Управление закупками без четкой структуры и автоматизированного контроля каждого этапа приводит к задержкам, потере информации и снижению эффективности. В нашей SRM-системе предусмотрены воронки, которые визуализируют весь закупочный процесс от заявки до поставки, обеспечивая полный контроль. Эта функциональность, усиленная ИИ-агентами, трансформирует хаос в прозрачный и управляемый поток, позволяя оперативно выявлять «узкие места» и оптимизировать каждый этап процесса.
Почему отсутствие воронок процесса закупок приводит к прямым потерям
Потеря контроля и «зависшие» задачи
Когда процесс закупок не разбит на четкие этапы и не визуализирован, задачи часто «зависают» без ответственного или необходимого действия. Это приводит к потере контроля над сроками и статусом закупок.
Непрозрачность и невозможность выявления «узких мест»
Без воронок невозможно быстро определить, на каком этапе процесса возникают задержки или сбои. Это затрудняет оптимизацию и приводит к систематическим проблемам.
Отсутствие стандартизации и дублирование задач
Когда нет четко определенной воронки, каждый менеджер может вести процесс по-своему. Это приводит к отсутствию стандартизации, дублированию задач и неэффективному использованию ресурсов.
Сложность масштабирования и обучения новых сотрудников
Без визуализированных воронок, процесс закупок сложно масштабировать, а обучение новых сотрудников занимает достаточно много времени. Каждому новому сотруднику приходится «объяснять все заново», что снижает общую производительность отдела.
Как воронки процесса закупок функционируют в нашей SRM-системе
Воронки
Смарт-процесс “Бюджеты”
Если нет системы бюджетирования, то управление финансами и ресурсами остается хаотичным и неэффективным. Данный смарт-процесс помогает начать закупочный процесс с составления бюджета закупок.
Смарт-процесс “Бюджеты”
Для того, чтобы создать новый бюджет на определенный период, необходимо запустить смарт-процесс “Бюджеты”. Создавая новый бюджет, необходимо указать такие параметры как: период, лимит, принадлежность к подразделению, ответственного и список голосующих.
После отправлении бюджета на согласование, он переходит в стадию “На согласовании”. При согласовании всех заявок внутри определенного бюджета, он становится “Согласованным” и далее переходит в “Успех”.
Смарт-процесс “Заявки на закупку в бюджет”
Смарт-процесс “Заявки на закупку” нужен чтобы все потребности подразделений на период можно было легко добавить и согласовать в бюджет для последующей закупки.
Смарт-процесс “Заявки на Закупку”
Когда бюджет создан, в него можно начинать добавлять заявки на закупки. Каждая заявка создается на основе спецификации и затем отправляется на согласование. Если позиции заявки согласованы, то она переходит в соответствующую стадию. После распределения всех согласованных позиций заявки в заказы, стадия переходит в “Успех”. Если вся заявка отклоняется, то она переходит в один из “Провалов”.
Смарт-процесс “Заказы в отдел закупок”
Смарт-процесс “Заказы” помогает руководителю отдела закупок эффективно распределить все заявки на закупки между ответственными менеджерами на основе их специализации.
Смарт-процесс “Заказы”
Когда мы утвердили все или часть позиций бюджета, мы можем забирать их в закупы. Для этого руководитель отдела закупок должен их собрать и поручить ответственным менеджерам.
Если заказ в стадии “Новый”, значит позиции заявки на закупку были выбраны и объединены в определенный заказ. Экран заказа виден руководителю отдела закупок и он может распределить ответственность на менеджеров, ответственных за закупку этих товарных позиций. После того как все товарные позиции распределены по всем ответственным, заказ переходит в стадию “В работе” и экран отображает информацию обо всех распределенных товаров в закупах с названиями и категорией.
По результату закупки всех позиций заказ, он переходит в “Успех”, если с заказом какие-то проблемы, он был отменен или позиции не закуплены - он переходит в один из “Провалов”.
