Руководитель смотрит на отчет: удалось сэкономить несколько миллионов на годовом контракте по закупке сырья. Отличная работа отдела снабжения. Но за этой красивой цифрой скрывается массив мелких счетов, канцелярских запросов и разовых IT-услуг - тот самый «хвост» нестратегических закупок, или tail spend. Это тысячи мелких транзакций, которые никто не контролирует, но которые в сумме создают значительные неконтролируемые расходы.
Именно эти 80% операций съедают львиную долю времени ваших квалифицированных сотрудников, генерируют огромные административные издержки и создают питательную среду для неэффективности.
Попытка управлять этим потоком вручную обречена на провал. Это не просто неудобно, это системная проблема, которая ежедневно наносит вашему бизнесу ущерб по трем направлениям.
Когда у компании нет системного подхода к мелким закупкам, она систематически теряет деньги, даже не осознавая масштаба проблемы.
Каждая, даже самая незначительная покупка - от пачки бумаги до мышки для компьютера - запускает полную цепочку действий: менеджер ищет поставщика, получает счет, передает в бухгалтерию, та проводит оплату. Стоимость обработки одной такой транзакции может достигать нескольких тысяч рублей, что зачастую превышает стоимость самой покупки. Вы платите своим сотрудникам за то, чтобы они занимались работой, которую должна выполнять автоматизированная система.
В потоке мелких закупок невозможно отследить общую картину. Десять разных отделов покупают канцтовары у десяти разных поставщиков по розничным ценам. Никто не видит, что, объединив эти потребности, можно было бы получить оптовую скидку до 15-20% у одного крупного интегратора. Вы работаете с десятками разовых контрагентов, не проводя их должной проверки, что создает дополнительные риски.
Ваш опытный менеджер по закупкам, чья экспертиза должна быть направлена на стратегические переговоры по ключевым категориям, тратит часы на поиск поставщика батареек или согласование счета на курьерские услуги. Это не просто неэффективное использование ресурсов. Это прямой путь к профессиональному выгоранию и потере мотивации. Специалисты, нанятые для решения сложных задач, вынуждены заниматься рутинными операциями, что снижает их мотивацию и производительность.
Решение проблемы - не в тотальном запрете мелких покупок, а в их систематизации и автоматизации. Современная SRM-система предлагает для этого три ключевые стратегии, которые можно комбинировать в зависимости от потребностей бизнеса.
Вместо того чтобы работать с сотней мелких поставщиков канцтоваров, офисной техники и хозяйственных товаров, вы заключаете контракт с одним или двумя крупными интеграторами. Они берут на себя всю логистику по этим категориям. Это позволяет:
Эта технология позволяет интегрировать каталог поставщика-интегратора прямо в вашу SRM-систему. Для сотрудника это выглядит как внутренний корпоративный интернет-магазин. Он может самостоятельно выбрать нужные товары из заранее согласованного ассортимента по фиксированным ценам.
Процесс становится предельно простым: сотрудник выбирает товар, заявка автоматически формируется в системе, проходит по маршруту согласования бюджета и уходит поставщику. Это дает сотрудникам свободу выбора в рамках жестко заданных правил и бюджета.
Для действительно непредвиденных и разовых закупок (например, срочная покупка билетов или оплата ПО) можно использовать корпоративные карты. Ключевое отличие системного подхода - все транзакции по карте автоматически подгружаются в SRM-систему, где сотрудник должен прикрепить к ним подтверждающие документы. Это обеспечивает 100% прозрачность и отчетность, превращая «серые» расходы в полностью контролируемый процесс.
Внедрение этих стратегий было бы неполным без интеллектуальных помощников. ИИ-агенты в связке с SRM-системой обеспечивают их бесперебойную и максимально эффективную работу.
Давайте посмотрим, как меняется простой ежедневный процесс.
Неуправляемый «хвост» мелких закупок - это не просто беспорядок. Это постоянная утечка прибыли и нерациональное использование вашего самого ценного ресурса - времени квалифицированных сотрудников.
Современная SRM-система, предлагает готовые инструменты, чтобы взять этот процесс под полный контроль. Она позволяет вашим специалистам сосредоточиться исключительно на стратегических задачах, которые приносят компании реальную прибыль.
Будем рады оказаться полезными.
В нашем блоге мы накапливаем интересные материалы основанные на нашем практическом опыте - реализованных проектах автоматизации, разработке приложений и интеграций, разработке ИИ-решений.
© 2003 - 2025 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт самому онлайн