Финансовый директор готовит крупный контракт с новым поставщиком. Договор требует визы юридического отдела, службы безопасности и генерального директора. Документ отправляется по почте юристу, тот вносит правки и пересылает в СБ через три дня. Служба безопасности проверяет контрагента еще неделю, затем передает генеральному. Но генеральный в командировке, письмо теряется в потоке входящих, и через месяц выясняется, что договор так и не подписан. Поставщик отказывается работать на прежних условиях, сделка срывается.
Эта ситуация возникает из-за отсутствия единой системы управления. Когда согласование договоров происходит в разрозненных каналах коммуникации без единой системы контроля, процесс становится непрозрачным и неконтролируемым. Никто не видит, на каком этапе находится документ, кто его задерживает и когда он будет подписан. Каждый новый договор - это риск потери времени, денег и деловой репутации.
Многие компании продолжают согласовывать договоры по старинке, не осознавая масштаб потерь. Основные проблемы такого подхода очевидны, но их последствия недооценивают.
Договор существует в виде файла, который пересылается между сотрудниками. Юрист вносит правки в одной версии, финансист комментирует другую, а генеральный директор смотрит третью. В результате появляется несколько версий документа, и никто не знает, какая из них актуальная. Когда нужно срочно подписать договор, начинается поиск последней версии по почтовым цепочкам и чатам.
Менеджер отправил договор на согласование и ждет. Прошла неделя, ответа нет. Менеджер не знает, кто сейчас работает с документом, кто уже согласовал, а кто задерживает. Приходится обзванивать всех участников процесса, выяснять статус, напоминать о сроках. Это отнимает время у всех - и у менеджера, и у согласующих.
Когда договор согласуется через почту, нет автоматического контроля сроков. Документ может лежать у одного из согласующих неделями, и никто об этом не узнает. Нет системы напоминаний, нет эскалации, нет ответственности. В результате, срочные договоры согласуются месяцами, компания теряет выгодные сделки и платит штрафы за срыв сроков.
Сотрудник ушел в отпуск или заболел - согласование останавливается. Документ лежит в его почте, и никто другой не может его обработать. Нет механизма автоматической передачи задачи замещающему лицу, нет прозрачности для руководства. Бизнес-процесс полностью зависит от доступности конкретного человека.
Платформа Битрикс24 предлагает системное решение проблемы согласования. Мы поможем создать любую логику визирования документов в системе. Все договоры хранятся в едином пространстве, каждый участник видит свои задачи, а руководство контролирует весь процесс в режиме реального времени.
Битрикс24 предоставляет инструментарий смарт-процессов - гибкую систему для построения процессов согласования. Мы создаем элемент смарт-процесса для каждого типа договора, определяем стадии согласования и настраиваем автоматические действия на каждой стадии. Система выставляет задания участникам, контролирует сроки, фиксирует решения и автоматически переводит договор на следующую стадию. Маршрут согласования настраивается под ваши регламенты с учетом всех особенностей бизнес-процессов.
Функционал поддерживает два основных типа маршрутов. Параллельное согласование - когда документ одновременно отправляется нескольким согласующим. Например, юрист, финансист и служба безопасности получают договор одновременно и работают с ним независимо. Это сокращает общее время согласования в несколько раз.
Последовательное согласование - когда документ проходит этапы один за другим. Сначала юрист проверяет правовую чистоту, затем финансист оценивает экономику, потом служба безопасности проверяет контрагента, и только после этого договор попадает к генеральному директору. Каждый этап начинается только после завершения предыдущего.
Битрикс24 позволяет комбинировать эти типы. Например, юрист и финансист согласуют параллельно, затем последовательно идут служба безопасности и генеральный директор. Мы настраиваем именно ту логику, которая соответствует вашим внутренним регламентам.
Смарт-процессы поддерживают условную логику. Мы задаем правила, по которым система автоматически определяет маршрут согласования. Например, договоры на сумму до 500 тысяч рублей согласует только руководитель отдела и финансовый директор. Договоры от 500 тысяч до 3 миллионов дополнительно проходят через службу безопасности. Договоры свыше 3 миллионов требуют визы генерального директора.