Смарт-процесс “Закупы”
Смарт-процесс “Закупы” нужен для того, чтобы правильно консолидировать заявки на закупки и провести закупку у поставщиков.
Смарт-процесс “Закупы”
На основе заказа создаются элементы в смарт процессе “Закупы”, которые “по умолчанию” создаются в стадии черновик. Ответственный менеджер получает список товаров для закупки в виде Закупов, назначенных руководителем.
Пока закуп находится в стадии “Черновик”, менеджеры могут дополнять, разбивать и консолидировать позиции для обеспечения более эффективного процесса закупок.
Как только менеджер нажимает кнопку “сохранить разбиение на закупы”, на каждую категорию товаров спецификации создается свой элемент Смарт-Процесса “Закупы” и стадия переходит в “Готово к работе”. Можно приступать к рассылке запросов поставщикам.
На стадии “Запросы поставщикам” менеджеры формируют запросы на ценовое предложение и они автоматически рассылаются поставщикам. Пока закуп стоит в стадии “Ожидание”, происходит сбор предложений от поставщиков в сводную таблицу.
Также есть возможность запустить стадию “Переторжка”. Это стадия, где поставщикам отправляется новое сообщение с запросом на лучшую цену.
После получения предложений от поставщиков, менеджер передает собранную информацию в комиссию для выбора победителей, при этом Закуп переходит на стадию “Комиссия”. Когда победитель выбран, закуп переходит в “Успех”.
Смарт-процесс “Спецификация”
Данный смарт- процесс является базой данных всех позиций заявок на закупку и фактически определяет жизненный цикл позиции в закупке, от попадания в бюджет, до попадания на склад. Рассмотрим детально.
Смарт-процесс “Спецификация”
Когда новая потребность добавляется и согласовывается, создается элемент “Спецификации”. Это означает, что позиция спецификации идет по системе, проживая свой жизненный цикл.
В жизненном цикле каждого элемента спецификации имеется вся информация: когда он был добавлен в бюджет, из какой позиции номенклатуры, по какой статье, кто ответственный менеджер и тд.
В стадию “Проблемная позиция” позиция попадает, если есть проблемы с предложением от поставщиков. Тогда менеджеру выставляется задание уведомить руководителя о проблеме и сформировать новый Закуп. На этот раз с рассылкой более широкому кругу поставщиков. Если альтернатива на позицию найдена, то позиция переходит в стадию “Согласование замены”.
После выбора поставщика-победителя, закуп переходит в стадию “В заказе поставщику”. Параллельно создается Сделка с поставщиком. Когда заказ поставщику оплачен и мы ожидаем доставку, он переходит в стадию “На Доставке”.
По факту прихода заказа, стадия меняется на “На входном контроле/Склад”, соответственно его необходимо принять на складе. На учете каждая позиция. В этом месте рассматривается смарт-процесс “Спецификация”, поэтому никаких действий стадий нет, но в самом закупе формируется задание кладовщику - принять все позиции этого закупа.
Смарт-процесс “Поставщики в закупе”
Данный смарт-процесс помогает удобно отслеживать рассылку запросов поставщикам и их предложения.
Смарт-процесс “Поставщики в закупе”
Когда менеджер направляет запрос на предложение выбранным поставщикам, рассылка производится автоматически. Для каждого поставщика создается элемент смарт процесса “Поставщики в закупе”.
На стадии “Запрос отправлен” поставщику отправляется письмо с уникальным кодом отслеживания, который позволяет связать ответы поставщиков с конкретными этапами смарт-процесса. В стадии “Запрос отправлен" элемент находится заданное количество времени, как правило 2-3 дня. Срок можно настроить для каждого поставщика.
По истечению установленного срока ожидания стадия переходит в “Связаться (автоматика)”, если поставщик не ответил на запрос и не предоставил предложение, система автоматически отправляет напоминание.
