Процесс формирования и обработки заявок на закупки часто является источником задержек, ошибок и неконтролируемых расходов. Наша SRM-система на базе Битрикс24 предоставляет централизованный инструмент для автоматизации этого этапа, обеспечивая прозрачность и оперативность данного процесса. Дополнительное усиление системы ИИ-агентами, трансформирует работу с заявками из рутинной процедуры в проактивный инструмент стратегического управления потребностями компании.
Проблематика
Затянутые сроки и срыв поставок
Ручное формирование и согласование заявок, а также их передача между отделами, приводят к значительным задержкам. Это замедляет запуск закупочных процедур и может стать причиной срыва сроков поставок.
Ошибки из-за человеческого фактора
Ручной ввод данных в заявки увеличивает риск ошибок: неверное указание номенклатуры, количества, характеристик или сроков. Эти ошибки могут привести к закупке ненужных товаров, переплатам или необходимости возврата/замены.
Отсутствие прозрачности и контроля потребностей
Без централизованной системы учета и отслеживания заявок, руководство не видит полной картины потребностей компании. Непонятно, какие отделы что и когда статистически заказывают, каков общий объем по определенной номенклатуре/категории и на каком этапе находится каждая заявка.
Неэффективное использование ресурсов и высокие трудозатраты
Специалисты тратят драгоценное время на рутинное формирование, проверку и пересылку заявок, вместо того чтобы заниматься стратегическим анализом или поиском более выгодных условий.
Как процесс заявок на закупки выстроен в нашей SRM-системе
C нашим решением можно объединять позиции из разных заявок на закупки в один закуп, если это необходимо. Это полезно, например, при проведении массовых закупок и/или закупок для разных проектов или отделов. На этом этапе РОЗ просматривает заявки, отмечает необходимые позиции и назначает ответственных менеджеров, руководствуясь их специализацией.
работа приложения
Экран — заявки на закупки. Назначение ответственного. Спецификация
Каждому закупу автоматически присваивается номер и может быть указана категория из выпадающего списка. Ответственный менеджер получает уведомление о новой задаче. Его основная задача — консолидировать поступившие заявки в закупы по категориям и наименованиям.
Экран — заявки на закупки. Стадия — назначение ответственного менеджера. Спецификация
После передачи задач ответственным менеджерам, руководитель отдела может видеть прогресс по каждой закупке в режиме реального времени. Это обеспечивает полный контроль над процессом и позволяет оперативно реагировать на возникающие вопросы.
Экран — заявки на закупки. Стадия — ответственные распределены, процесс идет. Спецификация
Ответственный менеджер-закупщик получает уведомление о новой задаче, переходит по ссылке и видит следующий экран. На этом этапе его просят консолидировать поступившие заявки в закупы по категориям и наименованиям. Категории присваиваются из предложенного выпадающего списка.
Экран Закуп — стадия Черновик
Как только все позиции распределены и каждый закуп готов, ответственный менеджер переходит к стадии — рассылка поставщикам. Об этом подробнее в следующем разделе “Рассылка поставщикам”.
Экран — закуп. Стадия — готов к рассылке поставщикам. Спецификация
Как ИИ-агенты расширяют возможности функционала «заявки на закупки» в SRM-системе
ИИ-агенты дополняют функционал SRM-системы, берет на себя рутинные задачи и предоставляет эксперту аналитические данные для принятия стратегических решений. Это позволяет перевести работу с заявками на качественно новый уровень эффективности и контроля.
Результат на выходе — ускорение, точность и контроль
Как меняется рабочий день вашего менеджера по закупкам
План внедрения SRM-системы в департамент закупок/снабжения
Мы предлагаем прозрачный и пошаговый план внедрения SRM-Платформы в ваш департамент закупок/снабжения.
Готовы освободить ваших специалистов от рутины, повысив точность и эффективность?
Наша SRM-система автоматизирует рутину, обеспечивает точность данных и помогает существенно увеличить эффективность работы департамента закупок в целом. В свою очередь, ИИ-агенты оптимизируют и ускоряют процесс управления потребностями, позволяя вашим специалистам сосредоточиться на анализе, развитии отношений с поставщиками и стратегии.
| ДО | ПОСЛЕ | |
| Дублирование закупок в плане. | Заявки на закупки объединяются и централизуются, что упрощает управление и сокращает дублирование работ. | |
| Отдельные закупки могут не получать специальных условий от поставщика, что увеличивает расходы организации на товары и услуги. | Объединение закупок позволяет получить объемные скидки от поставщиков, что приводит к существенной экономии. | |
| Процесс закупок может быть не оптимизированным, долгим и недостаточно контролируемым. | Процесс закупок становится более эффективным и оптимизированным, что позволяет сэкономить время и ресурсы. | |
| Отсутствие понятия у закупщиков, кто за какую категорию и закуп ответственный. | Каждый снабженец получает свою задачу на закуп. | |
| Нехватка контроля для руководителя отдела закупок. | Руководитель назначает ответственных закупщиков и отслеживает прогресс каждого закупа в реальном времени. |
— Бесплатные Сайты и CRM.