#

Приложение "Товары и услуги": автоматизация документооборота и работа с данными

Кейс БИТРИКС24

Мы уже разобрали базовую функциональность приложения. Теперь расскажем, как оно автоматизирует ключевые процессы — от подписания дополнительных соглашений до распределения задач, и как эти возможности повлияли на эффективность работы бизнеса.

Работа с дополнительными соглашениями

В процессе работы с заказами часто возникает необходимость внести изменения в уже оформленную сделку: добавить услуги, скорректировать состав заказа или пересмотреть сроки выполнения.

На ранних стадиях такие правки могут вноситься вручную в приложении. Однако после перехода сделки в определённые стадии прямое редактирование блокируется — для обеспечения прозрачности и управляемости процессов. В таких случаях используется механизм дополнительных соглашений, встроенный в приложение.

Как это работает:

Инициирование

Менеджер или диспетчер формирует шаблон доп. соглашения, в котором фиксируются все изменения: новые товары и услуги, изменения в стоимости или сроках.

Согласование с клиентом

Документ передается клиенту на согласование и подписание. После этого он загружается в CRM.

Автоматическое обновление данных

После загрузки система автоматически:
– добавляет изменения в заказ в виде отдельной товарной позиции с названием «Доп. соглашение от [дата]»;
– при необходимости обновляет даты в заказе и изделии;
– пересчитывает сумму сделки;
– уведомляет ответственных сотрудников;
– сохраняет всю историю изменений в карточке заказа.

Использование дополнительных соглашений помогает упорядочить процесс внесения правок, сократить количество ошибок и исключить ручное вмешательство на критичных этапах работы.

Клиенты получают прозрачную картину по изменениям, а менеджеры — надежный инструмент для управления корректировками. 

отдельный функционал по запросу клиента: Импорт товаров из CSV

В рамках проекта, помимо основного функционала приложения «Товары и услуги», по дополнительному запросу клиента была реализована возможность добавления товаров в сделку через импорт CSV-файла.

Это решение значительно упростило работу с заказами при частом обновлении ассортимента. В отличие от стандартного импорта в каталог Битрикс24, реализованная функция позволяет напрямую подгружать товары в карточку сделки или изделия, минуя ручной ввод.

Основные возможности:

  • загрузка CSV-файла в CRM;
  • автоматическое добавление позиций в заказ;
  • опциональное добавление новых товаров в каталог (при необходимости);
  • исключение повторного ввода и экономия времени менеджеров.
Этот функционал стал удобным инструментом для быстрого заполнения заказов, особенно в ситуациях, когда перечень товаров часто меняется или составляется предварительно в Excel 

Обновление данных в реальном времени: всегда актуальная информация

Работа с заказами — динамичный процесс, и данные о товарах и услугах могут меняться в любой момент. Чтобы избежать несогласованности, приложение поддерживает синхронизацию данных в реальном времени.

Любое изменение в заказе моментально отображается в изделии, и наоборот.

Все обновления фиксируются, и менеджеры всегда работают с актуальной информацией.

Если несколько пользователей работают с одним заказом, система уведомляет их об изменениях, предотвращая конфликты данных.

Такая интеграция делает управление заказами в Битрикс24 удобным и надежным. Менеджеры, исполнители и клиенты получают точные данные в нужный момент, что повышает скорость обработки заказов и уровень сервиса.

Технические аспекты и хранение данных

Для стабильной и безопасной работы приложения «Товары и услуги» - крайне важно, как хранятся, обновляются и защищаются данные. Внедренные механизмы обеспечивают точность расчетов, предотвращают ошибки при редактировании и гарантируют сохранность информации.

Вся информация о товарах, услугах и связанных с ними заказах надежно сохраняется в базе данных портала Битрикс24. Это позволяет избежать дублирования информации и обеспечивает мгновенный доступ к актуальным данным.

Каждая товарная позиция и услуга связаны с конкретным изделием и заказом. Любые изменения автоматически отображаются в обеих сущностях.

Данные структурированы так, чтобы обеспечивать быструю работу приложения, даже при большом количестве позиций в заказе.

Итоговые суммы пересчитываются в момент отображения, а не фиксируются в базе. Это исключает расхождения при редактировании данных и гарантирует, что пользователь всегда видит актуальную информацию.

Одна из ключевых задач приложения – предотвращение ошибок и конфликтов версий при работе с заказами. Для этого реализована автоматическая синхронизация данных:

Любое изменение товаров и услуг моментально обновляется как в заказе, так и в изделии. Менеджер не рискует работать с устаревшей информацией.

Обновление данных в реальном времени исключает ситуации, когда один сотрудник корректирует стоимость заказа, а другой в этот момент оформляет документы с устаревшей суммой.

Если несколько сотрудников одновременно вносят изменения, система фиксирует действия каждого пользователя и уведомляет коллег о внесенных правках. Это предотвращает перезапись данных и сохраняет прозрачность процессов.

Таким образом, система защищает данные от случайных изменений и гарантирует, что пользователи всегда работают с актуальной и корректной информацией.

Эффект от внедрения приложения

Внедрение приложения «Товары и услуги» стало настоящим прорывом в управлении заказами. Теперь процессы стали прозрачнее, ошибки сведены к минимуму, а работа сотрудников — более удобной и эффективной.

До появления приложения менеджеры сталкивались с множеством сложностей:

Отсутствие синхронизации данных

изменения в заказе не отражались в изделии, что приводило к путанице.

Разрозненность процессов

исполнители получали задания через таблицы или отдельные сообщения.

Ошибки при расчете скидок

из-за ручного ввода возникали несоответствия в суммах.

Неточность информации для клиентов

они могли получать устаревшие данные по своему заказу.

Как стало после внедрения?

Полная синхронизация данных

любые изменения в заказе сразу отображаются в изделии, и наоборот.

Гибкое назначение ответственных

исполнители получают задачи прямо в CRM, без путаницы и лишних действий.

Корректный пересчет скидок и итоговой суммы

приложение исключает вероятность ошибок.

Быстрая обработка заказов

клиенты всегда получают актуальную информацию, а менеджеры работают эффективнее.

Благодаря этим изменениям компания может не только экономить время, но и значительно повысить качество обслуживания клиентов, обеспечивая оперативное и точное выполнение заказов.

МНЕНИЕ Заказчика

Какие выгоды получает бизнес?

Приложение «Товары и услуги» делает работу с заказами быстрее, удобнее и прозрачнее.

Минимум ошибок

все изменения синхронизируются, исключая дублирование и несогласованность данных.

Прозрачность процессов

руководители и сотрудники в любой момент видят актуальную информацию.

Контроль затрат

учет себестоимости помогает точнее рассчитывать прибыль и управлять рентабельностью.

Гибкость управления

легко редактировать товары и услуги, быстро адаптируя заказы под запросы клиентов.

Преимущества для клиентов

Точные расчеты

полная прозрачность стоимости заказа, включая услуги.

Быстрая обработка

менеджеры моментально вносят изменения без задержек.

новый уровень сервиса

четкое назначение исполнителей и контроль качества услуг.

Всегда актуальные данные

клиенты получают корректную информацию в реальном времени.

Заключение

Приложение «Товары и услуги» стало ключевым инструментом в управлении заказами: синхронизация, автоматизация и безопасность обеспечивают стабильную и точную работу.

Если вы хотите получить аналогичное решение — напишите нам, и мы кастомизируем приложение под Ваши задачи.

← К третьей статье

← Ко второй статье

← К первой статье

НАПИШИТЕ НАМ

Будем рады оказаться полезными