Если поставщик не ответил после автоматической инициации, то через один день стадия переходит в “Связаться (менеджер)” и система создает задание для ответственного менеджера - связаться с поставщиком.
Когда ответ от поставщика получен, стадия меняется на соответствующую ”Ответ получен”. Далее срабатывает триггер кода отслеживания и ответ анализируется.
“Переторжка” - это стадия, которая может быть инициирована из приложения несколько раз. В ней поставщикам отправляется новое сообщение. Сообщение содержит информацию о наилучшем предложении на данный момент и запрашивает новую лучшую цену.
В завершающем этапе, когда выбран лучший поставщик, элемент процесса переходит к стадии "Договор". В случае, если поставщик не ответил вовсе, ответил отрицательно или не был выбран, процесс переходит в один из "Провалов".
Сделки с поставщиками
Данный процесс требуется, для того, чтобы создать и проследить сделку с поставщиком от создания договора до закупки товара.
Сделки с поставщиками
Процесс сделки с поставщиком начинается, как только поставщик-победитель выбран общим решением комиссии - создается “Новая” сделка.
После подписания договора или выписки счета на оплату, мы получаем счет от поставщика. Сделка с поставщиком переходит в стадию “Оплата”. В данной стадии сделка находится в режиме ожидания оплаты счета.
После оплаты автоматически создается дочерний смарт-процесс “Доставка/Приемка” и сделка переходит в стадию “Изготовление”. Менеджеру выставляется задание зафиксировать ожидаемую дату изготовления.
Далее вся работа по логистике и приемке этого закупа осуществляется в смарт-процессе “Доставка/Приемка”. Сделка стоит в этой стадии в тот момент, когда доставка планируется, производится и осуществляется входной контроль.
В стадию “Успех” сделка переходит, когда смарт-процесс “Доставка/Приемка” перешел в “Успех”. То есть груз приехал и сотрудники склада осуществили входной контроль. Если сделка с поставщиком отменена по ряду причин, то сделка попадает в один из “Провалов”. Провалы гибко настраиваются.
Смарт-процесс “Договора”
Смарт-процесс Договора необходим, чтобы ускорить и привести в порядок процесс подписания договоров с поставщиками.
Смарт-процесс “Договора”
Создание нового договора или выбор действующего в сделке с поставщиком запускает смарт-процесс “Договора”. Создается “Новый” договор, которому необходимо присвоить тип и выбрать форму договора. Когда это сделано, договор отправляется письмом поставщику для финального согласования.
Смарт-процесс “Договора” находится на стадии “Ожидаем Ответ”, пока мы не получим ответ поставщика.
Если поставщик прислал протокол разногласий, то выставляется операционная задача по согласованию этого протокола. Сделка переходит в стадию “Анализ/Согласование”.
Если договор одобрен, то элемент смарт-процесса переходит в стадию “Подписание”, если нет, то в один из “Провалов”.
В стадии “Подписание” ответственному менеджеру выставляется новое задание, выбрать способ подписания - на бумаге или по ЭДО. Когда договор подписан, элемент смарт-процесса переходит в стадию “Успех”. Если нет, то в соответствии с одной из причин, элемент смарт-процесса переходит переход в один из “Провалов”.
Смарт-процесс “Доставка/Приемка”
Данный смарт-процесс нужен, чтобы проконтролировать процесс доставки товара и приеме его на складе.
Смарт-процесс “Доставка/Приемка”
Процесс начинается со стадии “Оформление заявки”. При оформлении заявки необходимо выбрать тип доставки: поставщиком или нашими силами. После оформления заявки на доставку, она переходит в статус "Запланирована/Ждем". Это означает, что доставка запланирована, но еще не началась.
Когда подтверждается дата доставки и товар приходит, стадия меняется на “Входной контроль/Склад” и создается задание ответственному на складе. Он должен проверить товарные позиции на соответствие спецификации и наличие оригиналов документов.
