками”. Подробнее о договорной работе вы можете ознакомиться в соответствующем разделе.
Как ИИ-агенты расширяют возможности функционала «сводная таблица ответов поставщиков» в SRM-системе
ИИ-агенты дополняют базовый функционал SRM-системы, автоматизируя рутинные операции и предоставляя точную аналитику, что позволяет специалистам по закупкам сосредоточиться на принятии стратегических решений.
Результат на выходе — Прозрачный и управляемый процесс выбора лучших поставщиков
Как меняется рабочий день вашего менеджера по закупкам
План внедрения SRM-системы в департамент закупок/снабжения
Мы предлагаем прозрачный и пошаговый план внедрения SRM-Платформы в ваш департамент закупок/снабжения.
Готовы сделать процесс выбора лучшего поставщика точным и быстрым?
SRM-система, усиленная ИИ-агентами, — это ваш инструмент для трансформации процесса выбора поставщика из трудоемкого и рутинного в быстрый, прозрачный и точный механизм. Система автоматизирует сбор и анализ данных, обеспечивает их полноту и точность, а также помогает добиться измеримой экономии и стратегических преимуществ. Позвольте вашим специалистам сосредоточиться не на рутине, а на анализе, развитии отношений с поставщиками и стратегии.
— Бесплатные Сайты и CRM.