Рассмотрим типичную ситуацию в отделе закупок. На рассмотрение руководителя одновременно поступают две заявки: одна - на поставку критически важной турбины для производственной линии, от которой зависит выполнение годового контракта. Вторая - на закупку партии канцелярских товаров для офиса. Обе задачи помечены как «срочные». В условиях ручного управления и отсутствия четких приоритетов обе заявки получают примерно одинаковое внимание.
Это не гипотетический пример, а ежедневная реальность для многих компаний. Без системного подхода к управлению закупками наиболее квалифицированные специалисты тратят значительную часть своего времени на задачи, которые приносят минимальную ценность. Они одинаково тщательно прорабатывают поставщиков и для малоценных позиций, и для стратегически важных компонентов. Такой управленческий паралич, вызванный информационной перегрузкой, приводит к прямым потерям: упускаются выгодные условия по ключевым позициям, растут риски по важным поставкам, а команда выгорает, погружаясь в операционную рутину.
Принцип Парето в действии - 80% закупочного бюджета, как правило, приходится на 20% номенклатурных позиций. Но как определить эти 20% и сфокусировать на них усилия? Ответ дает классический метод - ABC/XYZ-анализ.
ABC/XYZ-анализ - это метод классификации, который помогает разделить все закупаемые товары, материалы или услуги на группы по двум ключевым параметрам: стоимости и предсказуемости спроса.
Этот метод делит всю номенклатуру на три категории в зависимости от их доли в общем объеме затрат:
Этот анализ классифицирует товары по стабильности их потребления и точности прогнозирования:
При объединении этих двух методов получается матрица из девяти сегментов (AX, AY, AZ, BX... CZ), которая дает исчерпывающее понимание того, как управлять каждой группой товаров. Например, позиция AX (дорогостоящая и стабильно потребляемая) требует заключения долгосрочных контрактов со стратегическими партнерами. А позиция CZ (недорогая и требующаяся нерегулярно) нуждается в максимально упрощенной и автоматизированной процедуре закупки.
Распространенный подход - провести анализ с помощью электронных таблиц, например, в Excel. Однако на этом этапе первоначальная идея сталкивается с практическими трудностями. Ручной ABC/XYZ-анализ - это крайне трудоемкий процесс, который:
В итоге ABC/XYZ-анализ остается теорией, а отдел закупок продолжает работать в режиме срочных задач, не имея стратегического видения.
Современная SRM-система, усиленная ИИ-агентами, решает эту проблему фундаментально. Она не просто помогает провести анализ - она встраивает его логику в ежедневные рабочие процессы.
SRM-система интегрируется с учетной системой (например, 1С) и в режиме реального времени получает данные о расходах и движении товаров. На основе этой информации система автоматически проводит ABC/XYZ-анализ всей номенклатуры. Это происходит без участия человека, постоянно и всегда на основе актуальных данных.
Сбор данных - это только часть задачи. Главное - определить дальнейшие действия. На этом этапе используются интеллектуальные помощники.
Имея динамическую, постоянно обновляемую матрицу ABC/XYZ непосредственно в SRM-системе, можно выстроить принципиально разный подход к управлению закупками.
Это самые важные закупки, где цена ошибки максимальна. Система помогает сфокусировать на них до 80% внимания лучших специалистов.
Это основные, регулярно закупаемые позиции. Здесь важен баланс между ценой, качеством и надежностью.
Это тысячи мелких закупок, которые отнимают много времени. Задача - свести участие человека к минимуму.
Внедрение системного подхода на базе ABC/XYZ-анализа меняет саму суть работы отдела.
Продолжать управлять закупками интуитивно - значит сознательно соглашаться на потери, риски и неэффективное использование самого ценного ресурса - времени команды. ABC/XYZ-анализ - это не просто теория, а мощный практический инструмент, который помогает навести порядок.
Современная SRM-система - это технологическая платформа, которая превращает этот инструмент из сложной ручной процедуры в постоянно работающий механизм принятия решений. Она становится системой навигации в мире закупок, акцентируя внимание на критически важных позициях и автоматизируя второстепенные.
Будем рады оказаться полезными.
В нашем блоге мы накапливаем интересные материалы основанные на нашем практическом опыте - реализованных проектах автоматизации, разработке приложений и интеграций, разработке ИИ-решений.
© 2003 - 2025 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт самому онлайн