#

ТИПОВЫЕ БИЗНЕС ЗАДАЧИ РЕШАЕМЫЕ RPA

RPA РОБОТЫ С ROI ОТ 250%

1. РОБОТ ПроверкИ благонадежности контрагентов

ПРОБЛЕМА

Необходимо проверять каждого нового контрагента перед заключением договора. Для осуществления проверки компания содержит юридический отдел. Проверки занимают неоправданно много времени, а сам процесс монотонный. 

Кроме того, в деятельности компании были ситуации, когда налоговые органы отказывали в вычете НДС и признавали сделку сомнительной по причине ненадежности контрагента

РЕШЕНИЕ

После роботизации все проверки проводит программный робот. Робот проверяет выписку и ЕГРЮЛ, сайт Госзакупок, Федеральный реестр сведений о банкротстве на предмет нахождения поставщика в черном списке. 

Один сотрудник юридического отдела получает результаты проверок и предварительное решение о благонадежности контрагента.

ВЫГОДЫ

  • Сокращение временных затрат до 10 минут на контрагента
  • Проверками занимается 1 сотрудник
  • Процесс на 90% автоматизирован

2. РОБОТ ОбработкИ банковских выписок

Компания работает с несколькими банками, соответственно, имеется несколько банк-клиентов, не имеющих средств для организации обмена данными с используемой системой учета.

ПРОБЛЕМА

Бухгалтеры оптовой компании, имеющей счета в нескольких банках, ежедневно тратят не менее 1 часа на обработку платежей. 

Кроме загрузки платежек в 1С, бухгалтеру требуется заполнить обязательные поля, исходя из назначения платежа - номер заказа, ответственного менеджера, комментарий. Часто возникают ошибки. 

Время квалифицированного сотрудника тратится на рутину ежедневно.

РЕШЕНИЕ

Роботизация с помощью RPA процесса загрузки и обработки банковских выписок с отправкой отчета ответственному бухгалтеру. 

Ошибки в неверном проставлении ответственного лица (проставляется в зависимости от номера счета из назначения платежа) решены за счет сверки робота с правилами. 

По необработанным роботом платежным поручениям формируется отчет бухгалтеру для ручного ввода (в 1 из 50 случаев).

ВЫГОДЫ

  • Отсутствие ошибок и пропусков при обработке платежей
  • Сокращение временных затрат с 1 часа до 15 минут
  • Перераспределение задач позволит не нанимать дополнительного
    сотрудника при повышении объемов продаж

3. РОБОТ СборА задолженностей

ПРОБЛЕМА

Низкая скорость и эффективность бизнес-процесса - работа с должниками. Одни сотрудники каждый день формируют списки должников, другие проверяют и оформляют документы, рассылают оповещения, отслеживают статус оплаты. Отслеживание выполняется не регулярно. Имеется большая дебиторская задолженность.

РЕШЕНИЕ

Программный робот по расписанию:

  • Проверяет наличие должников во внутренних системах и документах
  • Формирует письма для клиентов, при этом проставляет в шаблоне сумму, срок, ответственного менеджера
  • Обновляет статус задолженностей
  • Формирует отчет о проделанной работе с указанием статуса проверки по каждому клиенту

ВЫГОДЫ

  • Сокращение временных затрат сотрудников на бизнес-процесс
  • Сокращение дебиторской задолженности

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ

4. РОБОТ ОбработкИ запросов на счета

Операторы получают более 50 запросов в день на выставление счета от клиентов - юридических лиц.

ПРОБЛЕМА

Оператор при поступлении заказа должен тратить время на ввод данных в систему CRM и создание счета, заказы приходят по разным каналам:

  • Сайт
  • Электронная почта
  • Мессенджер WhatsApp
  • Мессенджер Telegram

РЕШЕНИЕ

  • Автоматизированный ввод заказов и выставление счетов.
  • Робот вводит данные из заказов в учетную систему
  • Осуществляет проверку на дубликаты данных
  • В учетной системе создает счет и отправляет клиенту

ВЫГОДЫ

  • Улучшенное качество обслуживания клиентов
  • Сокращение времени и издержек на обработку заказов

5. РОБОТ ЭффективнОГО выборА поставщиков

ПРОБЛЕМА

Выбор поставщика является одним из трудоемких операций, поскольку он включает множество ручных процессов.

