Руководитель смотрит на отчет: удалось сэкономить несколько миллионов на годовом контракте по закупке сырья. Отличная работа отдела снабжения. Но за этой красивой цифрой скрывается массив мелких счетов, канцелярских запросов и разовых IT-услуг - тот самый «хвост» нестратегических закупок, или tail spend. Это тысячи мелких транзакций, которые никто не контролирует, но которые в сумме создают значительные неконтролируемые расходы.
Именно эти 80% операций съедают львиную долю времени ваших квалифицированных сотрудников, генерируют огромные административные издержки и создают питательную среду для неэффективности.
Попытка управлять этим потоком вручную обречена на провал. Это не просто неудобно, это системная проблема, которая ежедневно наносит вашему бизнесу ущерб по трем направлениям.
Когда у компании нет системного подхода к мелким закупкам, она систематически теряет деньги, даже не осознавая масштаба проблемы.
Каждая, даже самая незначительная покупка - от пачки бумаги до мышки для компьютера - запускает полную цепочку действий: менеджер ищет поставщика, получает счет, передает в бухгалтерию, та проводит оплату. Стоимость обработки одной такой транзакции может достигать нескольких тысяч рублей, что зачастую превышает стоимость самой покупки. Вы платите своим сотрудникам за то, чтобы они занимались работой, которую должна выполнять автоматизированная система.
В потоке мелких закупок невозможно отследить общую картину. Десять разных отделов покупают канцтовары у десяти разных поставщиков по розничным ценам. Никто не видит, что, объединив эти потребности, можно было бы получить оптовую скидку до 15-20% у одного крупного интегратора. Вы работаете с десятками разовых контрагентов, не проводя их должной проверки, что создает дополнительные риски.
Ваш опытный менеджер по закупкам, чья экспертиза должна быть направлена на стратегические переговоры по ключевым категориям, тратит часы на поиск поставщика батареек или согласование счета на курьерские услуги. Это не просто неэффективное использование ресурсов. Это прямой путь к профессиональному выгоранию и потере мотивации. Специалисты, нанятые для решения сложных задач, вынуждены заниматься рутинными операциями, что снижает их мотивацию и производительность.
Решение проблемы - не в тотальном запрете мелких покупок, а в их систематизации и автоматизации. Современная SRM-система предлагает для этого три ключевые стратегии, которые можно комбинировать в зависимости от потребностей бизнеса.
Вместо того чтобы работать с сотней мелких поставщиков канцтоваров, офисной техники и хозяйственных товаров, вы заключаете контракт с одним или двумя крупными интеграторами. Они берут на себя всю логистику по этим категориям. Это позволяет:
Когда все процессы идут по регламенту внутри системы, а ключевая информация хранится централизованно, бизнес становится более устойчивым. Уход сотрудника больше не означает потерю всей базы поставщиков и истории взаимоотношений с ними. Система обеспечивает преемственность и стабильность.
Рассчитаем окупаемость инвестиций (ROI) на примере небольшой производственной компании «ТехноКом».
Экономия на трудозатратах:
384 000 (ФОТ) + 900 000 (цены) = 1 284 000 рублей.
ROI = (Суммарная выгода - Стоимость внедрения) / Стоимость внедрения × 100% ROI = (1 284 000 - 500 000) / 500 000 × 100% = 156%
В этом примере инвестиции в автоматизацию не просто окупаются, а приносят 156% возврата уже в первый год. Срок окупаемости составляет менее 6 месяцев.
Эпоха, когда автоматизация была привилегией корпораций, закончилась. Сегодня для малого и среднего бизнеса это доступный и необходимый инструмент для опережения конкурентов и роста в этом непростом сегменте.
Правильно подобранная SRM-система превращает закупки из хаотичного процесса и центра затрат в управляемый и прозрачный актив. Она освобождает сотрудников для решения задач, которые действительно двигают бизнес вперед.
Будем рады оказаться полезными.
В нашем блоге мы накапливаем интересные материалы основанные на нашем практическом опыте - реализованных проектах автоматизации, разработке приложений и интеграций, разработке ИИ-решений.
© 2003 - 2025 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт самому онлайн