как в разы ускорить согласование договоров в Битрикс24

кейс БИТРИКС24

О чем пойдет речь в данной статье?

В настоящий момент всем понятно, что без систем электронного документооборота и согласований теперь уже никак. Скорость – вот ключ к получению одного из конкурентных преимуществ, благодаря слаженной работе, порядку и прозрачности процессов.

Часть наших клиентов из сегмента среднего и крупного бизнеса, делают выбор в пользу разработки процессов согласований прямо в Битрикс24. Это обосновано, во-первых, возможностями самого Битрикс24 к построению таких процессов, а во-вторых, близостью к другим процессам, связанным с согласованием – все в режиме одного окна. 

Этот кейс – разработка процессов согласования компаний и договоров в крупной логистической компании. Руководство поставило бизнесу задачу – увеличить скорость согласований, но мы предложили в ответ несколько больше: 

Сделать стройные процессы согласований, учитывающие маршруты по типам на базе смарт-процессов Битрикс24.
Разработать обмены с системами скоринга и проверки СБ.
Спрямить коммуникации между участниками и системой.
Автоматически формировать документ “Лист согласования” в печатной форме.
Разработать систему напоминаний, чтобы согласования не подвисали.
И все это с учетом всех нюансов уникального процесса согласования именно этой компании.

Перейдем к описанию основных компонентов решения.

Упрощенная майндкарта согласований

РОЛИ В ПРОЦЕССЕ

В согласовании участвуют несколько ролей, которые мы определяем в специальном справочнике “Матрица Согласующих”. В этом справочнике определяем сотрудников и заместителей для ролей:

  • юрист,
  • финансовый директор,
  • финансовый менеджер
  • коммерческий директор,
  • главный бухгалтер,
  • кредитный контролер,
  • операционный директор,
  • директор по закупкам,
  • генеральный директор.
  • ассистент генерального директора,
  • ответственные по продуктам компании.

Роль “Сотрудник СБ” выделена на аутсорс и заменена на сервис от компании, с которой мы разработали обмен по API, об этом ниже в статье.

Типы согласований

Согласованию подлежат Компании (клиенты и контрагенты), они порождаются процессом согласования Соглашения. Соглашения это Договор или Дополнительное соглашение к договору. 
Дополнительное соглашение, обязательным образом имеет связь с договором, с которым оно связано и маршрут такого документа имеет свои особенности.

Оба этих связанных процесса мы определили на базе смарт-процессов Битрикс24.

ЧТО ТАКОЕ СОГЛАСОВАНИЕ? ЭТО ДОКУМЕНТ “ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЙ”

В любой момент мы можем распечатать Лист согласования, в котором есть вся информация по документу согласования:

  1. тип соглашения
  2. номер документа,
  3. номер в системе ТМС,
  4. информация о финальном статусе документа.
А также, о каждом голосе каждого согласующего:
  • статус согласования,
  • дата и время, когда был отдан голос,
  • примечание к голосу.
Такой документ система генерирует в начале процесса, а также обновляет после каждого голоса участников согласования и сохраняет в карточку смарт процесса. В любой момент, из поля в карточке или из тайм-лайна можно взять актуальный лист.

ПРИНЦИПЫ СОЗДАНИЯ ПРОЦЕССОВ - ПРОДУКТ И ПОДПРОДУКТЫ

КАЖДЫЙ ПРОЦЕСС МЫ УСТРАИВАЕМ ПО ПРИНЦИПУ:  ПРОЦЕСС ДАЕТ НАМ ПРОДУКТ, А КАЖДАЯ СТАДИЯ ДАЕТ ПОДПРОДУКТ 
Продуктом процесса согласования является компания или документ, которые согласованы к работе или отклонены. Подпродуктом на каждой стадии является законченный этап, в котором меняется качественное состояние элемента процесса. Например, на стадии “Новое согласование” мы определяем и описывает параметры элемента процесса, а на стадии “Согласование Юрист” мы получаем подпродукт в виде разрешения от юриста идти дальше по процессу.
На каждой стадии мы получаем подпродукт путем выставления заданий различным ролям последовательно и параллельно. Задания описываем подробно, предоставляя полную информацию, которая уже есть в системе и нужна для принятия решения или выполнения работы.

Статусы процесса согласования Компании

Согласование компании - это блокирующий процесс для согласования Договора, если он первый с этой компанией в системе. Поэтому опишем этот процесс первым.

