Автоматизация бизнес-процесса генерации и подписания приказов: сокращение времени на оформление на 70% и 100% точность

Кейс БИТРИКС24

О клиенте

Этот кейс выполнен для крупной российской IT-компании (NDA), специализирующейся на разработке и внедрении решений для автоматизации бизнес-процессов. Клиент активно работает с крупными корпоративными и государственными заказчиками, обеспечивая комплексное управление проектами, включая проектирование, настройку и интеграцию ИТ-инфраструктуры.

Проблема клиента

Клиент обратился с запросом на автоматизацию процесса генерации, подписания и ознакомления с приказами внутри компании. Ранее процесс выполнялся вручную и был трудоемким, что часто приводило к задержкам и ошибкам.

До внедрения автоматизированного бизнес-процесса компания столкнулась с рядом сложностей при работе с приказами:

Длительное время подготовки и подписания приказов

Процесс подготовки документа выполнялся вручную, что требовало значительных временных затрат на сбор и проверку данных.

Перенос информации из сделок осуществлялся вручную, что замедляло обработку и увеличивало риск ошибок.

Сложности с ознакомлением сотрудников

Процесс уведомления и фиксации ознакомления с приказами был непрозрачным и занимал много времени.

Не было механизма подтверждения факта ознакомления сотрудниками и автоматической генерации отчетов об этом.

Высокая вероятность ошибок

Частые ошибки в расчетах и внесении данных (выручка, GM1, сроки исполнения) из-за человеческого фактора.

Несоответствия формата приказов и отсутствие единого шаблона создавали трудности для сотрудников при их проверке.

Отсутствие прозрачности и контроля

Было сложно отслеживать, на каком этапе находится приказ: подготовка, подписание или ознакомление.

Ручной сбор подписей и подтверждений часто вел к задержкам и несогласованности в работе между подразделениями.

Недостаточная структурированность хранения документов

Приказы хранились в разных местах без четкой структуры и единого стандарта именования файлов, что затрудняло поиск документов.

Задача проекта

Чтобы устранить указанные проблемы и оптимизировать внутренние процессы, перед командой стояла комплексная задача по автоматизации работы с приказами. Основной целью было создать прозрачную, эффективную и надежную систему управления приказами, которая обеспечила бы:

Оптимизацию процесса подписания

Настройку системы автоматического подписания с фиксацией времени и даты.

Возможность выбора подписанта с учетом доверенностей и ролей.

Упрощение процесса ознакомления

За счет автоматической рассылки уведомлений и фиксации факта ознакомления сотрудников.

Ведение единого списка ознакомившихся с приказом.

Автоматизацию подготовки приказов

Автоматический сбор данных из связанных сделок и их интеграцию в единый шаблон приказа.

Генерацию документов без участия сотрудников.

Создание административного инструмента

Возможность перезапуска процесса и смены подписанта.

Генерацию листа ознакомления по запросу.

Централизованное хранение приказов

Автоматическое сохранение документов в формате PDF с четким шаблоном именования.

Интеграцию с дисковым хранилищем CRM для удобного доступа.

Реализация проекта

Мы разработали и внедрили бизнес-процесс в CRM-системе клиента (Битрикс24) для автоматизации всех этапов работы с приказами: от инициации до ознакомления.

Этапы реализации:

Анализ требований

Мы изучили текущие процессы клиента, выделили ключевые задачи и согласовали структуру автоматизированного процесса.

Разработка бизнес-процесса

Создан бизнес-процесс с тремя основными стадиями:

Инициация: выбор процесса (старый или новый), сбор данных для приказа.
Подписание: отправка приказа на подписание и проставление электронных подписей.
Ознакомление: рассылка подписанного документа и фиксация ознакомления сотрудников.

Интеграция с родительскими сделками

Добавлены автоматические действия для переноса данных из успешного кейса в родительской сделке:

Выгрузка PDF документа.
Передача данных о выручке и GM1.

Генерация документов

Реализована автоматическая генерация номера приказа (фиксированный шаблон).
Настроено заполнение документа на основе данных, введенных инициатором процесса.
Создание PDF приказа с объединением с кейсом из сделки.

