ТИПОВЫЕ БИЗНЕС ЗАДАЧИ РЕШАЕМЫЕ RPA

Необходимо проверять каждого нового контрагента перед заключением договора. Для осуществления проверки компания содержит юридический отдел. Проверки занимают неоправданно много времени, а сам процесс монотонный. 

Кроме того, в деятельности компании были ситуации, когда налоговые органы отказывали в вычете НДС и признавали сделку сомнительной по причине ненадежности контрагента

После роботизации все проверки проводит программный робот. Робот проверяет выписку и ЕГРЮЛ, сайт Госзакупок, Федеральный реестр сведений о банкротстве на предмет нахождения поставщика в черном списке. 

Один сотрудник юридического отдела получает результаты проверок и предварительное решение о благонадежности контрагента.

• Сокращение временных затрат до 10 минут на контрагента
  
• Проверками занимается 1 сотрудник
  
• Процесс на 90% автоматизирован

Бухгалтеры оптовой компании, имеющей счета в нескольких банках, ежедневно тратят не менее 1 часа на обработку платежей. 

Кроме загрузки платежек в 1С, бухгалтеру требуется заполнить обязательные поля, исходя из назначения платежа - номер заказа, ответственного менеджера, комментарий. Часто возникают ошибки. 

Время квалифицированного сотрудника тратится на рутину ежедневно.

Роботизация с помощью RPA процесса загрузки и обработки банковских выписок с отправкой отчета ответственному бухгалтеру. 

Ошибки в неверном проставлении ответственного лица (проставляется в зависимости от номера счета из назначения платежа) решены за счет сверки робота с правилами. 

По необработанным роботом платежным поручениям формируется отчет бухгалтеру для ручного ввода (в 1 из 50 случаев).

• Отсутствие ошибок и пропусков при обработке платежей
  
• Сокращение временных затрат с 1 часа до 15 минут
  
• Перераспределение задач позволит не нанимать дополнительного
  сотрудника при повышении объемов продаж
  

Низкая скорость и эффективность бизнес-процесса - работа с должниками. Одни сотрудники каждый день формируют списки должников, другие проверяют и оформляют документы, рассылают оповещения, отслеживают статус оплаты. Отслеживание выполняется не регулярно. Имеется большая дебиторская задолженность.

Программный робот по расписанию:

• Проверяет наличие должников во внутренних системах и документах
• Формирует письма для клиентов, при этом проставляет в шаблоне сумму, срок, ответственного менеджера
• Обновляет статус задолженностей
• Формирует отчет о проделанной работе с указанием статуса проверки по каждому клиенту

• Сокращение временных затрат сотрудников на бизнес-процесс
  
• Сокращение дебиторской задолженности
  

Оператор при поступлении заказа должен тратить время на ввод данных в систему CRM и создание счета, заказы приходят по разным каналам:

• Сайт
• Электронная почта
• Мессенджер WhatsApp
• Мессенджер Telegram

• Автоматизированный ввод заказов и выставление счетов.
• Робот вводит данные из заказов в учетную систему
• Осуществляет проверку на дубликаты данных
• В учетной системе создает счет и отправляет клиенту

• Улучшенное качество обслуживания клиентов
  
• Сокращение времени и издержек на обработку заказов
  

Выбор поставщика является одним из трудоемких операций, поскольку он включает множество ручных процессов.

Менеджеры оптовой компании должны подобрать лучшее ценовое предложение от поставщиков, при этом требуется не только узнать о цене на текущий момент, но и о сроках, наличии и получить счет на оплату как можно быстрее.

Необходимо постоянно отправлять запросы коммерческих предложений десяткам поставщиков, собирать информацию, систематизировать и анализировать ее вручную.

На этот этап сделки уходит половина рабочего дня менеджера. При этом не всегда менеджер выбирает оптимального поставщика в условиях ограниченного времени на обработку запроса.

Роботизация процесса запроса коммерческих предложений и счетов от поставщиков – шаблонный процесс, и поэтому эффективно роботизируется.

