#

Разработка приложения ИРД: автоматизация работы с Исходно-разрешительной документацией

Cитуация и вызовы на производстве

Один из наших ключевых клиентов описал проблему и призвал нас помочь решить ее. По правде говоря, клиент сам не верил, что задачу удастся решить хоть в каком-то управляемом формате, но надежды свои озвучил.

Строительная сфера, особенно при работе над крупными проектами, сопровождается огромным объёмом документации. Большинство документов создаются, хранятся и используются в электронном формате. К сожалению, это не облегчает задачу. 

Cитуация и вызовы на производстве

Самая сложная ситуация возникает с документами, которые необходимо получать извне. Это требует запросов, напоминаний, постоянного контроля и, в конце концов, получения СОТЕН документов от различных организаций, государственных органов, заказчиков, подрядчиков и прочих.

Хаос и отсутствие информации

Руководители разных уровней поручают своим сотрудникам получить те или иные документы. Общей картины по проекту нет и быть не может. Что уже получено, что еще нет - никто не знает! 

За кем ответственность?

Где файлы, кто их должен раздобыть и в курсе ли он об этом? Кто занимается конкретным направлением или организацией? Какой у него прогресс? Он вообще знает, что должен сделать?

Банальные, казалось бы, вопросы - и вот, несколько раз в неделю собираются планерки/летучки/брифинги, где все задают их друг другу. А между планёрками, в группах вотсапа/телеграма бесконечными потоками льется бесконечная переписка в перемешку с файлами. 

Cитуация и вызовы на производстве

В итоге, героическими усилиями, пропустив все возможные сроки, что-то как-то собирается в единую кучу, но это не точно…

Все пропало? Или все-же успеем?

Как уже было упомянуто, клиент сам не верил, что этот кошмар можно упорядочить. Очень много документов, очень много источников, очень много отделов и сотрудников занимаются этой работой. За всем не уследить!

Путь к порядку - поиск решения

Вопросы, которые необходимо взять под контроль

  • Какие документы бывают, где и как их получать?
  • Какие документы нужно получить для данного проекта?
  • Кто поручает получить те или иные документы?
  • Кому поручено получить те или иные документы?
  • Какие документы на данный момент запрошены и когда ожидаются?
  • Какие документы на данный момент получены, когда получены?
  • Где собственно хранятся полученные документы, как их найти? 

  • Были ли “до-получены” измененные/обновленные документы, их версии?
  • Были ли нарушены обещанные сроки выдачи? История нарушений.
  • Можно ли увидеть текущую ситуацию по запрошенным/полученным документам в разрезе ответственных?
  • Какой прогресс по группам документов и по всему проекту?

ВОПРОСЫ, КОТОРЫЕ НЕОБХОДИМО ВЗЯТЬ ПОД КОНТРОЛЬ

Определяем цели!

Что ж, с вопросами определились. Проблематика понятна. Будем создавать систему учета документации. Она будет состоять из двух компонентов.

Справочник документов - полный перечень всех видов документов с подробной информацией:

  • название,
  • группа,
  • описание,
  • инструкция по получению,
  • приоритет,
  • теги.  

Интерфейс отправки запроса на документацию, а также отслеживания процесса получения и фиксация документа в системе. Здесь доступна информация:

  • ответственный за документ,
  • обещанная дата выдачи,
  • фактическая дата выдачи,
  • файлы документа или ссылка на него. 

Приложение, как комплексное решение 

Разумеется, подобный функционал штатными средствами Битрикс24 реализовать не получится. Поэтому мы приступили к разработке полноценного приложения, которое будет встроено в интерфейс Битрикса и будет комплексно решать все перечисленные выше вопросы.

Исходная панель документов

Справочник документации

Создается и заполняется справочник документации, который содержит все возможные виды документации.

Приложение встраивается в таб сделки Проекта. Один из руководителей проекта принимает решение: все документы из Справочника будут необходимы в данном проекте или некоторые надо исключить. После этого уже есть возможность зайти в таб и ознакомиться ситуацией в целом, а также получить информацию по конкретным документам. 

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ

Запрос документов

Выбрав один, несколько или сразу группу документов, можно вызвать процесс запроса. Указывается контактное лицо, выбирается способ отправки и документы помечаются как запрошенные.

Ответственный за документ/группу получает информацию о планируемой дате предоставления документа и вносит эту дату в свойства документа, либо сразу нескольких документов, если был множественный запрос. Таким образом, теперь доступна информация что запрошено и когда ожидается. 

Отправка запроса

Получение документов 

При получении документов ответственный прикрепляет к карточке документа либо файл, либо ссылку на него. Документ в приложении отмечается как полученный, фиксируется дата получения. Файлы впредь будут доступны из этой карточки, а также в соответствующей папке диска.

Система хранит историю изменений обещанных дат, а также версий присланных документов, если таковые были. 

Информация о документе

Мониторинг - прогресс и реестр запросов

Система подсчитывает как общий прогресс по проекту, так и по отдельным группам документов.

Есть возможность посмотреть текущую ситуацию в разрезе ответственных, как по всем сразу, так и по отдельности. Этот же инструмент может использовать сам ответственный для мониторинга своих документов. 

Реестр запросов

Фильтры

Гибкая система фильтров позволяет отфильтровать вывод документов:

  • по статусам,
  • по тегам,
  • по приоритетам,
  • по срокам (все/просроченные и т.д.). 

Фильтры

Жизнь без хаоса никогда не будет прежней

В итоге, наше приложение действительно решило все поставленные задачи клиента.

Все участники процесса знают и понимают полную картину, касающуюся получения необходимой документации от множества компаний и организаций.  

Панель прогресса по документам и выбор документов на отправку запроса

Необходимость в бесконечных планерках и согласованиях отпала - актуальная информация всегда доступна.

Например, только в отделе Проектно Изыскательских Работ 12 сотрудников тратили три раза в неделю по 20 минут на обсуждение вопросов, связанных с ИРД, что в совокупности составляло более 43 часов в месяц. Теперь эти часы могут быть потрачены на другие задачи.

Удобный инструментарий для формирования запросов, внесения полученных документов и мониторинга текущей ситуации существенно сократил рутинную работу, снял напряженность в коллективе и высвободил ресурсы для других производственных задач проекта. 

Панель прогресса по документам и выбор документов на отправку запроса

Клиент приятно удивлен, благодарен и очень доволен!
Мы - счастливы! 

НАПИШИТЕ НАМ

Будем рады оказаться полезными