Каждый, кто работает в закупках, отлично знает эту картину. Ваша почта превращается в поле боя: десятки писем, каждое с прикрепленным файлом в своем уникальном формате. Один поставщик присылает PDF-скан, другой — «эксельку» с сотней строчек, третий — просто текст в теле письма. А вам нужно быстро и точно сравнить все эти предложения, чтобы принять единственно верное решение.
В этом информационном потоке легко упустить самое выгодное предложение, пропустить критически важную деталь или, что еще хуже, допустить ошибку, которая будет стоить компании денег.
Мы разберем, как автоматизация создания сводной таблицы (конкурентного листа) поможет вам не только сэкономить время, но и снизить риски, а также повысить эффективность всего закупочного процесса.
Ручное сведение данных — это не просто медленно. Это питательная среда для ошибок, упущенной выгоды и выгорания сотрудников.
Представьте, что вы — менеджер по закупкам. В ваш отдел ежедневно поступает около 30 сообщений от поставщиков. На ручное копирование данных (цен, артикулов, сроков) из одного письма и внесение их в Excel-таблицу у вас уходит 10–15 минут. Итого, 5 часов в день вы тратите на рутинную механическую работу, которая не требует вашей квалификации.
Как выглядит этот процесс:
А если бы было по-другому? Если бы вы могли тратить это время на то, что действительно важно: на переговоры с поставщиками, поиск новых партнеров, анализ рынка? Высвободив 80% времени от рутины, ваши специалисты могут стать не просто операторами, а настоящими стратегами.
Понимая трудоемкость ручного сведения данных, менеджеры по закупкам часто сознательно ограничивают количество поставщиков, которым отправляют запросы. Вместо того, чтобы найти лучшее предложение на рынке, они работают со «своими», проверенными партнерами, что снижает конкуренцию и лишает компанию возможности получить лучшие условия. Это приводит к упущенной выгоде и снижению эффективности закупочной деятельности.
Но ведь можно по-другому. Представьте, что вы отправляете запросы 20 поставщикам, и вам не нужно вручную обрабатывать их ответы, единая сводная таблица формируется автоматически. Это позволит значительно расширить базу поставщиков и усилить вашу переговорную позицию, что приведет к реальной экономии.
Ручное управление закупками, лишенное контроля, создает идеальную среду для злоупотреблений. Когда все коммерческие предложения хранятся в децентрализованных местах, электронной почте и на персональных жестких дисках сотрудников, возникает «серая зона», где легко скрыть следы злоупотреблений. Менеджер может «потерять» наиболее выгодное предложение, чтобы отдать закупку «своему» поставщику, который предлагает откат.
Представьте, что все предложения автоматически попадают в единую, неизменяемую базу данных. Система автоматически создает сводную таблицу со всеми полученными данными, делая процесс 100% прозрачным и исключая возможность манипуляций. Это делает вашу компанию неуязвимой перед коррупционными и иными злоупотреблениями, которые, по данным исследований, ежегодно обходятся бизнесу в 5-20% от закупочного бюджета.
Внедрение сводной таблицы в рамках SRM-системы — это ключевой шаг к трансформации закупочного процесса. Она превращает горы разрозненных данных в четкую и прозрачную картину.
ИИ-агент «Экстрактор Данных Поставщика» — ваш цифровой оператор-секретарь, который работает 24/7. Он способен не просто находить файлы в переписке, но и понимать их содержание, классифицировать по типу и извлекать все требуемые данные, независимо от их формата.
Как это работает:
ИИ-агент «Экстрактор Данных Поставщика» работает не изолированно. Он является частью экосистемы, где каждый ИИ-агент выполняет свою уникальную функцию:
Внедрение SRM-системы, усиленной ИИ кардинально меняет повседневную работу специалиста по закупкам.
Мы увидели, что ручное формирование сводной таблицы — это не просто неудобство. Это часы потерянного времени, риск ошибок и финансовые потери.
Современная SRM-система, усиленная ИИ-агентами, не просто автоматизирует сбор и анализ данных, а создает «цифровой щит», который делает злоупотребления невозможными, сам процесс закупок — абсолютно прозрачным и управляемым и экономя, при этом, до 20% закупочного бюджета.
Пока одни компании продолжают терять время и деньги работая «по-старинке», другие уже сегодня используют интеллектуальные решения, чтобы добиться максимальной эффективности.
Будем рады оказаться полезными.
В нашем блоге мы накапливаем интересные материалы основанные на нашем практическом опыте - реализованных проектах автоматизации, разработке приложений и интеграций, разработке ИИ-решений.
© 2003 - 2025 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт самому онлайн