КЭДО и ГОСКЛЮЧ В БИТРИКС24: 
мгновенное подписание документов, минимальные затраты и максимальная эффективность

Обработка бумажных документов требует времени, ресурсов и постоянного контроля. Даже для небольших компаний процесс подписания договоров, заполнения заявлений и ведения отчетности превращается в сложную задачу.

Подписание документов может занимать от нескольких дней до нескольких недель, особенно в компаниях с несколькими филиалами и офисами.

Потеря или повреждение документов, нарушение сроков подписания и обработки может привести к штрафам и снижению доверия со стороны сотрудников.

Кадровики тратят значительную часть времени на рутинные операции, вместо того чтобы заниматься более стратегическими задачами.

Процесс согласования документов между сотрудниками, руководителями и кадровой службой может занимать дни или даже недели.

При бумажном документообороте сотрудники вынуждены присутствовать в офисе для подписания документов, что создает неудобства при удаленной или гибридной работе.

Системы учета и хранения документов в бумажной форме часто не соответствуют требованиям законодательства, что увеличивает риск проверок и штрафов.

Процессы, которые ранее занимали часы или дни, теперь выполняются за считаные минуты. Например, подписание трудового договора удалённым сотрудником, которое раньше требовало отправки документов курьером или почтой, теперь происходит онлайн, сразу после их создания. Общая скорость работы с документами увеличилась в 5 раз.

Использование КЭДО позволяет компаниям существенно сократить расходы на бумагу, принтеры, чернила, курьерскую доставку и архивирование документов. По статистике, расходы на эти процессы уменьшились на 40%. Особенно ощутима эта экономия для крупных организаций с высокой текучкой кадров или большим объёмом документации.

Автоматизация процессов снижает вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором, например, неправильным заполнением документов или потерей бумажных копий. Благодаря встроенной проверке данных и автоматическим уведомлениям, документы всегда корректны и отправляются по нужным маршрутам.

Система позволяет офисным, удалённым и «полевым» сотрудникам подписывать документы онлайн, используя личные электронные подписи. Это особенно важно для сотрудников, работающих вдали от офиса, так как им больше не нужно приезжать лично для подписания. Всё, что требуется, — это смартфон или компьютер, подключенный к интернету.

КЭДО централизует работу с документами, объединяя их с другими процессами в единой системе. Это устраняет необходимость использования множества отдельных сервисов и обеспечивает сотрудникам легкий доступ к актуальной информации.

Современные цифровые процессы создают положительный имидж компании, делая ее привлекательнее для сотрудников и бизнес-партнёров. Это усиливает HR-бренд и демонстрирует готовность внедрять передовые технологии.

Освобождение кадровых специалистов от рутинной работы позволяет им сосредоточиться на более значимых задачах, таких как развитие персонала или оптимизация внутренних процессов.

Использование юридически значимых электронных подписей, соответствующих Федеральному закону от 06.04.2011 №63-ФЗ, позволяет не только ускорить процессы, но и гарантирует полное соответствие требованиям государственных органов и деловых партнёров. Это особенно важно при проверках, заключении договоров и взаимодействии с государственными структурами.

Система позволяет кадровым специалистам оперативно настраивать роли и права доступа для сотрудников.

• Гибкая система управления доступом обеспечивает надежную защиту конфиденциальной информации.
• Упрощенное распределение прав экономит время и позволяет быстро подключать новых сотрудников без сложных технических настроек.

Документы надежно хранятся в облаке Битрикс24. Это обеспечивает:

• Защиту от вирусов и хакерских атак благодаря многоуровневой системе безопасности.
• Резервное копирование данных, что позволяет быстро восстановить информацию в случае форс-мажоров.
• Контроль доступа, при котором документы доступны только уполномоченным сотрудникам.