Менеджер по закупкам согласовывает договор с новым поставщиком на поставку оборудования. Цена выше рыночной на 30%, но обоснование убедительное - уникальные характеристики продукции. Договор проходит все этапы согласования и подписывается. Через полгода выясняется, что директор компании-поставщика - жена менеджера по закупкам. Компания переплатила миллионы рублей.
Или другая ситуация: сотрудник отдела продаж выводит клиентов на фирму, где он является учредителем. Официально он работает менеджером, но фактически контролирует компанию-конкурента и перенаправляет туда самых прибыльных клиентов. Выручка падает, а причину найти невозможно.
Когда проверка связей сотрудников с контрагентами ведется вручную или не ведется вовсе, конфликт интересов и коррупционные схемы становятся неизбежностью.
Конфликт интересов возникает, когда сотрудник принимает решения, затрагивающие его личные финансовые интересы. Он выбирает поставщика не по критериям качества и цены, а потому что получает личную выгоду от сделки.
Схемы могут быть прямыми: сотрудник владеет компанией-поставщиком или является родственником владельца. Или косвенными: он получает откаты от контрагента за выбор именно этой компании. В обоих случаях компания несет убытки - переплачивает за товары и услуги, получает продукцию низкого качества, теряет конкурентные преимущества.
Выявить такие схемы без специализированных инструментов крайне сложно. Сотрудник не афиширует свою связь с контрагентом. Компания-поставщик может быть зарегистрирована на подставное лицо. Цепочки владения размыты через несколько юридических лиц. Ручная проверка каждого контрагента на связи с сотрудниками требует огромных ресурсов и не гарантирует результата.
Многие компании полагаются на декларации о конфликте интересов. Сотрудники заполняют анкеты, где указывают родственников и компании, в которых имеют долю. Служба безопасности проверяет эти данные при приеме на работу и периодически обновляет информацию.
Проблема в том, что система основана на добросовестности сотрудников. Тот, кто планирует выводить деньги через аффилированные структуры, просто не укажет эти связи в декларации. Проверить достоверность данных без доступа к внешним базам невозможно.
Даже если служба безопасности проверяет каждого контрагента вручную, процесс занимает дни. Менеджер отправляет запрос на проверку компании, специалист ищет информацию в открытых источниках, анализирует учредителей, сверяет с базой сотрудников. Пока идет проверка, сделка стоит, клиент ждет, конкуренты перехватывают заказ.
При большом потоке контрагентов ручная проверка физически невозможна. Если компания заключает десятки договоров в день, служба безопасности не успевает проверить всех. Проверяют только крупные сделки, а мелкие проходят без контроля. Именно через множество небольших договоров и выводятся основные суммы.
Система позволяет выстроить автоматическую проверку связей сотрудников с контрагентами на каждом этапе работы со сделкой - от первого контакта до подписания договора.
Автоматическая проверка аффилированности встраивается в процесс согласования договоров. Когда договор направляется на утверждение, система повторно проверяет контрагента на связи с сотрудниками, участвующими в согласовании.
Если договор согласовывает финансовый директор, а его родственник является учредителем контрагента, платформа блокирует согласование и эскалирует вопрос на уровень генерального директора. Даже если менеджер, создавший сделку, не связан с контрагентом, проверка идет по всей цепочке согласующих.
Это исключает ситуацию, когда сотрудник намеренно выбирает маршрут согласования через коллегу, связанного с контрагентом. Система проверяет всех участников процесса и выявляет конфликт интересов на любом этапе.
Связи между сотрудниками и контрагентами могут возникать уже после начала сотрудничества. Сотрудник покупает долю в компании-поставщике или его родственник становится учредителем контрагента, с которым компания давно работает.
Мы выстраиваем систему непрерывного мониторинга. Платформа регулярно обновляет данные о контрагентах из СПАРК и проверяет их на новые связи с сотрудниками. Если у действующего поставщика появился новый учредитель, который является сотрудником компании или его родственником, система создает задачу службе безопасности на проверку.
