# АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА С БИТРИКС24

Генерация документов
на основе данных
В Битрикс24

В наше время компании работают с большим количеством документов - акты, счета, доверенности, договора, отчеты. Разработка решений для облегчения работы с документами - одна из приоритетных задач при автоматизации процессов в любой компании. На данный момент, на рынке представлено множество инструментов, которые могут автоматизировать документооборот в компании, но, несмотря на это, выбор оптимального варианта и его интеграция в процессы компании, является не тривиальной задачей. Для ее решения лучше всего обратиться к профессионалам, которые смогут подобрать оптимальный вариант для Вашей компании.

Одним из таких оптимальных вариантов может стать CRM Битрикс24. CRM Битрикс24 позволяет не только автоматизировать основные процессы в компании, но и имеет ряд решений для автоматизации работы с документами.

Можно выделить 3 основных способа работы с документами в Битрикс24:

Штатная работа с документами
в Битрикс24

CRM Битрикс24 имеет собственный функционал для генерации документов
на основе шаблонов

Приложения
партнеров
Битрикс24

В маркетплейсе Битрикс24 представлены несколько приложений от партнеров Битрикс24 для работы с документами

Разработка индивидуального решения под клиента

REST API Битрикс24 предоставляет полный набор методов, как для работы с данными, так и для штатного генератора документов

# АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА С БИТРИКС24

ШТАТНАЯ РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ В CRM Битрикс24

В обновлении 2018 года в CRM Битрикс24 был добавлен штатный функционал по генерации различных документов, по заранее созданным шаблонам (счета, акты, договора, предложения и т.д.).

# Штатная генерация

Плюсы штатного генератора

✓  Доступно на всех тарифах Битрикс24
✓  Возможность добавить подпись/печать
✓ Есть штатные активности в роботах и бизнес-процессах
✓  Возможность работы с генератором документов через REST API Битрикс24

Штатная генерация

Минусы

  В бесплатной версии вы можете создать только 100 документов
  Невозможно встраивать нестандартные элементы, например изображения, графики
   Ограничения в функционале штатных активностей для роботов и бизнес-процесов
✓  Ограничения в функционале разделения прав на доступ к документу
  Невозможно создать произвольный нумератор документа
  При наличии у компании нескольких реквизитов, берутся первые по приоритету, нет возможности выбора

# МАРКЕТПЛЕЙС БИТРИКС24

МАРКЕТПЛЕЙС БИТРИКС24 - ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ ГЕНЕРАЦИИ ДОКУМЕнТОВ

Маркетплейс Битрикс24 предоставляет на выбор несколько приложений для генерации документов. Например "Конструктор документов" от компании HTMLStudio, "Генератор документов" от компании Эм Си Арт и т.д.

Эти приложения позволяют расширить базовые возможности штатного генератора документов и обойти ряд ограничений, но при этом имеют и ряд общих минусов:

Абонентская плата за использование приложения

Каждое приложение потребует оплаты счета за период использования.

Ограничения на доступ к данным из связанных сущностей

Существенное ограничение,
резко снижает гибкость и функциональность решения.

Отсутствие возможности вставки дополнительных данных

Отсутствие возможности вставки дополнительных данных не содержащихся в сущностях, а также возможности проводить вычисления перед генерацией документов.

# генерация документов

НАСТРОЙКА КАСТОМНОЙ (ИНДИВИДУАЛЬНОЙ) ГЕНЕРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Расширить базовые возможности штатного конструктора документов Битрикс24, преодолеть его ограничения и решить задачи клиента по генерации нужных документов, в соответствии с техническим заданием, можно с помощью разработки генератора документов индивидуально под требования клиента.

Наша компания имеет большой опыт в решении задач этого типа.

# Решение поставленных задач

ПРИМЕРЫ ЗАДАЧ И ИХ РЕШЕНИЕ

# ЗАДАЧИ ПРИЛОЖЕНИЯ ГЕНЕРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Компания
REAL EXELETE

Задачи приложения генерации документов:

Создание презентации объекта недвижимости на основании данных, полученных из каталога объектов,
✓ Автоматическая отправка презентации клиенту,
✓ Автоматическое создание финансового отчета по объекту недвижимости для арендодателя в Google Sheets,
✓ Разграничение прав (доступ к отчету по авторизации в Google Sheets).

# ЗАДАЧИ ПРИЛОЖЕНИЯ ГЕНЕРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Компания Текстиль и Технологии

Задачи приложения генерации документов:

Сервисный инженер выезжает по заявке клиента, 
По завершению сервисного обслуживания заполняется форма отчеета по заявке, 
✓ Клиент в мобильном приложении подписывает акт приемки работ, 
Генерируется акт работ по сервисному обслуживанию за подписью клиента, 
✓ Копия акта отправляется на адрес клиента.

# ЗАДАЧИ ПРИЛОЖЕНИЯ ГЕНЕРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Компания NSC-NAVI

Задачи приложения генерации документов:

✓ Генерация договора на работы по образцу в Google Sheets, 
✓ Разграничение прав (доступ к редактированию договора только для юристов компании, по авторизации в Google Sheets), 
✓ Утверждение юристом редакции договора,
✓ Генерация PDF версии утвержденного договора с подписью и печатью, 
✓ Автоматическая отправка договора клиенту.

# ЗАДАЧИ ПРИЛОЖЕНИЯ ГЕНЕРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Компания PRIMO SENTIMENTO

Задачи приложения генерации документов:

✓ Генерация договоров, счетов, накладных для отгрузки товаров со склада, 
✓ Отправка документов на почтовый адрес бухгалтерии, 
✓ Генерация отчетов по поставкам в формате PDF.

# генерация документОВ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Практика нашей работы показывает, что задачи клиента не всегда вписываются в возможности штатного конструктора документов Битрикс24. В этом случае всегда можно подобрать подходящий, для решения задачи, инструмент и интегрировать его с CRM Битрикс24.

Мы подберем оптимальный вариант решения Вашей задачи и возьмем на себя работы по настройке документооборота.