С помощью Sherpa RPA запускается процесс сбора информации, моментом запуска является заполнение исходного файла с данными от менеджера.

• 1 этап. Поиск поставщиков через поисковые запросы
• 2 этап. Поиск электронного адреса и отправка персонализированного письма: автоматически проставляется количество, реквизиты, номер заявки, контакты ответственного менеджера
• 3 этап. Робот отслеживает новые письма с ответами
• 4 этап. Формируется список поставщиков, данные фильтруются. Менеджер анализирует и принимает решение о выборе.

• Менеджеры получили удобный инструмент для ежедневной работы
  
• Увеличилась скорость и эффективность бизнес-процесса
  
• Все действия робота логируются, процесс стал более прозрачным
  
• Увеличилась скорость и эффективность сделок
  

• Длительное время на проведение сверок с контрагентами. 
• Сверка по нескольким сотням сделок за  месяц занимает несколько дней. 
• Процедура отнимала  много времени, другие процессы на это время фактически парализуются.

• Автоматизация процесса сверки с контрагентами - робот сравнивает две таблицы, составляет протоколы разногласий 
  
• Робот направляет соответствующую информацию каждому из контрагентов.

• Ускорение закрытия отчетных периодов. Снижение пиковых нагрузок.
  
• Отношения с контрагентами стали прозрачнее, снизилось число ошибок.
  

Большое количество количество контрагентов и первичных бухгалтерских документов не по ЭДО.

Частые ошибки требуют содержания отдела проверки (2 сотрудника).

Сортировка первичной документации роботом. 

В случае ошибки распознавания документы направляются сотруднику (около 10% от всех документов).

• Забор сканкопий первичных документов
• Сортировка по типу документа
• Переименование загрузка в систему
• Оповещение о незагруженных документах
• Проведение документов бухгалтером

• Сокращение временных затрат
  
• Ускорение связанных бизнес-процессов
  

• Количество поставщиков – около 100
• Обновлением данных от поставщиков занимается каждый менеджер по продажам в своем сегменте
• Время на выполнение обновления – около двух часов
• Общее количестве менеджеров – 10
• Общие временные затраты – около суток

• Загрузка прайсов должна быть универсальной для разных форматов прайс-листов поставщиков
• Требуется обрабатывать файлы разных форматов .xlsx, .xml, .yml, .csv
• Требуется сопоставление товаров из прайс-листа с собственной номенклатурой
  

Как правило, данные рутинные операции выполняются сотрудниками отдела закупки, категорийными менеджерами, менеджерами по продажам. 

• 1 этап. Программный робот заходит на сайты поставщиков и скачивает прайсы
• 2 этап. Робот сопоставляет товары из прайс-листа с собственной номенклатурой (по правилам) и формирует новый прайс в Excel
• 3 этап. Загрузка прайса в 1С
• 4 этап. Отчет о формировании обновленного прайс-листа отправляется на электронный адрес менеджера
  

• Время на выполнение операций со 100 прайс-листами сокращено до 3 часов
  
• Загрузкой данных из прайс-листов теперь занимается 1 сотрудник
  
• Не требуется интеграция со сторонними системами и сервисами
  

Необходимость в ручном вводе названий поставляемых товаров. Задача, связанная с категоризацией продуктов, заключается в достижении необходимой степени соответствия
между единицами хранения (SKU) внутренними и поставщиков. 

При этом возникают ошибки. Время квалифицированного сотрудника тратится на рутину ежедневно.

Программный робот RPA может обрабатывать данные от различных продавцов и поставщиков, которые поступают в разных форматах файлов. 

Правила категоризации, с которыми сверяется робот, позволяют привести внешние данные в соответствие с внутренними стандартами.

• Сокращение временных затрат сотрудников на бизнес- процесс
  
• Точное соответствие внутренним стандартам
  

• Сокращение временных затрат.
• Ускорение связанных бизнес-процессов.
  

