Наш ТелеграмОдин из наших ключевых клиентов описал проблему и призвал нас помочь решить ее. По правде говоря, клиент сам не верил, что задачу удастся решить хоть в каком-то управляемом формате, но надежды свои озвучил.
Строительная сфера, особенно при работе над крупными проектами, сопровождается огромным объемом документации. Большинство документов создаются, хранятся и используются в электронном формате. К сожалению, это не облегчает задачу.
Самая сложная ситуация возникает с документами, которые необходимо получать извне. Это требует запросов, напоминаний, постоянного контроля и, в конце концов, получения СОТЕН документов от различных организаций, государственных органов, заказчиков, подрядчиков и прочих.
Руководители разных уровней поручают своим сотрудникам получить те или иные документы. Общей картины по проекту нет и быть не может. Что уже получено, что еще нет - никто не знает!
Где файлы, кто их должен раздобыть и в курсе ли он об этом? Кто занимается конкретным направлением или организацией? Какой у него прогресс? Он вообще знает, что должен сделать?
Банальные, казалось бы, вопросы - и вот, несколько раз в неделю собираются планерки/летучки/брифинги, где все задают их друг другу. А между планерками, в группах вотсапа/телеграма бесконечными потоками льется бесконечная переписка в перемешку с файлами.
В итоге, героическими усилиями, пропустив все возможные сроки, что-то как-то собирается в единую кучу, но это не точно…
Напишите нам, закажите консультацию
Как уже было упомянуто, клиент сам не верил, что этот кошмар можно упорядочить. Очень много документов, очень много источников, очень много отделов и сотрудников занимаются этой работой. За всем не уследить!
Что ж, с вопросами определились. Проблематика понятна. Будем создавать систему учета документации. Она будет состоять из двух компонентов.
Напишите нам, закажите консультацию
Разумеется, подобный функционал штатными средствами Битрикс24 реализовать не получится. Поэтому мы приступили к разработке полноценного приложения, которое будет встроено в интерфейс Битрикса и будет комплексно решать все перечисленные выше вопросы.
Создается и заполняется справочник документации, который содержит все возможные виды документации.
Приложение встраивается в таб сделки Проекта. Один из руководителей проекта принимает решение: все документы из Справочника будут необходимы в данном проекте или некоторые надо исключить. После этого уже есть возможность зайти в таб и ознакомиться ситуацией в целом, а также получить информацию по конкретным документам.
Напишите нам, закажите консультацию
Выбрав один, несколько или сразу группу документов, можно вызвать процесс запроса. Указывается контактное лицо, выбирается способ отправки и документы помечаются как запрошенные.
Ответственный за документ/группу получает информацию о планируемой дате предоставления документа и вносит эту дату в свойства документа, либо сразу нескольких документов, если был множественный запрос. Таким образом, теперь доступна информация что запрошено и когда ожидается.
При получении документов ответственный прикрепляет к карточке документа либо файл, либо ссылку на него. Документ в приложении отмечается как полученный, фиксируется дата получения. Файлы впредь будут доступны из этой карточки, а также в соответствующей папке диска.
Система хранит историю изменений обещанных дат, а также версий присланных документов, если таковые были.
Система подсчитывает как общий прогресс по проекту, так и по отдельным группам документов.
Есть возможность посмотреть текущую ситуацию в разрезе ответственных, как по всем сразу, так и по отдельности. Этот же инструмент может использовать сам ответственный для мониторинга своих документов.
Напишите нам, закажите консультацию
Гибкая система фильтров позволяет отфильтровать вывод документов:
В итоге, наше приложение действительно решило все поставленные задачи клиента.
Все участники процесса знают и понимают полную картину, касающуюся получения необходимой документации от множества компаний и организаций.
Необходимость в бесконечных планерках и согласованиях отпала - актуальная информация всегда доступна.
Например, только в отделе Проектно Изыскательских Работ 12 сотрудников тратили три раза в неделю по 20 минут на обсуждение вопросов, связанных с ИРД, что в совокупности составляло более 43 часов в месяц. Теперь эти часы могут быть потрачены на другие задачи.
Удобный инструментарий для формирования запросов, внесения полученных документов и мониторинга текущей ситуации существенно сократил рутинную работу, снял напряженность в коллективе и высвободил ресурсы для других производственных задач проекта.
Клиент приятно удивлен, благодарен и очень доволен!
Мы - счастливы!
В нашем блоге мы накапливаем интересные материалы основанные на нашем практическом опыте - реализованных проектах автоматизации, разработке приложений и интеграций, разработке ИИ-решений.
© 2003 - 2026 All rights reserved.