Автоматизация работы с протоколами встреч:
Полная автоматизация рутинных операций и исключение ошибок

В составе компании более 500 специалистов, включая экспертов в области высоких технологий.

Широкая география присутствия – офисы открыты в 35 регионах России.

Реализованы масштабные инфраструктурные проекты для крупнейших клиентов государственного и корпоративного секторов.

Компания занимает лидирующие позиции в российской IT-отрасли.

Позволяло бы сотрудникам создавать протоколы встреч с возможностью гибкого распределения ролей участников.

Упрощало процесс фиксации задач, их переноса и интеграции с различными смарт-процессами.

Повышало прозрачность и контроль за выполнением задач, связанных с протоколами.

Включало функционал для автоматической отправки уведомлений, создания файлов протоколов и их согласования на всех этапах.

Теперь сотрудники могут:

• Видеть все задачи, связанные с конкретным протоколом, прямо в интерфейсе смарт-процессов.
• Фильтровать задачи по статусу: открытые, закрытые или все.
• Быстро находить нужные задачи по связи с элементами CRM (например, сделки или проекты).

Мы разработали специальный инструмент для работы с данными, который позволяет:

• Получать элементы из пользовательских списков в Bitrix24 на основе заданных фильтров. Например, можно выбрать только те записи, которые относятся к определенному проекту.
• Быстро формировать списки задач или других данных, необходимых для работы.

Ручное составление протоколов ушло в прошлое. Теперь система может:

• Автоматически генерировать протоколы в формате PDF или XLS на основе данных о встрече.
• Подставлять ключевую информацию: название, дату, место проведения, участников, список задач и решений.
• Учитывать все этапы согласования, фиксируя комментарии участников.

Секретарь создает новый протокол в Битрикс24, указывает параметры встречи и участников.

Из задач предыдущих протоколов он может перенести актуальные задачи в новый документ.

Система автоматически генерирует файл протокола и отправляет его на согласование.

Председатель просматривает файл, вносит комментарии и либо утверждает его, либо возвращает на доработку.

После согласования Генеральный директор финализирует протокол, и все связанные задачи автоматически распределяются между ответственными сотрудниками.

Когда задачи завершены, система закрывает протокол и уведомляет участников.

Исключены случаи потери данных при переносе задач.
Уведомления и таймлайн предотвращают пропуски в выполнении этапов.

• Руководители видят актуальный статус всех задач в реальном времени.
• Все события фиксируются в таймлайне.

• Понятный интерфейс для всех участников процесса.
• Интеграция с CRM и задачами упрощает доступ к информации.

• 95% задач по протоколам выполняются в срок.
• Участники быстрее согласовывают документы благодаря автоматизации уведомлений и контроля.