#

Как улучшить взаимодействие закупщиков и продавцов в логистической компании
с Битрикс24?

КЕЙС БИТРИКС24

потери Лидов на этапе Коммерческого предложения

Наш Клиент - крупная логистическая Компания, которая столкнулась с проблемой потери Лидов на этапе предоставления Коммерческого предложения. Количество потерянных лидов до внедрения решения составляло 70-75% от числа входящих заявок.

 Причина  слишком долгая обработка заявки  на стороне Закупок и потери времени при передаче информации. 

На самом деле, такие проблемы встречаем повсеместно

По статистике обращений — много компаний сталкиваются с потерей Лидов в процессе обработки по следующим причинам:

  • Слишком большой поток Лидов, который менеджеры физически не успевают обрабатывать, поскольку рутинные процессы не автоматизированы;
  • Длительное ожидание ответа менеджеров по расчету, который необходим для создания КП;
  • Отсутствие автоматизации контроля со стороны руководителя, слишком утомительный и рутинный ручной контроль;
  • Если Клиенту выслана информация или счёт на оплату, то о нём забывают. Фактически сделку просто кидают по принципу “Надо будет - обратится сам или оплатит счёт”;

и так далее. Некоторые из них рассмотрим в этой статье. 

Выявление причин потери Лидов

 Основная проблема - время формирования КП.  Оно достигало недопустимых 18 рабочих часов.

Для предоставления КП Клиенту, менеджеры отправляли заявку на расчёт закупки, для уточнения закупочной стоимости перевозки и формирования цены для Клиента в дальнейшем. Это взаимодействие занимало слишком большой промежуток времени, достаточный, чтобы терять до 75% Лидов по той причине, что компании-конкуренты предоставляли КП быстрее.

Нашей главной задачей являлась разработка такого решения, которое позволило бы ускорить описанный выше процесс до приемлемых значений, которые не превысят 8 часов, тем самым уменьшая потерю Лидов из-за длительного ожидания КП.

Руководство заказчика поставило задачу:  формировать и доставлять КП до Клиента за 8 часов  и мы эту задачу приняли.

Решение

Разработка решения состояла из двух частей:

Часть 1

Разработать процесс, чтобы превратить обработку заявок в отделе закупок в слаженный конвейер.

Часть 2

Разработать такое приложение, которое бы позволило сократить время на передачу информации между отделами, а также получать готовое КП в PDF, вместо формирования его “руками”.

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ
Кусочек модели RFQ

Процесс обработки заявки

Первый этап решения включал в себя разработку смарт-процесса, включающего в себя стадии:

  • Новая заявка;
  • Заявка в работе;
  • КП отправлено;
  • Договор/счет;
  • Успех;
  • Провал. 

Операционная задача

На стадии “Новая” мы выставляем операционную задачу.

Это обычная задача, которая необходима для того, чтобы скоординировать все действия участников сделки, например :

  • Обменяться подробностями;
  • Запросить дополнительную информацию у Клиента;
  • Продумать цепочки поставок для данной конкретной заявки.

Такая задача позволяет сильно ускорить работу по заявке и с закупщиками и менеджерами. 

Приложение формирующее КП

Следующий этап решения включал в себя разработку приложения, интегрированного в в смарт процесс, с помощью которого закупщик получал возможность зафиксировать параметры цепочки перевозки. 

Картинка приложения
этап 1

После установки параметров для коммерческого предложения, менеджер получает уведомление в колокольчик Б24 и переходит в документ для установки наценки.

ЭТАП 2

После установки наценки менеджер получает автоматически сформированное КП в формате PDF в один клик.

ЭТАП 3

После формирования КП менеджер направляет его Клиенту и добивается оперативной обратной связи.

Итоги и выгоды

В результате внедрения решения мы достигли следующих результатов:

  • Закупщик оперативно получает информацию о том, что у него появилась новая задача;
  • Он её оперативно выполняет и как только закончил - менеджер получает уведомление о готовности;
  • Менеджеру больше не нужно делать КП вручную, он получает готовое КП с установленной наценкой в формате PDF автоматически.

Спустя 6 месяцев после внедрения решения -  количество потерь Лидов у нашего Клиента сократилось с 75% до 5-7%,  тем самым, существенно увеличив потенциал и доход Компании. Клиент считает это колоссальным успехом, преодолением главного ограничения текущего этапа развития. 

Модель автоматизации работы с закупками на базе Битрикс24

Модель автоматизации работы с закупками на базе Битрикс24

Получить бесплатную консультацию

Проведем консультацию по процессам из этого кейса.

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

НАПИШИТЕ НАМ

Будем рады оказаться полезными