Менеджеры оптовой компании должны подобрать лучшее ценовое предложение от поставщиков, при этом требуется не только узнать о цене на текущий момент, но и о сроках, наличии и получить счет на оплату как можно быстрее.

Необходимо постоянно отправлять запросы коммерческих предложений десяткам поставщиков, собирать информацию, систематизировать и анализировать ее вручную.

На этот этап сделки уходит половина рабочего дня менеджера. При этом не всегда менеджер выбирает оптимального поставщика в условиях ограниченного времени на обработку запроса.

РЕШЕНИЕ

Роботизация процесса запроса коммерческих предложений и счетов от поставщиков – шаблонный процесс, и поэтому эффективно роботизируется.

С помощью Sherpa RPA запускается процесс сбора информации, моментом запуска является заполнение исходного файла с данными от менеджера.

  • 1 этап. Поиск поставщиков через поисковые запросы
  • 2 этап. Поиск электронного адреса и отправка персонализированного письма: автоматически проставляется количество, реквизиты, номер заявки, контакты ответственного менеджера
  • 3 этап. Робот отслеживает новые письма с ответами
  • 4 этап. Формируется список поставщиков, данные фильтруются. Менеджер анализирует и принимает решение о выборе.

ВЫГОДЫ

  • Менеджеры получили удобный инструмент для ежедневной работы
  • Увеличилась скорость и эффективность бизнес-процесса
  • Все действия робота логируются, процесс стал более прозрачным
  • Увеличилась скорость и эффективность сделок

6. РОБОТ АвтоматизациИ сверки итогов

Компания имеет большое количество контрагентов, большой номенклатурный ряд. Один раз в месяц бухгалтерия проводит сверку, которая парализует работу отдела.

ПРОБЛЕМА

  • Длительное время на проведение сверок с контрагентами. 
  • Сверка по нескольким сотням сделок за  месяц занимает несколько дней. 
  • Процедура отнимала  много времени, другие процессы на это время фактически парализуются.

РЕШЕНИЕ

  • Автоматизация процесса сверки с контрагентами - робот сравнивает две таблицы, составляет протоколы разногласий 
  • Робот направляет соответствующую информацию каждому из контрагентов.

ВЫГОДЫ

  • Ускорение закрытия отчетных периодов. Снижение пиковых нагрузок.
  • Отношения с контрагентами стали прозрачнее, снизилось число ошибок.

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ

7. РОБОТ СортировкИ первичных документов

ПРОБЛЕМА

Большое количество количество контрагентов и первичных бухгалтерских документов не по ЭДО.

Частые ошибки требуют содержания отдела проверки (2 сотрудника).

РЕШЕНИЕ

Сортировка первичной документации роботом. 

В случае ошибки распознавания документы направляются сотруднику (около 10% от всех документов).

  • Забор сканкопий первичных документов
  • Сортировка по типу документа
  • Переименование загрузка в систему
  • Оповещение о незагруженных документах
  • Проведение документов бухгалтером

ВЫГОДЫ

  • Сокращение временных затрат
  • Ускорение связанных бизнес-процессов

8. РОБОТ ОбновлениЯ прайс-листов

На примере оптово-розничной компании:

  • Количество поставщиков – около 100
  • Обновлением данных от поставщиков занимается каждый менеджер по продажам в своем сегменте
  • Время на выполнение обновления – около двух часов
  • Общее количестве менеджеров – 10
  • Общие временные затраты – около суток

  • Загрузка прайсов должна быть универсальной для разных форматов прайс-листов поставщиков
  • Требуется обрабатывать файлы разных форматов .xlsx, .xml, .yml, .csv
  • Требуется сопоставление товаров из прайс-листа с собственной номенклатурой

ПРОБЛЕМА

Увеличивающиеся временные затраты на обработку данных по наличию, ценам и товарному ассортименту поставщиков. Количество поставщиков растет, необходимо постоянно отслеживать наличие товаров, акции, лучшие цены и условия закупки.

