В этой статье в упрощенной форме описываем компоненты решения для Битрикс24 для управления закупками.
Битрикс24 помогает в первую очередь управлять взаимоотношениями с Клиентами, то есть - это CRM.
Битрикс24 также помогает, когда в сделке закупаются товары или услуги для перепродажи и эта статья об этом.
Компаний в CRM много, поэтому разделяем поставщиков и клиентов - определяем параметры и сегментируем эти две категории.
В CRM в поля карточки компании добавлены следующие параметры:
ВОРОНКИ ДЛЯ РАБОТЫ С КЛИЕНТАМИ И ПОСТАВЩИКАМИ
Работа с поставщиками ведется в направлении “Закупки (договора)”.
Поясним, зачем нужны направления сделок в CRM? Направления с уникальной статусной моделью используют для управления сложными проектами, заказами на поставку и установку оборудования, заказами на оптовую поставку товара. То есть в тех ситуациях, когда модель продажи того или иного направления товаров / услуг отличаются процессом.
Воронка сделок “Заказы Клиентов” предназначена для работы с Клиентами и имеет несколько стадий.
Кратко опишем, что делает сотрудник на каждой стадии:
На вкладке отображается оперативная информации о закупках и их статусах в табличной форме.
На любой стадии сделки доступна информацию о том, как отдел закупок работает по закупам для этой сделки.
В приложении легко выполнить следующий шаги:
Приложение отображает как идет работа с закупками и поставщиками в отделе закупок, ответственного за закупку, цену каждого лота, условия и сроки поставки.
Задача закупщика оценить лоты и получить выгодные условия поставщиков.
Приложение автоматически сформирует коммерческое предложение для клиента с ценами и условиями и на это не потребуется тратить время.
Смарт процесс и приложение для закупщиков, которое мы разработали, помогает работать без рутинных действий и быстрее чем раньше.
Смарт-процесс делает работу отдела прозрачной и оцифрованной - теперь руководителю видно, где узкое горлышко. Канбан процесса разделен на стадии. На каждой стадии Битрикс24 выдает набор задач, которые выполняют закупщики для достижения результата.
Коротко опишем, что делает закупщик на каждой из стадий:
Для автоматизации работы на стадиях в смарт-процесс также встроено приложение. Экраны приложения позволяют настроить закупку, подготовить рассылку и собрать ответы на запросы в удобную таблицу для анализа.
На экране изучаем состав закупки для того, чтобы грамотно задать параметры рассылки и выбрать поставщиков на следующих экранах.
На экране “Параметры закупки” определяем, от какого юридического лица запрашиваем ценовые предложения и какой шаблон письма разошлем Поставщикам.
На экране “Рассылка поставщикам” добавляем поставщиков в список рассылки. Как рассказывали выше, поставщиков можно выбрать из Базы Компаний в CRM, можно выбрать всех поставщиков для определенной категории, можно загрузить списком email адреса.
После отправки рассылки, каждому поставщику приходит письмо с подробной информацией о закупке. Поставщику предлагается перейти на веб страницу, где нужно ввести условия поставки и цены на позиции.
Такой подход позволяет поставщику удобно и быстро оценить лоты, а закупщику использовать информацию в готовом для работы виде.
В случае если поставщик нажимает кнопку “СПАСИБО, НЕ ИНТЕРЕСНО” - этот ответ так же фиксируется в системе.
Поставщик вводит параметры поставки и цены на лоты на специальной веб-странице.
Эта информация напрямую попадает в Битрикс24, где автоматически формируется таблица для анализа ответов поставщиков.
Закупщик принимает решение о выборе победителя с помощью сравнительной таблицы. Таблица формируется автоматически на основании полученной от поставщиков информации.
Победителем можно назначить поставщика по всем лотам, а также для каждого лота отдельно.
После выбора победителей смарт-процесс процедуры закупки переходит в стадию “Согласование”.
Менеджер по сделке с Клиентом, который инициировал процедуру закупки, получает уведомление и формирует коммерческое предложение.
В процессе работы с клиентом менеджер подтверждает согласование условий поставки по закупкам. Сделка с клиентом переходит в стадию “Договор, счет”.
Это событие в системе так же переводит процедуры закупок по сделкам в стадию “В закупки”, что вызывает автоматическое создание сделок с победителями в воронке работы с поставщиками. Эта воронка нужна для упорядочения работы с поставщиками.
Кратко разберем задачи каждой из стадий воронки. Для простоты изложения разберем только тот вариант работы с поставщиком, когда предоплата 50 на 50.
Другие бизнес-задачи по теме Закупок
Разработаем решение для работы с закупками для вашего Битрикс24, адаптируем с учетом специфики деятельности именно Вашей компании.
Проведем консультацию по процессам из этого кейса.
Будем рады оказаться полезными
В нашем блоге мы накапливаем интересные материалы о наших работах - автоматизации, бизнес процессах, RPA. Обо всем том, что мы так любим и делаем с душой каждый день.
© 2003 - 2024 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт самому онлайн
