HRlink + Битрикс24:
40% экономии на документообороте с КЭДО

Документы, требующие подписи нескольких сотрудников, согласовывались вручную. Это занимало дни или даже недели.

Руководители и сотрудники кадрового отдела тратили значительное время на создание, отправку и получение документов.

Любое изменение в документах требовало повторного согласования, увеличивая количество шагов и создавая избыточную нагрузку.

При работе с бумажными документами существовала вероятность их утраты, повреждения или нарушения сроков подписания.

Руководство компании не имело централизованного инструмента для мониторинга текущих статусов документов. Это создавало сложности при планировании и принятии оперативных решений.

Компания активно работает с удаленными сотрудниками и проектами по всей России. Необходимость физического подписания документов создавала неудобства для персонала, находящегося в других регионах.

Изучены возможности HRlink для передачи документов из Битрикс24, получения их статусов и возвращения ссылок на подписанные экземпляры.

Изучены текущие бизнес-процессы компании.

Настроен процесс формирования документов в Битрикс24 на определенных стадиях воронок. Параметры для документов (например, инициатор, даты, детали запроса) автоматически подставляются из данных сделки.

Система учитывает индивидуальные особенности каждого документа, включая предварительное заполнение полей в зависимости от типа заявки. Например, для заявок на отпуск, автоматически добавляются даты периода, оставшиеся дни отпуска и согласующий менеджер. Это минимизирует ручной ввод и снижает вероятность ошибок.

Подключение API HRlink для передачи документов, данных сотрудников и статусов согласования.

Настроен двусторонний обмен: после подписания документы возвращаются в систему Битрикс24.

На этапе интеграции особое внимание уделено синхронизации систем, чтобы избежать задержек в обмене данными. Были установлены дополнительные проверки корректности передаваемой информации, что повысило стабильность работы всей системы.

Система уведомляет сотрудников о необходимости подписания документа через уведомления в Битрикс24.

Руководство компании получает данные о текущем статусе документов в реальном времени.

Благодаря внедренной системе контроля сотрудники теперь получают напоминания о предстоящих сроках подписания, а руководители могут видеть сводные отчеты о документах, находящихся на этапе согласования. Это повысило вовлеченность сотрудников в процесс и минимизировало задержки.

Настроено регулярное обновление статусов документов в Битрикс24, что позволяет отслеживать процесс подписания до его завершения.

Использованы квалифицированные электронные подписи, что обеспечивает полное соответствие требованиям законодательства РФ.

Документы, которые раньше подписывались в течение нескольких дней, теперь создаются и отправляются на подписание за считанные минуты.

Процессы подписания ускорились в 3 раза, что особенно важно для работы с удаленными сотрудниками.

Компания сократила расходы на бумагу, печать и курьерские услуги на 35%.

Экономия не ограничилась только расходами на бумагу и печать. Компания также снизила затраты на физическое хранение документов. Теперь архивы полностью переведены в электронный формат, что уменьшило потребность в аренде дополнительных площадей.

Все этапы подписания документа доступны в единой системе, что исключает путаницу и дублирование работы.

Все документы подписываются в онлайн-режиме, независимо от местоположения сотрудников.

Уведомления и ссылки на документы минимизировали необходимость ручных действий и упростили взаимодействие с системой.

Автоматизация процессов позволила высвободить ресурсы HR-отдела для стратегических задач.

Использование HRlink обеспечило полное соответствие требованиям законодательства РФ о кадровом документообороте.

Система автоматически проверяет корректность данных перед их отправкой. Это особенно важно для компании, где даже незначительные ошибки могут привести к задержкам в работе

Еще одним важным достижением стало улучшение взаимодействия между отделами компании. Сотрудники разных филиалов и удаленные специалисты теперь работают в едином цифровом пространстве, что повышает общий уровень корпоративной культуры и ускоряет коммуникацию.