Один из наших ключевых клиентов описал проблему и призвал нас помочь решить ее. По правде говоря, клиент сам не верил, что задачу удастся решить хоть в каком-то управляемом формате, но надежды свои озвучил.
Строительная сфера, особенно при работе над крупными проектами, сопровождается огромным объёмом документации. Большинство документов создаются, хранятся и используются в электронном формате. К сожалению, это не облегчает задачу.
Самая сложная ситуация возникает с документами, которые необходимо получать извне. Это требует запросов, напоминаний, постоянного контроля и, в конце концов, получения СОТЕН документов от различных организаций, государственных органов, заказчиков, подрядчиков и прочих.
Руководители разных уровней поручают своим сотрудникам получить те или иные документы. Общей картины по проекту нет и быть не может. Что уже получено, что еще нет - никто не знает!
Где файлы, кто их должен раздобыть и в курсе ли он об этом? Кто занимается конкретным направлением или организацией? Какой у него прогресс? Он вообще знает, что должен сделать?
Банальные, казалось бы, вопросы - и вот, несколько раз в неделю собираются планерки/летучки/брифинги, где все задают их друг другу. А между планёрками, в группах вотсапа/телеграма бесконечными потоками льется бесконечная переписка в перемешку с файлами.
В итоге, героическими усилиями, пропустив все возможные сроки, что-то как-то собирается в единую кучу, но это не точно…
Как уже было упомянуто, клиент сам не верил, что этот кошмар можно упорядочить. Очень много документов, очень много источников, очень много отделов и сотрудников занимаются этой работой. За всем не уследить!
Что ж, с вопросами определились. Проблематика понятна. Будем создавать систему учета документации. Она будет состоять из двух компонентов.
Разумеется, подобный функционал штатными средствами Битрикс24 реализовать не получится. Поэтому мы приступили к разработке полноценного приложения, которое будет встроено в интерфейс Битрикса и будет комплексно решать все перечисленные выше вопросы.
Создается и заполняется справочник документации, который содержит все возможные виды документации.
Приложение встраивается в таб сделки Проекта. Один из руководителей проекта принимает решение: все документы из Справочника будут необходимы в данном проекте или некоторые надо исключить. После этого уже есть возможность зайти в таб и ознакомиться ситуацией в целом, а также получить информацию по конкретным документам.
Выбрав один, несколько или сразу группу документов, можно вызвать процесс запроса. Указывается контактное лицо, выбирается способ отправки и документы помечаются как запрошенные.
Ответственный за документ/группу получает информацию о планируемой дате предоставления документа и вносит эту дату в свойства документа, либо сразу нескольких документов, если был множественный запрос. Таким образом, теперь доступна информация что запрошено и когда ожидается.
При получении документов ответственный прикрепляет к карточке документа либо файл, либо ссылку на него. Документ в приложении отмечается как полученный, фиксируется дата получения. Файлы впредь будут доступны из этой карточки, а также в соответствующей папке диска.
Система хранит историю изменений обещанных дат, а также версий присланных документов, если таковые были.
Система подсчитывает как общий прогресс по проекту, так и по отдельным группам документов.
Есть возможность посмотреть текущую ситуацию в разрезе ответственных, как по всем сразу, так и по отдельности. Этот же инструмент может использовать сам ответственный для мониторинга своих документов.
Гибкая система фильтров позволяет отфильтровать вывод документов:
В итоге, наше приложение действительно решило все поставленные задачи клиента.
Все участники процесса знают и понимают полную картину, касающуюся получения необходимой документации от множества компаний и организаций.
Необходимость в бесконечных планерках и согласованиях отпала - актуальная информация всегда доступна.
Например, только в отделе Проектно Изыскательских Работ 12 сотрудников тратили три раза в неделю по 20 минут на обсуждение вопросов, связанных с ИРД, что в совокупности составляло более 43 часов в месяц. Теперь эти часы могут быть потрачены на другие задачи.
Удобный инструментарий для формирования запросов, внесения полученных документов и мониторинга текущей ситуации существенно сократил рутинную работу, снял напряженность в коллективе и высвободил ресурсы для других производственных задач проекта.
Клиент приятно удивлен, благодарен и очень доволен!
Мы - счастливы!
Будем рады оказаться полезными
В нашем блоге мы накапливаем интересные материалы о наших работах - автоматизации, бизнес процессах, RPA. Обо всем том, что мы так любим и делаем с душой каждый день.
© 2003 - 2024 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт самому онлайн
