«Никогда не доверяй своей памяти — записывай всё». Этот простой принцип, известный каждому управленцу, сегодня приобретает новое, технологичное измерение. В эпоху быстрых перемен простая запись уже не достаточна. Необходим цифровой след.
Это простая истина, но как часто она нарушается в отделе закупок? Представьте себе заседание тендерной комиссии, где решается судьба многомиллионного контракта. Десятки предложений, жаркие споры, масса разносторонних аргументов — и все это фиксируется вручную, в виде разрозненных заметок. Знакомая картина? Каждый раз, когда решения записываются на бумаге или в обычном файле, вы не просто замедляете процесс, а создаете «серую зону», которая может привести к финансовым потерям и оспариванию результатов.
Выбор поставщика — это одна из ключевых и наиболее уязвимых стадий в закупочной деятельности. Ручное протоколирование приводит к потере важной информации, задержкам и риску оспаривания принятых решений.
Ручной труд в закупках может быть неэффективен. Давайте посмотрим, в чем конкретно кроются проблемы.
Прежде чем решения членов комиссии будут зафиксированы в протоколе, они должны быть приняты. А для этого необходим ключевой входящий документ — сводная таблица предложений поставщиков. В большинстве компаний ее создание — это настоящая головная боль.
Менеджер по закупкам получает 30 коммерческих предложений в разных форматах — PDF, Word, Excel, просто текст в письме. Он вручную открывает каждый файл, ищет нужные данные — артикулы, цены, сроки, условия оплаты — и переносит их в единую Excel-таблицу. На это уходят часы, а иногда и дни. Из-за трудоёмкости менеджер вынужденно ограничивает количество поставщиков, с которыми работает, что снижает конкуренцию и лишает компанию возможности получить лучшие условия. Большая часть рабочего дня уходит на механический труд, а не на анализ и стратегические переговоры.
В SRM-системе управления закупками, усиленной ИИ, этот процесс полностью автоматизирован. Менеджер получает предложения поставщиков прямо в системе. ИИ-агент «Экстрактор Данных Поставщика» автоматически обрабатывает все документы, независимо от их формата, извлекая нужные данные. Он считывает наименования позиций, цены, сроки поставки, условия оплаты и мгновенно формирует единую, идеально структурированную сводную таблицу. При этом ИИ-агент «Аналитик цен» сравнивает эти предложения с актуальными рыночными данными, а ИИ-агент «Рейтинг Поставщика» добавляет объективный рейтинг в сводную таблицу каждого контрагента, основанный на истории ваших отношений и внешних информационных источниках.
Менеджеру больше не нужно тратить время на поиск, копирование и сверку данных. Вся информация уже собрана, структурирована и ждёт, когда эксперт примет решение. Его роль кардинально меняется: он больше не оператор ввода данных, а аналитик и стратег.
Сводная таблица ответов поставщиков в нашей SRM-системе управления закупками
Теперь, когда у нас есть готовая сводная таблица, она становится официальным входящим документом для тендерной комиссии. Это основа, на которой строится всё дальнейшее взаимодействие.
К счастью, сегодня есть решение, которое позволяет превратить эту трудоемкую и рискованную рутину в прозрачный и эффективный механизм. Современная SRM-система, автоматизирует процесс фиксации решений, обеспечивая их юридическую значимость и полную прозрачность.
В результате, вы получаете готовый, юридически значимый документ. Это и делает электронный протокол, интегрированный в нашу SRM-систему на базе Битрикс24.
Давайте посмотрим, как внедрение электронного протокола кардинально меняет подход к управлению закупками.
Компании, которые игнорируют современные технологические тенденции и изменения, рискуют потерять конкурентоспособность. Они продолжают сталкиваться с неэффективностью и упущенной прибылью. Им на смену приходят технологичные конкуренты, где решения принимаются на основе автоматизации и точных данных.
Вопрос не в том, стоит ли вам внедрять автоматизацию в закупки. Вопрос в том, сколько вы уже потеряли, не сделав этого.
Будем рады оказаться полезными.
В нашем блоге мы накапливаем интересные материалы основанные на нашем практическом опыте - реализованных проектах автоматизации, разработке приложений и интеграций, разработке ИИ-решений.
© 2003 - 2025 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт самому онлайн