1. НОВОЕ СОГЛАСОВАНИЕ

На этой стадии инициатор запускает старт согласования. Подтверждение старта переводит согласование на следующую стадию.

2. ЗАПРОС ДОКУМЕНТОВ

На данной стадии происходит несколько действий:
  1. Клиенту или подрядчику отправляется автоматическое письмо со ссылкой на задание бизнес процесса, в которой он заполняет поля данных о компании и прикладывает скан-копии документов, которые требуются для согласования,
  2. Через автоматический обмен с сервисом ЛИК-ЭКСПЕРТ, система получает данные о компаний, параметры ее финансовой деятельности, а также другие отчеты, необходимые для первичной оценки,
  3. Порождается операционная задача согласования, к которой автоматически подключаются все заинтересованные сотрудники для обсуждения, обмена комментариями и координации работы,
  4. Запускается цикл ожидания и инициации, который позволит ответственному по согласованию не забыть про текущую задачу стадии - получить с клиента полноту данных по компании.
Как только полный перечень данных и документов получен, переходим в следующую стадию.  

3. СОГЛАСОВАНИЕ СБ

На этой стадии работает автоматический обмен. Через API информация о компании направляется в сервис проверки.
Ответ от аутсорсинговой службы безопасности классифицируется системой автоматически и, в зависимости от решения мы либо идем в следующую стадию, либо возвращаемся на стадию назад и делаем дозапрос документов. 

4. НА СОГЛАСОВАНИИ

Когда мы прошли проверку СБ, переходим к каскадному согласованию.
Главный бухгалтер, Юрист, Коммерческий и Финансовый директора, последовательно выдают свои резолюции на работу с компанией.
Если все отдали свои резолюции, то переходим в стадию Успех. 

5. УСПЕХ (КОМПАНИЯ ДОПУЩЕНА К РАБОТЕ)

И уже в стадии успех мы возвращаем сигнал в процесс Согласования Договора/Допсоглашения, что можно продолжать работу.
Дополнительно, устанавливаем признак Согласована к работе в crm-карточку компании. Через паузу в 180 дней данный признак будет удален и компанию нужно будет согласовывать снова. 

6. ПРОВАЛ

В случае, если компания не допущена к сотрудничеству, в данной стадии мы также ставим признак “Невалидная компания” в crm-карточку в соответствующее поле.

Стадия на согласовании

СТАТУСЫ ПРОЦЕССА СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРА/ДОПСОГЛАШЕНИЯ

1. НОВЫЙ ДОГОВОР / СОГЛАШЕНИЕ

На этой стадии, инициатор согласования прежде всего выполняет задание на определение первичных параметров:

  • Номер договора фактический,
  • Тип договора (С клиентом, С подрядчиком),
  • Вид договора (ТО, ТЭО, Договор Заявка, Административный),
  • Формат договора (Типовой договор, Нетиповой договор, Дополнительное соглашение),
  • Способ подписания (Бумага/ЭДО).
Номер договора проверяется на дубль, запрашивается сумма по договору и, пройдя через ряд условий переходим к выбору продуктов для согласования. Продукты компании, по которым идет согласование документа определяют список согласующих для данного процесса.
Когда все параметры собраны, а список согласующих в соответствии со всеми условиями сформирован, выдаем задание на Старт согласования. Выполненное задание переводит элемент смарт процесса в следующую стадию. 

2. ОЖИДАНИЕ СОГЛАСОВАНИЯ КОМПАНИИ

На этой стадии проверяем, есть ли у компании признак “Согласована к работе” и, если признак не установлен, то порождаем новый элемент процесса согласования.
Если компания согласована к работе, то переходим в следующую стадию. 

3. СОГЛАСОВАНИЕ УСЛОВИЙ ТИПОВОГО ДОГОВОРА

Если в изначальных параметрах элемента мы указали согласование типового договора, то в этой стадии нам нужно согласовать типовой договор со встречной стороной.
Типовые договора генерируется системой автоматически на основании данных CRM, направляются встречной стороне также автоматически.
Далее мы ждем либо согласования, либо протокол разногласий.
В конечном итоге, когда документ согласован, переходим на следующую стадию.  

4. НА СОГЛАСОВАНИИ

Порождаем операционную задачу и помещаем в соисполнители всех согласующих. Эта задача создается для координации согласования и обмена мнениями по документу.
Формируем лист согласований, как было описано выше.
Выдаем задание каждому согласующему и ждем, пока все проголосуют. После чего - передаем всю полноту информации Юристу, который должен выполнить финальное согласование.
Юрист финально согласовывает документ и элемент смарт процесса переходит на следующую стадию. 

