Как улучшить взаимодействие закупщиков и продавцов в логистической компании
с Битрикс24?

КЕЙС БИТРИКС24

потери Лидов на этапе Коммерческого предложения

Наш Клиент - крупная логистическая Компания, которая столкнулась с проблемой потери Лидов на этапе предоставления Коммерческого предложения. Количество потерянных лидов до внедрения решения составляло 70-75% от числа входящих заявок.

Причина — слишком долгая обработка заявки на стороне Закупок и потери времени при передаче информации.

На самом деле, такие проблемы встречаем повсеместно

По статистике обращений — много компаний сталкиваются с потерей Лидов в процессе обработки по следующим причинам:

Слишком большой поток Лидов, который менеджеры физически не успевают обрабатывать, поскольку рутинные процессы не автоматизированы;
Длительное ожидание ответа менеджеров по расчету, который необходим для создания КП;
Отсутствие автоматизации контроля со стороны руководителя, слишком утомительный и рутинный ручной контроль;
Если Клиенту выслана информация или счёт на оплату, то о нём забывают. Фактически сделку просто кидают по принципу “Надо будет - обратится сам или оплатит счёт”;

и так далее. Некоторые из них рассмотрим в этой статье.

Выявление причин потери Лидов

Основная проблема - время формирования КП. Оно достигало недопустимых 18 рабочих часов.

Для предоставления КП Клиенту, менеджеры отправляли заявку на расчёт закупки, для уточнения закупочной стоимости перевозки и формирования цены для Клиента в дальнейшем. Это взаимодействие занимало слишком большой промежуток времени, достаточный, чтобы терять до 75% Лидов по той причине, что компании-конкуренты предоставляли КП быстрее.

Нашей главной задачей являлась разработка такого решения, которое позволило бы ускорить описанный выше процесс до приемлемых значений, которые не превысят 8 часов, тем самым уменьшая потерю Лидов из-за длительного ожидания КП.

Руководство заказчика поставило задачу: формировать и доставлять КП до Клиента за 8 часов и мы эту задачу приняли.

Решение

Разработка решения состояла из двух частей:

Часть 1

Разработать процесс, чтобы превратить обработку заявок в отделе закупок в слаженный конвейер.

Часть 2

Разработать такое приложение, которое бы позволило сократить время на передачу информации между отделами, а также получать готовое КП в PDF, вместо формирования его “руками”.

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ

Процесс обработки заявки

Первый этап решения включал в себя разработку смарт-процесса, включающего в себя стадии:

Новая заявка;
Заявка в работе;
КП отправлено;
Договор/счет;
Успех;
Провал.

Операционная задача

На стадии “Новая” мы выставляем операционную задачу.

Это обычная задача, которая необходима для того, чтобы скоординировать все действия участников сделки, например :

Обменяться подробностями;
Запросить дополнительную информацию у Клиента;
Продумать цепочки поставок для данной конкретной заявки.

Такая задача позволяет сильно ускорить работу по заявке и с закупщиками и менеджерами.

Приложение формирующее КП

Следующий этап решения включал в себя разработку приложения, интегрированного в в смарт процесс, с помощью которого закупщик получал возможность зафиксировать параметры цепочки перевозки.

этап 1

После установки параметров для коммерческого предложения, менеджер получает уведомление в колокольчик Б24 и переходит в документ для установки наценки.

ЭТАП 2

После установки наценки менеджер получает автоматически сформированное КП в формате PDF в один клик.

ЭТАП 3

После формирования КП менеджер направляет его Клиенту и добивается оперативной обратной связи.

Итоги и выгоды

В результате внедрения решения мы достигли следующих результатов:

Закупщик оперативно получает информацию о том, что у него появилась новая задача;
Он её оперативно выполняет и как только закончил - менеджер получает уведомление о готовности;
Менеджеру больше не нужно делать КП вручную, он получает готовое КП с установленной наценкой в формате PDF автоматически.

Спустя 6 месяцев после внедрения решения - количество потерь Лидов у нашего Клиента сократилось с 75% до 5-7%, тем самым, существенно увеличив потенциал и доход Компании. Клиент считает это колоссальным успехом, преодолением главного ограничения текущего этапа развития.