#

3 подхода к автоматизации
воронок в Битрикс24

Всем известно, что Битрикс24 это  в первую очередь CRM  - система управления взаимоотношениями с Клиентами компании.

Меньшему количеству пользователей и руководителей известно, что в Битрикс24 можно оцифровать практические любые процессы.

Существует единицы интеграторов Битрикс24, которые принимают Битрикс24 как BPM платформу и готовы внедрять продукт как платформу управления процессами.

 Для внедрения с таким подходом, используются воронки сделок / смарт-процессов.  Таким образом, для каждого из процессов у нас есть канбан, по которому мы можем перемещать карточки элементов процесса, решая задачи и задания или вручную.

В базовом виде, если процесс разбить на стадии и создать такую воронку в Битрикс24, даже без применения автоматизации, можно получить много информации о течении процессов и принятия управленческих решений. Проще говоря, если процесс упорядочен, можно увидеть где накапливаются элементы, это и будет основное (главное) ограничение, стопорящее работу. 

Пример процесса в битрикс24 - воронка найма

В Битрикс24 создаем воронку найма со следующими стадиями: 

Этап 1. новый соискатель - ответственный Рекрутер
ЭТАП 2. направлен на тестирование
ЭТАП 3. оценка результатов тестов - ответственный Руководитель
ЭТАП 4. собеседование - ответственный Рекрутер
ЭТАП 5. кандидат - ответственный Руководитель
ЭТАП 6. Успех - принят на работу
ЭТАП 7. Провал - соискатель не подошел

Если мы видим, что элементы процесса накапливаются в стадии “Новый соискатель”, можно сделать вывод, что рекрутер не успевает базово оценивать соискателей и направлять им материалы для тестирования.

Если мы видим, что элементы накапливаются в стадии “Оценка результатов”, то ясно, что рекрутеры принесли руководителю несколько соискателей с пройденными тестами, но Руководитель не успевает оценивать кандидатов по заполненным тестам.

Таким образом, воронка в виде канбана уже достаточно информативна и позволяет увидеть узкое горлышко. Обратите внимание, в такой воронке нет автоматизации, но она уже приносит профит - понятно как идут дела.

Гораздо более серьезных результатов, а также удешевления процессов можно добиться, если  применять возможности роботов и бизнес-процессов Битрикс24. 

1. Упрощенный подход: задачи с чек-листами, плюс возможности роботов 

Суть данного подхода в том, чтобы прежде всего определить задачи для каждой стадии, которые необходимо выполнить, чтобы элемент перешел на следующую стадию и в результате в успех.

Задачи лучше всего ставить по S.M.A.R.T., дополнить информацией:

  • как нужно выполнять задачу,
  • что является результатом,
  • по какой форме составить отчет в комментарии,
  • дать чек-лист выполнения, если задача сложная.
Выставления задач с качественным описанием и нормативами выполнения вносят существенную долю порядка в процесс. С таким подходом:

  1. Можно получить гораздо больше выполненных элементов процесса в период,
  2. Коллегам проще отдавать качественный результат в срок,
  3. Можно получить информацию о том, сколько компания в целом может отдать результата по воронке с учетом условий и применяемых ресурсов.
Дополнительные варианты автоматизации с помощью CRM-форм, роботов и триггеров помогут  снизить участие человека в рутинных процедурах, избежать человеческих ошибок и в целом сделают процесс дешевле. 

Кастомные роботы / триггеры могут дать еще больше возможностей, но эта тема выходит за рамки данной статьи.

Канбан и стандартная отчетность поможет сделать выводы о течении процессов и результатах.

Как мы видим - различных выгод достаточно. 

2. Подход с использованием бизнес-процессов

Данный подход позволяет оцифровывать более сложные процессы с циклами, итерациями, параллельным выполнением заданий и задач.

Существенное отличие такого подхода - бизнес-процесс может выдавать задания пользователю и получать от него данные. Эти данные могут быть разных типов, а процесс может опираться на информацию полученную от пользователя и учитывать различные условия.

