Юристу нужен договор поставки от 2022 года. Название файла не помнит, номер договора тоже. Помнит только, что там упоминалась конкретная торговая сеть и особые условия возврата. Начинается поиск по папкам на сервере, перебор десятков сканов, открытие каждого файла. Час работы, а результата нет.
Проблема не в забывчивости сотрудника. Проблема в том, что стандартный поиск по файлам работает только с названиями документов. Если скан называется "Scan_20220315.pdf" - найти его по содержимому невозможно. Текст внутри изображения для системы не существует.
Когда в архиве сотни договоров, актов, спецификаций в виде сканов - каждый поиск становится лотереей. Сотрудники тратят время на ручной перебор, откладывают задачи, теряют важные документы. Отсутствие быстрого доступа к информации замедляет принятие решений и создает риски для бизнеса.
Битрикс24.Диск предоставляет централизованное хранилище для всех документов компании. Вместо разрозненных папок на локальных компьютерах и сетевых дисках все файлы находятся в единой системе с контролем доступа и версионностью.
Платформа автоматически фиксирует, кто и когда загрузил документ, кто его просматривал, какие изменения вносились. История версий позволяет вернуться к любому предыдущему варианту файла. Права доступа настраиваются на уровне папок и отдельных документов - каждый сотрудник видит только те файлы, которые относятся к его работе.
Интеграция с CRM связывает документы с конкретными сделками, контактами, компаниями. Договор автоматически прикрепляется к карточке клиента, акт - к сделке, спецификация - к проекту. Сотрудники находят нужные файлы через карточки объектов, не копаясь в файловой структуре.
Однако стандартный поиск Битрикс24.Диск работает по названиям файлов и метаданным. Если документ загружен как скан или фотография - текст внутри изображения остается недоступным для поиска. Система видит файл "IMG_3847.jpg", но не видит содержимое договора на этом изображении.
Мы создаем систему автоматической обработки графических документов с распознаванием текста. Когда сотрудник загружает скан или фотографию документа в Битрикс24, запускается процесс OCR - оптического распознавания символов.
Технология OCR анализирует изображение, выделяет текстовые блоки, распознает символы и формирует текстовую версию документа. Система обрабатывает сканы договоров, актов, спецификаций, накладных, писем - любые документы с текстом.
Распознанный текст сохраняется как текстовый индекс документа. Этот индекс связывается с исходным файлом и становится доступным для поиска. Сотрудник вводит любое слово или фразу из документа - система находит все файлы, где встречается этот текст, даже если это сканы или фотографии.
Юристу нужно найти все договоры с конкретным условием - например, пункт об арбитраже в определенном городе. Вместо чтения десятков документов он вводит запрос "арбитраж Москва" - система находит все договоры, где встречается эта фраза. Экономия времени с нескольких часов до минуты.
Бухгалтер получил счет от поставщика, нужно найти соответствующую накладную. Номер накладной указан в счете, но файл на диске называется по-другому. Поиск по номеру из содержимого документа находит нужную накладную за секунды, даже если это скан с печатью.
Менеджер готовится к встрече с клиентом, нужно вспомнить детали прошлых договоренностей. Вводит название компании клиента - система находит все документы, где упоминается этот клиент: договоры, спецификации, переписку, протоколы встреч. Полная картина взаимодействия за минуту.
Нужно найти все документы, связанные с конкретной операцией или контрагентом. Поиск по названию компании, ИНН, номеру счета находит все упоминания в документах любого типа - договорах, актах, платежках, переписке. Формируется полная доказательная база.
Порядок в денежных потоках начинается с внедрения правильных инструментов и выстраивания прозрачных процессов. Мы помогаем выстроить полноценную систему финансового контроля, адаптированную под ваши бизнес-процессы. Наши услуги включают в себя аудит текущих процессов, настройку маршрутов согласования заявок, внедрение платежного календаря и его бесшовную интеграцию с вашей 1С.
Готовы ли вы перейти от утилитарного учета к системе, которая дает полный контроль над финансами и защищает ваш бизнес от кассовых разрывов?
Будем рады оказаться полезными.
В нашем блоге мы накапливаем интересные материалы основанные на нашем практическом опыте - реализованных проектах автоматизации, разработке приложений и интеграций, разработке ИИ-решений.
© 2003 - 2026 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт самому онлайн