Как правило, данные рутинные операции выполняются сотрудниками отдела закупки, категорийными менеджерами, менеджерами по продажам. 

РЕШЕНИЕ

Роботизация процесса обновления данных из прайс-листов поставщиков
  • 1 этап. Программный робот заходит на сайты поставщиков и скачивает прайсы
  • 2 этап. Робот сопоставляет товары из прайс-листа с собственной номенклатурой (по правилам) и формирует новый прайс в Excel
  • 3 этап. Загрузка прайса в 1С
  • 4 этап. Отчет о формировании обновленного прайс-листа отправляется на электронный адрес менеджера

ВЫГОДЫ

  • Время на выполнение операций со 100 прайс-листами сокращено до 3 часов
  • Загрузкой данных из прайс-листов теперь занимается 1 сотрудник
  • Не требуется интеграция со сторонними системами и сервисами

9. РОБОТ КатегоризациИ продуктов

ПРОБЛЕМА

Необходимость в ручном вводе названий поставляемых товаров. Задача, связанная с категоризацией продуктов, заключается в достижении необходимой степени соответствия
между единицами хранения (SKU) внутренними и поставщиков. 

При этом возникают ошибки. Время квалифицированного сотрудника тратится на рутину ежедневно.

РЕШЕНИЕ

Программный робот RPA может обрабатывать данные от различных продавцов и поставщиков, которые поступают в разных форматах файлов. 

Правила категоризации, с которыми сверяется робот, позволяют привести внешние данные в соответствие с внутренними стандартами.

ВЫГОДЫ

  • Сокращение временных затрат сотрудников на бизнес- процесс
  • Точное соответствие внутренним стандартам

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ

10. РОБОТ Сообщения о статусе отгрузки

Операторы получают более 50 запросов в день о статусе отгрузки от клиентов.

ПРОБЛЕМА

Операторы получают запросы по электронной почте, проверяют статус в ERP и отправляют ответ клиенту.

РЕШЕНИЕ

Автоматические ответы на запросы о статусе отгрузки. Робот отслеживает письма, проверяет статус в EPR и отправляет ответ клиенту.

ВЫГОДЫ

  • Сокращение временных затрат.
  • Ускорение связанных бизнес-процессов.

11. РОБОТ АналиЗА присутствия конкурентов

На примере задачи маркетингового отдела автомобильного дилера по отслеживанию позиции в выдаче.

ПРОБЛЕМА

Автодилеру требуется понимать в каждый момент времени место в выдаче по каждому объявлению на сайте Auto.ru 

Если позиции объявления держатся в топе, то нет смысла тратить рекламный бюджет. Важно выбрать правильный момент и принять решение о продвижении. 

Ручной мониторинг дает сбои: статусы объявлений отслеживаются нерегулярно, позиции падают, собственник теряет клиентов.

РЕШЕНИЕ

Программный робот для мониторинга
объявлений в выдаче на Auto ru. Менеджер готовит роботу список поисковых запросов в Excel (или обновляет Google Таблицу). Робот вводит поисковые запросы и анализирует
каждую выдачу. 

При этом сохраняет в документ порядковый номер в списке выдачи и цены на товары конкурентов. Подсвечивает объявления, которые опустились ниже 1 позиции и направляет каждый час отчет менеджеру.

ВЫГОДЫ

  • Не требуется интеграция с сторонними системами и сервисами
  • Сокращено время на выполнение операций по мониторингу цен
  • Перераспределение задач сотрудника – больше времени на важные задачи

12. РОБОТ ЕдинОГО отчетА из рекламных кабинетов и систем аналитики

Компании регулярно требуется составлять отчеты по результатам продвижения, чтобы оценивать какие каналы и предложения лучше работают. При составлении отчета по рекламным кампаниям менеджеру необходимо выгрузить и оценить данные более 10 рекламных площадок. На еженедельный отчет у сотрудника уходит до 4 часов. В каждом кабинете рекламной площадки может содержаться от 10 кампаний, в каждой из которых группы объявлений с различными креативами. 