Если все в порядке, то в соответствующее задание прикладываются документы и доставка переходит в “Успех”, если доставка неверная, то в один из “Провалов”.
Процесс Согласования реестра счетов на оплату
Смарт-процесс “Согласования реестра счетов на оплату” помогает синхронизировать бухгалтерский отдел и руководство для принятия решения о приоритете оплаты.
Смарт-процесс “Согласования реестра счетов на оплату”
Каждое утро в 10.00, бухгалтеру приходит задание - сообщить общую сумму, на которую можно платить сегодня. Как только он указывает общую сумму к оплате, информация поступает руководителю отдела закупок.
Элемент смарт-процесса переходит в стадию “Бюджет дня”, где у руководителя отдела закупок появляется задание сформировать список счетов на оплату сегодня. Он проставляет признак “срок оплаты сегодня”, тем счетам, которые нужно оплатить именно сегодня. По факту завершения работы с этим заданием, элемент переходит на следующую стадию “Оплата”.
В данной стадии, бухгалтер получает задание с согласованным руководителем списком счетов и оплачивает эти счета. Если счет оплачен успешно, он переходит в “Успех”.
Смарт-процесс “Счета”
Смарт-процесс “Счета” нужен чтобы систематизировать оплаты счетов компании, когда счетов много и трудно выставить приоритет.
Смарт-процесс “Счета”
На стадии “Черновик” в систему заносится элемент - счет со следующими параметрами: срок оплаты, сумма, тип оплаты и другие параметры. Когда мы добавили предварительную дату оплаты, счет переходит в стадию “Ожидает Оплату”.
На стадии “Ожидает Оплату” счет будет ожидать оплаты на основе даты. В зависимости от критичности оплаты, дату можно поменять.
Если счет в рамках процедуры согласования добавили на оплату “сегодня”, значит руководитель перенес счёт на стадию “В реестре”. В таком случае для бухгалтера это руководство к тому, чтобы его оплачивать.
Когда бухгалтер оплатил, он прикладывает платежку и нажимает кнопку “оплачено”. Стадия переходит в “Успех”. Далее поставщику высылается письмо с подтверждением оплаты и платёжным поручением.
Если с оплатой возникли проблемы, счёт переходит в один из “Провалов”.
Как ИИ-агенты расширяют возможности функционала воронок процесса закупок в SRM-системе
Результат на выходе — Полный контроль и прозрачность закупочных процессов
Как меняется рабочий день вашего специалиста по управлению закупочными процессами
План внедрения SRM-системы в департамент закупок/снабжения
Мы предлагаем прозрачный и пошаговый план внедрения SRM-Платформы в ваш департамент закупок/снабжения.
Готовы освободить ваших специалистов от рутины, повысив точность и эффективность?
Наша SRM-система автоматизирует рутину, обеспечивает точность данных и помогает добиться измеримой экономии. В свою очередь, ИИ-агенты выводят на новый уровень процессы управления потребностями, позволяя вашим специалистам сосредоточиться на анализе, развитии отношений с поставщиками и стратегии.
| ДО | ПОСЛЕ | |
| Дублирование закупок в плане. | Заявки на закупки объединяются и централизуются, что упрощает управление и сокращает дублирование работ. | |
| Отдельные закупки могут не получать специальных условий от поставщика, что увеличивает расходы организации на товары и услуги. | Объединение закупок позволяет получить объемные скидки от поставщиков, что приводит к существенной экономии. | |
| Процесс закупок может быть не оптимизированным, долгим и недостаточно контролируемым. | Процесс закупок становится более эффективным и оптимизированным, что позволяет сэкономить время и ресурсы. | |
| Отсутствие понятия у закупщиков, кто за какую категорию и закуп ответственный. | Каждый снабженец получает свою задачу на закуп. | |
| Нехватка контроля для руководителя отдела закупок. | Руководитель назначает ответственных закупщиков и отслеживает прогресс каждого закупа в реальном времени. |
— Бесплатные Сайты и CRM.