В финансовый отдел поступает счет на оплату десяти офисных кресел от неизвестного поставщика. Документы оформлены корректно, но эта закупка не проходила через отдел снабжения. Руководитель IT-отдела, которому срочно понадобились кресла для новых сотрудников, просто нашел их в интернет-магазине и заказал, чтобы «не возиться с бюрократией».
Это классический пример maverick spending - нерегламентированных, или «серых» закупок, когда сотрудники действуют в обход установленных процедур. На первый взгляд, это может показаться мелким нарушением. Но в масштабах компании такие действия превращаются в системную проблему, которая незаметно истощает бюджет, создает риски и подрывает всю стратегию управления расходами.
Причина этого проста - официальный путь закупки часто оказывается слишком сложным, долгим и неудобным. Сотрудники не хотят тратить дни на согласования, разбираться в запутанных каталогах и заполнять сложные формы. Им проще и быстрее купить «на стороне». Но эта простота обходится бизнесу слишком дорого.
Когда закупки выходят из-под контроля, компания несет прямые и косвенные убытки, масштаб которых руководители часто недооценивают.
Самая очевидная потеря - это цена. Покупая в розницу, сотрудник платит больше, чем мог бы заплатить отдел снабжения при централизованном заказе. Но проблема глубже. Компания теряет возможность консолидировать потребности.
Представьте: три разных отдела в течение месяца покупают картриджи для принтеров. Каждый раз - это отдельная мелкая закупка. Если бы эти потребности были объединены, компания могла бы получить оптовую скидку до 15% и сэкономить на доставке. Без централизованной системы вы просто не видите этих возможностей.
Каждая «серая» закупка - это работа с непроверенным контрагентом. Сотрудник, заказывая товар в первом попавшемся интернет-магазине, не проводит комплаенс-проверку. Это открывает двери для серьезных рисков: от работы с неблагонадежными поставщиками до нарушения законодательства. Последствия могут быть самыми разными - от поставки некачественного товара до финансовых потерь и репутационного ущерба.
Каждая нерегламентированная закупка создает в вашей учетной системе «информационный мусор». Появляются дубликаты номенклатуры: «Фреза 9305» из официального каталога и «ГОСТ 9305-2014» из счета от нового поставщика для системы являются разными позициями.
Это приводит к искажению аналитики, невозможности точно спланировать бюджет и оценить реальные расходы по категориям. В результате отдел закупок теряет контроль над данными, а руководство принимает решения на основе неполной или недостоверной информации.
Бороться с maverick spending только запретами и штрафами - неэффективно. Чтобы сотрудники перестали искать обходные пути, нужно сделать официальный процесс закупки не просто обязательным, а самым удобным, быстрым и понятным. Именно эту задачу решает современная SRM-система, усиленная ИИ-агентами.
Первый шаг к блокировке «серых» закупок - это создание единого, чистого и удобного каталога номенклатуры (НСИ). Когда сотрудник может за пару кликов найти нужный товар или услугу, зная, что эта позиция уже одобрена и стандартизирована, у него пропадает сама потребность искать что-то на стороне.
Одна из главных причин «серых» закупок - долгие и непрозрачные согласования. Заявка может неделями «висеть» без движения, потому что кто-то в отпуске или просто забыл поставить свою визу.
SRM-система автоматизации закупочных процессов визуализирует весь процесс в виде воронок. Заявка автоматически движется по настроенному маршруту, а система сама контролирует сроки на каждом этапе. Если ответственный не реагирует вовремя, задача эскалируется на его руководителя. Процесс становится предсказуемым и быстрым, что устраняет ключевой демотиватор для сотрудников.
Но настоящий прорыв в борьбе с maverick spending происходит, когда к работе подключаются интеллектуальные помощники. Они берут на себя рутину и делают взаимодействие с системой максимально простым.
Давайте посмотрим на трансформацию процесса на простом примере.
Внедрение интеллектуальной SRM-системы - это не закручивание гаек. Это создание эффективной и прозрачной среды, в которой у сотрудников просто не остается причин и желания обходить официальные процедуры. Вы получаете полный контроль над расходами не через запреты, а через удобство и скорость.
Будем рады оказаться полезными.
В нашем блоге мы накапливаем интересные материалы основанные на нашем практическом опыте - реализованных проектах автоматизации, разработке приложений и интеграций, разработке ИИ-решений.
© 2003 - 2025 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт самому онлайн