Автодилеру требуется понимать в каждый момент времени место в выдаче по каждому объявлению на сайте Auto.ru 

Если позиции объявления держатся в топе, то нет смысла тратить рекламный бюджет. Важно выбрать правильный момент и принять решение о продвижении. 

Ручной мониторинг дает сбои: статусы объявлений отслеживаются нерегулярно, позиции падают, собственник теряет клиентов.

Программный робот для мониторинга
объявлений в выдаче на Auto ru. Менеджер готовит роботу список поисковых запросов в Excel (или обновляет Google Таблицу). Робот вводит поисковые запросы и анализирует
каждую выдачу. 

При этом сохраняет в документ порядковый номер в списке выдачи и цены на товары конкурентов. Подсвечивает объявления, которые опустились ниже 1 позиции и направляет каждый час отчет менеджеру.

• Не требуется интеграция с сторонними системами и сервисами
• Сокращено время на выполнение операций по мониторингу цен
• Перераспределение задач сотрудника – больше времени на важные задачи
  

Чтобы определить наиболее эффективный канал и предложение, нужно вручную выгрузить данные со всех площадок и объединить в сводном Excel файле. 

Сводный файл показывает результаты продвижения: какие каналы и креативы сработали лучше, нужно ли скорректировать рекламные кампании или целиком менять стратегию продвижения.

• Робот пошагово собирает данные из систем аналитики
• Собранные данные заносятся в единый Excel отчет
• Отчет отправляется для анализа в удобном формате

• Сокращение времени на отчет до 15 мин
• Команда сосредоточена на творческих задачах
  
• Отчет составляется без ошибок и в срок
  

Отсутствие интеграции между системами, сайтами и веб-сервисами. Менеджер по определенному событию-триггеру выполняет запуск рассылок, конвертацию файлов, отправку писем и т.д.

В подобных процессах часто возникают ошибки при ручном переносе данных, рутинные, но важные процессы выполняются с задержками и без энтузиазма.

Каждый раз, когда в CRM добавляется новый продукт, Mailchimp автоматически отправляет электронное письмо всем участникам из списка рассылки. Каждый месяц робот по заданному списку сайтов собирает данные трафика от Alexa Internet. Результаты сохраняются в Google Таблицы. 

Каждый день робот отправляет в Slack отчет Google Analytics за предыдущий день. Каждый раз, когда приходит новое электронное письмо, выбранные данные из письма добавляются в новую строку электронной таблицы Google Таблиц. 

Каждый раз, когда на сайте в WordPress публикуется новый пост, робот автоматически сокращает URL-адрес с помощью сервиса Bitly.com и делится постом в группе Facebook.

• Заменяет долгую и дорогую интеграцию систем
  
• Самое выгодное решение, если у сервисов нет API
  
• Работает 24 часа в сутки, 7 дней в неделю и не требует ручного управления
  
• Готовые шаблоны и возможность создать решение для любой программы или веб-сервиса
  
• Доступны функции работы с текстом, датами, числами, а не только обмен данными

• Не требуется интеграция с сторонними системами и сервисами
• Сокращено время на выполнение операций по мониторингу цен
• Перераспределение задач сотрудника – больше времени на важные задачи
  

• Генерация потока потенциальных клиентов
  
• Снижение стоимости лидов
  

Средняя стоимость подогретого лида – 260 руб.

• Сокращение временных затрат
  
• Ускорение связанных бизнес-процессов
  

• Запуск процесса оформления нового сотрудника в штат с момента сканирования документов
• Робот (имея встроенный модуль OCR) распознает документы
• Регистрирует данные в информационной системе компании
• Выдает необходимые доступы
• Оформляет заявки на выдачу пропуска и другие
• Совершает другие обязательные действия в системах с учетом должности сотрудника

• Точность и надежность информации. Сокращены затраты на исправление ошибок и штрафы
• Высвобождается время сотрудника для более полезных и интеллектуальных дел
• Ускорение документооборота. В 2 раза ускоряются процессы оформления
• Роботизация кадровой работы снижает операционные затраты более чем на 20%