Аналогично настраиваются маршруты по типу договора. Договоры поставки согласуют одни сотрудники, договоры подряда - другие, трудовые договоры - третьи. Система автоматически направляет документ по нужному маршруту, исходя из заполненных полей карточки договора.
Мы можем учитывать филиал, департамент, категорию контрагента, срок действия договора - любые параметры. Логика может быть сколь угодно сложной, но для пользователя процесс остается простым - он создает договор, заполняет карточку, и система сама определяет, кто и в каком порядке должен его согласовать.
Когда договор попадает на согласование, система автоматически ставит задачу ответственному сотруднику. Сотрудник получает уведомление в Битрикс24, на почту и в мобильное приложение. Он видит, какой документ нужно согласовать, какие поля заполнены, какие файлы приложены, какой срок установлен.
Если сотрудник не обрабатывает задачу в срок, система отправляет напоминания. Сначала ему самому, затем его руководителю. Можно настроить эскалацию - автоматическую передачу задачи вышестоящему руководителю, если срок критически просрочен. Никто не сможет забыть про договор или проигнорировать его - система контролирует каждый этап.
Все действия с договором фиксируются в системе. Кто создал, когда отправил на согласование, кто согласовал, кто отклонил, какие комментарии оставил, какие правки внес. Вся история хранится в карточке договора и доступна всем участникам процесса.
В Битриксе автоматически сохраняются все версии документа. Юрист загрузил договор с правками - система создала новую версию. Финансист внес изменения - еще одна версия. В любой момент можно посмотреть, как менялся документ, кто и что правил, вернуться к предыдущей версии. Это исключает путаницу с версиями и потерю правок.
Рассмотрим, как работают маршруты согласования в реальных бизнес-ситуациях.
Согласование договоров в Битрикс24 не существует изолированно. Платформа позволяет интегрировать этот процесс с другими бизнес-процессами компании.
Возможности по согласованию договоров можно усилить с помощью дополнительных инструментов автоматизации. Мы помогаем интегрировать интеллектуальные решения, которые делают процесс еще быстрее и надежнее.
Например, система может автоматически извлекать данные из загруженного договора и заполнять поля карточки. Менеджер просто загружает файл договора, и система сама распознает контрагента, сумму, предмет, сроки. Это исключает ошибки ручного ввода и ускоряет создание карточки.
Другой пример - автоматическая проверка договора на соответствие шаблонам и стандартам компании. Система анализирует текст договора и выявляет отклонения от типовых формулировок, потенциальные риски, несоответствия внутренним регламентам. Юрист получает не просто договор, а договор с уже выявленными проблемными местами, что ускоряет проверку.
Автоматизация меняет роль сотрудников. Менеджеры перестают тратить время на рутинное заполнение карточек и отслеживание статусов. Юристы и финансисты фокусируются на анализе и принятии решений, а не на поиске документов и выяснении, кто что согласовал. Руководство получает полную прозрачность процесса и может управлять им стратегически.
Мы специализируемся на сложных проектных внедрениях Битрикс24 и разработке функционалов для платформы Битрикс24. Разрабатываем индивидуальные решения, которые требуют глубокой экспертизы в работе с Битрикс24 и настраиваем интеграции с учетными системами, внешними сервисами и корпоративными приложениями для бесперебойной работы всех бизнес-процессов.
Мы выстроим логику согласования документов, которая соответствует именно вашим внутренним регламентам и создадим маршруты любой сложности с учетом всех параметров.
Хотите перевести согласование договоров на новый уровень и ускорить процесс в несколько раз? Свяжитесь с нами, и мы проведем анализ ваших текущих процессов и покажем, как их можно автоматизировать с помощью Битрикс24.
Будем рады оказаться полезными.
В нашем блоге мы накапливаем интересные материалы основанные на нашем практическом опыте - реализованных проектах автоматизации, разработке приложений и интеграций, разработке ИИ-решений.
© 2003 - 2026 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт самому онлайн