Зачем актуализировать реестр поставщиков? Чтобы не делать запросы тем поставщикам, которые не отвечают, которые не благонадежны, которые имеют низкий скоринг, которые не выигрывают на тендерном голосовании и т.д.
Если поставщики присылают одни и те же предложения по цене выше чем у остальных и не стараются подстраиваться под клиента и его запросы, то какой смысл иметь такого поставщика в реестре? Почему закупщик должен каждый раз обрабатывать нерелевантные предложения и затрачивать на это временя?
Мы предлагаем внедрить систему периодической актуализации реестра поставщиков. Это мероприятие предусматривает автоматический и регулярный запрос у поставщиков актуальных данных и обновление необходимых документов.
Проблематика
Среди основных проблем, которые возникают при неналаженном процессе обновления реестра поставщиков:
Как это работает в нашей SRM системе?
Для актуализации реестра поставщиков мы предлагаем разработать смарт-процесс.
Данный смарт-процесс запускается после определенного периода с занесения данных о поставщике в систему. Это может быть раз в полгода или раз в год. Сроки настраиваются.
На стадии “Запрос отправлен” поставщику отправляется письмо с ссылкой на CRM форму и уникальным кодом отслеживания, который позволяет связать ответы поставщиков с конкретными карточками реестра. В стадии “Запрос отправлен" элемент находится заданное количество времени, как правило 2-3 дня. Срок можно настроить для каждого поставщика.
По истечению установленного срока ожидания, стадия переходит в “Связаться (автоматика)”, если поставщик не ответил на запрос и не предоставил необходимые документы, система автоматически отправляет напоминание.
Если поставщик не ответил после автоматической инициации, то через один день стадия переходит в “Связаться (менеджер)” и система создает задание для ответственного менеджера - связаться с поставщиком.
При переходе по ссылке на CRM форму, поставщику предлагается заполнить поля под необходимые документы. Также ему будут предоставлены данные, которые на данный момент находятся в реестр с кнопкой “Подтвердить”. Поставщик может подтвердить данные или вписать новые. После заполнения, форма инициирует стадию “Ответ получен”. Далее срабатывает триггер и полученные документы анализируются.
Результаты
Результаты внедрения данного смарт-процесса в управлении реестром поставщиков просты, но весьма значительны. Наше SRM решение позволяет:
До и после
| ДО | ПОСЛЕ | |
| Неструктурированный или в целом отсутствующий процесс актуализации данных о поставщиках. | Автоматизированный процесс актуализации данных, снижающий необходимость ручной работы, экономя время работников и улучшая эффективность бизнес-процессов. | |
| Отсутствие ясного графика обновления данных. | Настраиваемый график обновления информации и автоматических напоминаний. | |
| Неэффективный контроль за своевременностью предоставления информации поставщиками. | Выверенная и актуализированная база информации о поставщиках. |
Резюме
С внедрением смарт-процесса, актуализации реестра поставщиков вы получаете верную и актуализированную базу, улучшая прозрачность в управлении данными. Настраиваемые сроки, автоматизированные напоминания и система контроля делают процесс более структурированным, минимизируют риски задержек и повышают общую надежность бизнес-партнерства.
— Бесплатные Сайты и CRM.