5. ВНУТРЕННЕЕ ПОДПИСАНИЕ

На этой стадии, в зависимости от типа подписания, выдаем ассистенту Генерального Директора задание:
ЕСЛИ ПОДПИСАНИЕ ЧЕРЕЗ ЭДО

  1. Распечатать лист согласования (+ ссылка на файл для печати)
  2. Совместно с генеральным директором подписать договор в ЭДО - (ссылка на документ в системе ЭДО)
ЕСЛИ ПОДПИСАНИЕ БУМАЖНОГО ВАРИАНТА
  1. Распечатать лист согласования (+ ссылка на файл для печати)
  2. Распечатать договор (+ ссылка на файл для печати)
  3. Подписать у генерального директора
После выполнения задания переходим в следующую стадию.

6. ОБМЕН СКАНАМИ/ЭДО

В зависимости от типа подписания выдаем Инициатору задание на возврат оригиналов:
ЕСЛИ ПОДПИСАЛИСЬ ПО ЭДО

  1. Сообщить контрагенту что договор подписан в ЭДО
  2. Скачать из ЭДО подписанный договор с цифровой отметкой
  3. Приложить файл в поле
ЕСЛИ ПОДПИСАЛИСЬ НА БУМАГЕ
  1. Подписать у контрагента
  2. Отсканировать
  3. Приложить файл в поле
Для формирования облачного архива документов, очень важно требование в задании приложить файл документа в поле элемента смарт-процесса. Таким образом, при необходимости всегда можно поднять информацию, если она не будет доступна в других местах хранения.
После выполнения задания переходим в следующую стадию.  

7. ПРОВЕРКА ЮРИСТОМ

На этой стадии выдаем задание юристу проверить документацию и подтвердить, что все соответствует соглашению и все файлы подгружены в соответствующие поля.
После выполнения задания переходим в следующую стадию. 

8. УСПЕХ - СОГЛАСОВАНО И ПОДПИСАНО

На данной стадии не производится никаких действий, но в будущем всегда можно дооснастить стадию заданиями и автоматическими действиями.  

9. ПРОВАЛ

Если согласование было запущено из сделки коммерческого департамента, то сделка также отправляется в провал.

Стадия на согласовании

СИСТЕМА КОНТРОЛЯ И НАПОМИНАНИЙ

На всех стадиях, параллельно заданиям, выставлены активити контроля, чтобы напоминать ответственному (или заместителю) в задании, что задание требует выполнения.
В случае, если сотрудник игнорирует задание длительное время, подается сигнал его непосредственному руководителю.
Такая методика работы с напоминаниями позволила существенно сократить сроки голосования по согласованиям и выхода согласований в финальную стадию. 

Отчетность 

На всех стадиях процессов согласования мы расставили действия, которые фиксируют в базу данных дату входа в стадию и даты выхода из стадии. Логирование этих сообытий позволяет анализоровать через отчетность такие параметры как время в стадии в разрезе типов документов, ответственных и других условий.  

Итоги внедрения 

Главная задача - ускорение прохождения документа / соглашения / компании через процесс согласования выполнена. Если ранее согласование одного договора могло занимать недели, то теперь в пределах трех дней удается довести элемент до одной из финальных стадий.

Существенную роль в оптимизации скорости сыграли интеграции с Лик-Эксперт и аутсорсингом заключений службы безопасности.
Порядок в процессах, систем напоминаний в целом внесло прозрачности в весь участок. Отчетность позволяет сделать выводы относительно узких мест и успешно их расшивать.
Любой документ теперь легко найти, вся история обработки как на ладони. Доступ ко всем согласованиям компании прямо в карточке CRM.
Автоматическая генерация документов, листа согласований позволяет сотрудникам сосредоточиться на “человеческих” задачах. 
Стадия на согласовании

Планы на будущее  

Руководство клиента оценило работу в с новыми инструментами. Ввиду этого запланирована и согласована работа по следующих направлениям: 

  • организовать оборот счетов, первичных документов,
  • согласование маркетинговых активностей,
  • заявок сотрудников по соответствующим маршрутам,
  • согласование служебных записок,
  • а также, организовать облачный электронный архив документации.  

НАПИШИТЕ НАМ

Будем рады оказаться полезными