2024
Системные проблемы компаний
Компании, бизнес которых связан с предоставлением в аренду номерного фонда от нескольких десятков номеров и более, традиционно сталкиваются с одними и теми же системными проблемами.
Небольшие отели. Сети мини-отелей, разбросанных по региону. Агентства, управляющие десятками, а порой и сотнями квартир в большом городе. Перед всеми встают одни и те же задачи:
- обработка заявок и бронирований,
- прием основных и дополнительных платежей,
- коммуникации с гостями,
- своевременное заселение и выселение,
- уборка и подготовка объекта,
- мониторинг и поддержание технического состояния объекта,
- и множество других задач, включая маркетинг, найм и управление кадрами и так далее.
Задачи непростые, “в лоб”, простым наращиванием персонала, не решаются. Не говоря уже о том, что подобрать качественный персонал и подготовить его - еще одна большая задача.
Более того, не секрет, что любой бизнес старается оптимизировать затраты, в том числе на сотрудниках и процессах, не участвующих в создании ценности для конечного клиента.
Нужны современные решения
В первую очередь - управленческие и IT-решения. Мы имеем опыт разработки и внедрения подобных решений для наших клиентов как в России, так и в курортных регионах Европы.
Используя Битрикс24, как BPM платформу, мы создаем комплексное решение для нашего клиента, закрывающее большую часть вопросов и проблем. Широкое применение автоматизации, роботизации повышает качество и скорость ежедневных операций, повышая общий уровень сервиса и компании в целом. Серьезное снижение нагрузки на персонал создает предпосылки для его перепрофилирования, либо сокращения.
Снимая проблемы, ускоряя процессы, повышая их качество и рентабельность – мы “находим” потерянные, недозаработанные деньги. А работая по-новому – открываем новые перспективы масштабирования компании клиента на будущее.
Компоненты решения
Оба этих связанных процесса мы определили на базе смарт-процессов Битрикс24.
CHANNEL MANAGER
Использование СМ сегодня - практически стандарт отрасли. Множество интернет-площадок и агрегаторов на рынке аренды недвижимости необходимо синхронизировать и централизованно управлять номерным фондом.
Современные СМ предоставляют API, с помощью которого происходит полноценная интеграция СМ с Битрикс24. В результате получаем массу возможностей, автоматизацию рутинных процессов, многократное ускорение обработки, коммуникации, приема платежей.
- бронирования автоматически приходят в Б24 и порождают в нем сделку.
- бронирования, созданные в Б24 (прямые брони) автоматически уходят в СМ и закрывают даты на всех каналах (двунаправленная синхронизация).
БИТРИКС24
РАБОТА С БРОНИРОВАНИЯМИ
Все бронирования в Б24 отображаются в виде списка или канбана, а также в нашем фирменном приложении “Шахматка”, где в удобном графическом интерфейсе можно управлять бронированиями. Приложение предоставляет следующие возможности:
- Возможность автоматически выставлять счета гостям.
- Возможность подключения платежных систем и организации автоматического списания оплаты с карты гостя.
КОММУНИКАЦИИ С ГОСТЯМИ
Автоматическое выставление всех задач, связанных с обслуживанием бронирования, в нужный момент, на нужное время, нужным сотрудникам, а именно:
- встреча и трансфер
- заселение, ознакомление гостей с правилами, получение залога
- выселение, проверка объекта, возврат залога
- задача на уборку объекта, подготовку к заселению
- любые другие задачи, согласно процессам, принятым в компании
Сотрудники “в полях” взаимодействуют с задачами со своих смартфонов, а их руководитель, в режиме реального времени видит всю картину прогресса по задачам и имеет возможность вносить коррективы в график задач его подчиненных
УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ, В ТОМ ЧИСЛЕ УДАЛЕННО
Автоматическая рассылка сообщений и уведомлений гостя на разных стадиях бронирования (от получения заявки, оплаты, до напоминании о заезде-выезде и т.д.)
Отправка сообщений и уведомлений на E-mail, WhatsApp, Телеграм
Автоматическая, полуавтоматическая и ручная обработка входящих звонков от гостей - любой сценарий, который может потребоваться, в зависимости от стадии брони, времени суток и т.д.
Модуль удаленного сотрудника
Персонал “в полях” должен не только получать задания и отчитываться по ним, но и иметь возможность сообщать важную информацию в офис компании. Причем, это должно быть очень легко и быстро, так как сотрудник находится в полевый условиях и выполняет основную задачу.
Мы разработали специальный модуль, который запускается на любом смартфоне (иконка открывает авторизованную ссылку в браузере). Сотрудник, используя простое меню, выбирает один из заложенных в модуль сценариев:
- Гость выезжает раньше окончания бронирования - система автоматически вносит изменения в бронь и открывает даты;
- Гость желает продлить бронирование - система автоматически вносит изменения в бронь, закрывает даты, выставляет счет гостю, высылает уведомление гостю;
- Объект требует обслуживания техником (проблемы с сантехникой, электрикой, любые другие причины) – система автоматически выставляет задачу в Технический Отдел, уведомляет его руководителя. Также уведомляет инициатора о запланированном визите техника.
Модуль найма персонала
Не секрет, что в данной отрасли текучка обслуживающего персонала носит массовый характер. Соответственно, работа по поиску, отбору и подготовке новых сотрудников - практически непрерывный процесс. Для его оптимизации и снижения нагрузки на HR отдел был разработан отдельный модуль.
- Все объявления о найме (на специализированных порталах, соцсетях, в рекламных объявлениях) содержат ссылку на специальную CRM-форму, являющуюся функционалом Битрикс24;
- Соискатель переходит по ссылке и заполняет ее;
- Заполненная форма порождает сделку HR направления;
- Сделка автоматически направляет соискателю еще одну, более расширенную форму-анкету;
- После заполнения анкеты сделка переходит в соответствующую стадию, где сотрудник HR получает задание ознакомиться с уже полностью собранной информацией по соискателю и принять решение о собеседовании.
Любые кастомные решения по запросу
Разумеется, у каждой компании свои сценарии и процессы. Мы готовы исследовать их и разработать уникальные бизнес процессы для компании Клиента и решить задачи связанные с:
- отслеживанием полевого персонала,
- интеграциями с системами доступа,
- учетом уникальных процессов,
- процессами качества,
- отчетностью и мониторинга.
Обращайтесь, мы с удовольствием предложим оптимальное решение, разработанное именно под Ваши бизнес-процессы!
НАПИШИТЕ НАМ
Будем рады оказаться полезными