Процессы в таком исполнении могут быть нелинейными. 

3. Подход с использованием BPM-платформы 

В основе подхода лежит использование вывода заданий пользователю непосредственно в карточку CRM. Задачи, при таком подходе, используются значительно реже, при этом именно задания взаимодействую с пользователем для фиксации результатов. Это удобно для пользователя - вся и информация о текущем этапе и необходимых действиях содержится в задании, предписано какие данные нужно получить и заполнить.

В маркетплейс Битрикс24 существует несколько приложений для вывода заданий бизнес-процессов в карточку CRM. Ввиду того, что все они так или иначе обладают недостатками, мы разработали свое приложение для этих задач.

С подробным описанием нашего приложения вы можете ознакомиться на странице, а в этом материале кратко перечислим основные преимущества: 

Приложение может выводить несколько заданий в карточку

Для сокращения количества шагов бизнес-процесса приложение умеет использовать зависимость полей

Задания можно оформлять справочными материалами, в том числе с применением богатого HTML

Возможность встраивать любые веб-приложения в задание, например для получения данных из других систем

Возможность использования циклом обработки, когда нам нужно уйти на паузу и вовремя вернуться к клиенту для продолжения обработки

Мы можем отправлять задание бизнес-процесса в мессенджер полевым сотрудникам, клиентам, партнерам, соискателям - всем участникам процесса

Заключение

Существующие варианты и их комбинации позволяют решить задачи управления с Битрикс24 и получить множество выгод. Наше пожелание руководителям осознанно подходить к процессам цифровизации, а мы поможем найти оптимальный вариант с учето задач Компании.  

Таблица сравнения подходов к автоматизации

Вариант исполнения
Для кого подходитПлюсы
МинусыЦена / сроки / профит
1. Упрощенный подход: задачи с чек-листами, плюс возможности роботов.Для компаний, которые находятся на старте внедрения Битрикс24 и/или еще не описали свои процессы должным образом.Реализация не требует наличия в компании специалистов со специальной подготовкой.- Не подходит для компаний, которые хотят управлять коллективом максимально точно, с учетом всех исключений, с блокирующим поведением задач и заданий.
- Требуется ручной контроль руководителя подразделения за работой подчиненных
- Самый дешевый и самый быстрый вариант.
Профит - компаний управляется точнее, чем без применения данного подхода.
- Процессы определены не жестко, применяемая автоматизация не абсолютна.
2. Подход с использованием бизнес-процессов.Для компаний, в которых применяется процессный подход к управлению.Возможность использования более сложных алгоритмов, которые позволяет применять конструктор бизнес-процессов Битрикс24.- Требуются специалисты с компетенцией Бизнес-процессы в коллективе или интегратор Битрикс24 на аутсорсе.
- Работа с процессами в карточках CRM затруднена. Задания отображаются на отдельной странице сущности.
- Разработка несколько дороже и не так быстро, как в первом варианте.
- Большая часть вопросов автоматизации может быть решена.
3. Подход с использованием BPM-платформы.Для компаний, где основные процессы представляют собой четко отлаженные конвейеры.- Абсолютный контроль над ходом процесса и всеми исключениями, которые предоставляет нам реальность.
- Минимум контроля со стороны руководителя.
- Экономика (стоимость) процесса может и должна быть существенно оптимизирована в меньшую сторону.
- Иными словами, автоматизация позволяет сделать процесс сильно дешевле.
- Требуются специалисты с компетенцией Бизнес-процессы в коллективе или интегратор Битрикс24 на аутсорсе.
- Также нужна BPM платформа МБС (ссылка на раздел) или ее аналог с меньшим количеством опций.
- Разработка несколько дороже и не так быстро, как в первом варианте.
- Удобство для пользователей, задание приходит прямо в карточку CRM или в мессенджер.
- Максимум автоматизации процесса, встроенные интеграции с другими системами. Отсутствие рутинных операций.
- Возможность использования меньшего количества шагов процесса в случае применения зависимых полей.
CRM-форма появится здесь