Этап подписания

Добавлена возможность выбора подписанта.
Автоматическое добавление электронной подписи и штампа CRM с указанием даты и времени подписания.
Настроена интеграция данных о доверенности для случаев, когда подписант — не генеральный директор.

Ознакомление сотрудников

Уведомления и задания для всех сотрудников, указанных в поле "Наблюдатели".
Ведение списка ознакомившихся сотрудников.

Администрирование процесса

Разработан административный интерфейс для управления приказами, с возможностью перезапуска процесса, смены подписанта и генерации листа ознакомления.

Результат

Автоматизация подготовки и подписания приказов

Время на создание и оформление приказа сократилось на 70%. До внедрения процесса, подготовка приказа занимала в среднем 3-4 часа, а после автоматизации — всего 45-60 минут.

Исключены ошибки при заполнении: автоматическая подтяжка данных из сделок обеспечила 100% точность информации, включая выручку и сроки исполнения проектов.

Улучшение контроля и прозрачности процессов

Время согласования и подписания приказов сократилось на 50%. Если раньше на подписании документа уходило до 5 рабочих дней, то после внедрения автоматизированного маршрута этот процесс занимает не более 2 дней.

Полная прозрачность процессов: руководители теперь видят статус каждого приказа и ответственных сотрудников на всех стадиях.

Оптимизация процесса ознакомления

100% фиксация ознакомления сотрудников с приказами. До автоматизации велись только устные уведомления и отдельные списки. Теперь каждый сотрудник получает уведомление и подтверждает ознакомление через CRM.

Централизованное хранение и упрощенный поиск документов

Единое хранилище приказов: более 200 документов уже сохранены с четкими именами и структурой на CRM-диске.

Поиск документов ускорен на 85%.

График - ключевые изменения после внедрения автоматизации бизнес-процесса:

Отзывы Заказчика

Заключение

Проект продемонстрировал, что грамотная автоматизация бизнес-процессов позволяет не только сократить время на рутинные операции, но и повысить прозрачность и контроль в работе с документацией. Заказчик получил удобный и структурированный инструмент, который заметно улучшил работу всех департаментов, вовлеченных в подготовку и подписание приказов.

Если вы хотите оптимизировать и автоматизировать свои бизнес-процессы, сократить трудозатраты и минимизировать ошибки, мы с радостью поможем вам внедрить эффективные решения. Наш опыт работы с крупными компаниями и глубокое понимание цифровых процессов позволяют разрабатывать инструменты, которые действительно работают.

НАПИШИТЕ НАМ

Будем рады оказаться полезными

написать через

Viber

Мы разработали серию кастомизированных отчетов, которые позволяют получить подробную информацию по различным параметрам и отслеживать ключевые показатели, не доступные в стандартных отчетах Bitrix24.

кейс

Битрикс

читать

ЧТО МЫ ПРЕДЛАГАЕМ

шаг 1. ОСТАВЬТЕ ЗАЯВКУ

шаг 2. ВСТРЕТИМСЯ ОНЛАЙН - ПОДРОБНО ИЗУЧИМ ВАШУ СИТУАЦИЮ

шаг 3. ИНДИВИДУАЛЬНО ПРЕДЛОЖИМ НАИБОЛЕЕ ЭФФЕКТИВНЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ

шаг 4. СОСТАВИМ ДОРОЖНУЮ КАРТУ ПРЕДСТОЯЩИХ ИЗМЕНЕНИЙ

шаг 5. ПОЛУЧИМ НОВОЕ КАЧЕСТВО ПРОЦЕССОВ В ВАШЕМ БИТРИКС24

CRM-форма появится здесь

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ Лиговский проспект,
д. 43/45, офис 521
info@mbsgroup.ru

+7 812 467-80-98

МОСКВА Ул. Новорязанская, 8
info@mbsgroup.ru

+7 499 938-62-98

ГРАФИК РАБОТЫ Мы работаем
по будним дням
с 10:00 до 17:00

СОЦСЕТИ Vkontakte
YouTube
Telegram