Тендерная комиссия играет ключевую роль в процессе закупок, отвечая за объективную оценку предложений и выбор наиболее выгодного поставщика. Однако ручное согласование, сбор подписей и протоколирование решений часто замедляют процесс, снижают прозрачность и создают риски принятия субъективных решений. Наша SRM-система на базе Битрикс24 предоставляет централизованный инструмент для автоматизации работы тендерной комиссии, обеспечивая оперативное голосование, четкую фиксацию решений и формирование юридически значимого электронного протокола. Это позволяет членам комиссии сосредоточиться на анализе предложений, а не на административной рутине.
Проблематика
Длительные согласования и задержки в принятии решений
Сбор членов комиссии, проведение очных заседаний и ручное голосование занимают значительное время. Каждый этап может стать узким местом, замедляя весь закупочный процесс.
Субъективность выбора и отсутствие прозрачности
Без четкой системы фиксации аргументов, баллов и голосов, процесс принятия решений может быть субъективным. Члены комиссии могут полагаться на не обоснованное личное мнение, а не на объективные данные, что снижает качество выбора.
Трудоемкое протоколирование и отсутствие аудиторского следа
Ручное ведение протоколов заседаний, фиксация голосов и решений — это объемная и ответственная задача. Всегда есть риск ошибок или неполноты записи, что затрудняет аудит и обоснование принятых решений.
Сложности с удаленным участием
Организация работы тендерной комиссии в условиях распределенной команды или удаленных филиалов становится крайне сложной. Необходимость физического присутствия или использования разрозненных онлайн-инструментов снижает оперативность.
Как функционал «Тендерная комиссия» работает в нашей SRM-системе
Голосование
После получения предложений от поставщиков, менеджер направляет задачу на обсуждение комиссии. Комиссия, включающая сотрудников из различных отделов, получает задания бизнес-процесса на ознакомление с предложениями и голосование за лучшие условия.
Матрица ответственности
В зависимости от настроек и условий закупки выбираются голосующие на основе матрицы ответственности. Матрица ответственности - справочник в системе, отображающий роли в компании.
Комиссия ознакамливается с вариантами, которые алгоритм предлагает на рассмотрение, подсвечивая наиболее выгодные зеленым цветом. Участники голосования выбирают самые оптимальные условия и отмечают позиции закупа чек-боксами.
Фиксация решений
Система фиксирует все принятые решения персонально по каждому члену комиссии, тем самым исключая коррупционную составляющую. Например: заниженные цены и нереальные сроки, объединение закупок из разных видов товаров, специфические условия и невнятное ТЗ.
Это позволяет избежать недопустимо высоких цен, нереальных сроков, объединения разных закупок и неясных требований, обеспечивает прозрачность и эффективность в процессе закупок.
Общим решением комиссии выбираются поставщики-победители (отмечается галочкой победа по лотам) и голосование завершается.
Создание электронного протокола
Когда все голоса участников комиссии получены, автоматически создается электронный протокол с итогами, который далее направляется на согласование ответственному лицу - директору по закупкам, генеральному директору, в соответствии с матрицей ответственности и настроенным маршрутом согласования. Подробнее читайте в разделе Электронный Протокол.
Как ИИ-агенты дополняют возможности функционала «Тендерная комиссия» SRM-системы
Результат на выходе — Прозрачный и управляемый процесс выбора победителя
Как меняется рабочий день вашего руководителя отдела закупок
План внедрения SRM-системы в департамент закупок/снабжения
Мы предлагаем прозрачный и пошаговый план внедрения SRM-Платформы в ваш департамент закупок/снабжения.
Готовы превратить выбор победителя тендера в быстрый и объективный процесс?
SRM-система с функционалом автоматизации процесса работы тендерной комиссии — ваш инструмент для трансформации субъективного процесса выбора поставщика, в точную, управляемую и прозрачную систему. Система автоматизирует сбор и анализ данных, обеспечивает быстроту принятия решений и помогает добиться большей эффективности. Внедрение ИИ-агентов расширяет эти возможности, предоставляя вашей команде исключительно факты для принятия сильных решений.
— Бесплатные Сайты и CRM.