ПРОБЛЕМА

Чтобы определить наиболее эффективный канал и предложение, нужно вручную выгрузить данные со всех площадок и объединить в сводном Excel файле. 

Сводный файл показывает результаты продвижения: какие каналы и креативы сработали лучше, нужно ли скорректировать рекламные кампании или целиком менять стратегию продвижения.

РЕШЕНИЕ

Объединение в один отчет информации из разных систем с помощь программного робота.

  • Робот пошагово собирает данные из систем аналитики
  • Собранные данные заносятся в единый Excel отчет
  • Отчет отправляется для анализа в удобном формате

ВЫГОДЫ

  • Сокращение времени на отчет до 15 мин
  • Команда сосредоточена на творческих задачах
  • Отчет составляется без ошибок и в срок

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ

13. РОБОТ МаркетинговыХ операциЙ между системами и сервисами

На примере типовых рутинных операций на стыке программ и веб-сервисов

ПРОБЛЕМА

Отсутствие интеграции между системами, сайтами и веб-сервисами. Менеджер по определенному событию-триггеру выполняет запуск рассылок, конвертацию файлов, отправку писем и т.д.

В подобных процессах часто возникают ошибки при ручном переносе данных, рутинные, но важные процессы выполняются с задержками и без энтузиазма.

РЕШЕНИЕ

Каждый раз, когда в CRM добавляется новый продукт, Mailchimp автоматически отправляет электронное письмо всем участникам из списка рассылки. Каждый месяц робот по заданному списку сайтов собирает данные трафика от Alexa Internet. Результаты сохраняются в Google Таблицы. 

Каждый день робот отправляет в Slack отчет Google Analytics за предыдущий день. Каждый раз, когда приходит новое электронное письмо, выбранные данные из письма добавляются в новую строку электронной таблицы Google Таблиц. 

Каждый раз, когда на сайте в WordPress публикуется новый пост, робот автоматически сокращает URL-адрес с помощью сервиса Bitly.com и делится постом в группе Facebook.

ВЫГОДЫ

  • Заменяет долгую и дорогую интеграцию систем
  • Самое выгодное решение, если у сервисов нет API
  • Работает 24 часа в сутки, 7 дней в неделю и не требует ручного управления
  • Готовые шаблоны и возможность создать решение для любой программы или веб-сервиса
  • Доступны функции работы с текстом, датами, числами, а не только обмен данными

14. РОБОТ ОбогащениЯ информации о клиентах

ПРОБЛЕМА

Требуется увеличить ценность данных о клиентах путем обогащения информации с общедоступных или профессиональных сайтов и социальных сетей.  Ручной сбор информации отнимает много времени.

РЕШЕНИЕ

С помощью программного робота полностью автоматизируется сбор данных из любых источников. Роботу требуется задать поисковые запросы и формат целевых результатов. По
результатам поиска робот дополняет профили потенциальных и действующих клиентов информацией из общедоступных источников.

ВЫГОДЫ

  • Не требуется интеграция с сторонними системами и сервисами
  • Сокращено время на выполнение операций по мониторингу цен
  • Перераспределение задач сотрудника – больше времени на важные задачи

15. РОБОТ ПоискА новых потенциальных клиентов

На примере типовых рутинных операций на стыке программ и веб-сервисов

ПРОБЛЕМА

Поиск новых потенциальных клиентов и ввод контактных данных в собственные информационные системы вручную - трудоемкая задача. Источников много, все форматы данных разные.  

РЕШЕНИЕ

Процесс поиска лидов через социальные сети и поисковые запросы с помощью программного робота. Роботу требуется задать поисковые запросы и формат целевых результатов.

ВЫГОДЫ

  • Генерация потока потенциальных клиентов
  • Снижение стоимости лидов

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ

16. РОБОТ СборА релевантных лидов

ПРОБЛЕМА

Задача: поставить на поток поиск подходящих клиентов из среднего и крупного бизнеса и активную лидогенерацию без участия менеджера по продажам. Категории: руководители отделов логистики, кадров, бухгалтерии, HR, коммерческие директора, директора по развитию.