Аналогично контролируются изменения в кадровом составе. Когда принимается новый сотрудник, платформа проверяет всех контрагентов компании на связи с ним. Если обнаруживается, что новый менеджер по закупкам является родственником директора одного из поставщиков, информация передается руководству для принятия решения.
Помимо прямой проверки связей, система анализирует паттерны поведения сотрудников. Если менеджер систематически выбирает одного и того же поставщика, хотя его цены выше рынка, платформа фиксирует аномалию.
Аналитика показывает: как часто сотрудник работает с конкретным контрагентом, какова средняя маржинальность сделок с этим контрагентом по сравнению с другими, как быстро проходят согласования договоров с этим поставщиком. Отклонения от нормальных показателей могут указывать на скрытый конфликт интересов.
Система не обвиняет сотрудника автоматически, но предоставляет службе безопасности данные для углубленной проверки. Возможно, у поставщика действительно уникальный продукт. Или возможно, менеджер получает откаты. Аналитика дает основания для проверки.
Мы создаем в Битрикс24 форму для декларирования конфликта интересов. Сотрудники через личный кабинет указывают компании, где они или их родственники являются учредителями, директорами, работают на ключевых должностях.
Данные из деклараций автоматически попадают в граф связей. Система учитывает их при проверке контрагентов. Если сотрудник честно задекларировал связь, платформа заблокирует сделку с этим контрагентом еще на этапе создания.
Периодически система напоминает сотрудникам об обновлении деклараций. Раз в квартал каждый получает задачу подтвердить актуальность данных или внести изменения. Это поддерживает базу связей в актуальном состоянии.
Информация о связях сотрудников с контрагентами относится к персональным данным. Мы настраиваем права доступа так, чтобы эти данные видели только уполномоченные лица - служба безопасности, HR-отдел, топ-менеджмент.
Рядовые сотрудники не видят граф связей и результаты проверок. Они получают только уведомление о блокировке сделки с формулировкой "требуется дополнительная проверка контрагента". Причина блокировки не раскрывается, чтобы не нарушать конфиденциальность персональных данных.
Все проверки фиксируются в логах системы. Кто и когда запрашивал информацию о связях, какие сделки были заблокированы, какие решения принимала служба безопасности - полная история доступна для аудита.
Руководство получает регулярные отчеты о выявленных конфликтах интересов. Сколько сделок было заблокировано за период, какие связи обнаружены, какие решения приняты по каждому случаю, какова потенциальная сумма предотвращенных убытков.
Аналитика показывает подразделения с наибольшим количеством выявленных конфликтов. Это может указывать на системные проблемы в отделе - слабый контроль со стороны руководителя, недостаточную осведомленность сотрудников о политике компании, намеренное игнорирование правил.
Статистика по типам связей помогает совершенствовать политику комплаенса. Если большинство конфликтов связано с родственниками сотрудников, компания может ужесточить требования к декларированию. Если проблема в бывших местах работы, можно ввести дополнительные ограничения на работу с компаниями, где сотрудник работал ранее.
Мы выстроим процессы контроля конфликта интересов в Битрикс24 именно в соответствии с вашими корпоративными правилами. Система будет проверять каждую сделку и каждое согласование на конфликт интересов без участия сотрудников.
В результате, служба безопасности будет получать автоматические уведомления о потенциальных конфликтах интересов в режиме реального времени, менеджеры не смогут провести сделку с аффилированным контрагентом без одобрения руководства, вы исключите откаты и коррупционные схемы в закупках и продажах.
Свяжитесь с нами, и мы с удовольствием выстроим процессы автоматизации контроля аффилированности под задачи именно вашей компании.
Будем рады оказаться полезными.
В нашем блоге мы накапливаем интересные материалы основанные на нашем практическом опыте - реализованных проектах автоматизации, разработке приложений и интеграций, разработке ИИ-решений.
© 2003 - 2026 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт самому онлайн