РЕШЕНИЕ

Ищем лидов (ЛПРов) в их резюме на HeadHunter. Фильтруем по критериям, валидируем компанию по Контур.Фокус/Спарк и только потом покупаем контакт, затем добавляем в автоворонку, далее запускается внешний сервис голосовых рассылок (обзвон роботом).

ВЫГОДЫ

Автоматизирован процесс активной лидогенерации: менеджер по продажам работает только с горячими откликами. 

Средняя стоимость подогретого лида – 260 руб.

17. РОБОТ ПланированиЯ и контролЯ рекламного бюджета

ПРОБЛЕМА

Требуется увеличить контроль над расходами и сократить время на составление прогноза бюджета. Бюджет планируется на основе статистики за прошедшие периоды, в разрезах: по рекламным каналам, типу аудитории, направлениям. Итоговая матрица состоит из более 3000 позиций бюджета.

РЕШЕНИЕ

Робот обращается к статистике каждой компании и с учетом прошлых остатков
по каждому каналу формирует прогноз. В течение отчетного периода робот оповещает о направлениях рекламы, где расходы приближаются к превышению бюджета.

ВЫГОДЫ

  • Сокращение временных затрат
  • Ускорение связанных бизнес-процессов

18. РОБОТ ПриемА на работу и увольнениЯ

ПРОБЛЕМА

При приеме на работу или увольнении необходимо выполнить множество шаблонных действий, в процессе задействованы сотрудники разных департаментов: HR, ИТ-подразделение, бухгалтерия. Данные дублируются отделами, сроки не соблюдаются.

РЕШЕНИЕ

  • Запуск процесса оформления нового сотрудника в штат с момента сканирования документов
  • Робот (имея встроенный модуль OCR) распознает документы
  • Регистрирует данные в информационной системе компании
  • Выдает необходимые доступы
  • Оформляет заявки на выдачу пропуска и другие
  • Совершает другие обязательные действия в системах с учетом должности сотрудника

ВЫГОДЫ

  • Точность и надежность информации. Сокращены затраты на исправление ошибок и штрафы
  • Высвобождается время сотрудника для более полезных и интеллектуальных дел
  • Ускорение документооборота. В 2 раза ускоряются процессы оформления
  • Роботизация кадровой работы снижает операционные затраты более чем на 20%


ВЫГОДЫ ДЛЯ КОМПАНИИ

до 60%

сокращение затрат

менее 1%

вероятность ошибок в процессах 

в 5-100 раз

быстрее выполнение работы

24/7

работает круглосуточно

СФЕРЫ ПРИМЕНЕНИЯ

ПРОДАЖИ, ЗАКУПКИ, СКЛАД
НА 70% БЫСТРЕЕ

  • мониторинг цен и предложений
  • импорт и экспорт ставок
  • управление заказами и транспортом
  • анализ остатков
  • сбор данных и подготовка отчетов

Бухгалтерия и финансы
а 90% быстрее

  • роботизация выставления счетов
  • роботизация ввода документов
  • роботизация бухгалтерских операций
  • роботизация подготовки отчетности
  • контроль задолженностей и подготовка сверок

Кадровый отдел HR
на 80% быстрее

  • роботизация сбора информации о кандидатах
  • роботизация обработки документов и ввода данных о сотрудниках
  • формирование документации, больничных и отпускных листов
  • обработка заявок от претендентов

Офисные ЗАДАЧИ
на 90% меньше ручного труда

  • обработка входящей почты и сообщений
  • распознавание текста из отсканированных документов
  • конвертация данных (текстовых, табличных)
  • перенос данных между системами
  • роботизация формирования отчетности

IT сфера
на 90% быстрее

  • перенос данных между системами
  • мониторинг компьютерных систем и приложений
  • интеграция между любыми программными продуктами

НАПИШИТЕ НАМ

Будем рады оказаться полезными