2025

Данный кейс подготовлен на основе проекта, выполненного для крупной российской IT-компании, которая занимается проектированием и внедрением решений для автоматизации бизнес-процессов. Основное направление работы компании связано с созданием инфраструктурных решений для крупных организаций в таких отраслях, как промышленность, телекоммуникации и транспорт. Компания активно использует мультивендорные подходы для интеграции технологий различных производителей.
В соответствии с соглашением NDA, название компании и специфические данные не раскрываются.
Клиент обратился с задачей автоматизировать и стандартизировать процесс согласования кейсов, которые сопровождают каждую сделку. До внедрения автоматизации процесс был сложным и занимал значительное время из-за ручного выполнения задач, отсутствия систематического уведомления участников и дублирования действий.
Все эти сложности требовали единого решения для стандартизации и автоматизации процесса согласования кейсов. Клиент нуждался в комплексном решении, которое не только автоматизировало бы процесс согласования кейсов, но и улучшило бы коммуникацию, контроль и эффективность работы сотрудников.
Процесс согласования кейсов представляет собой автоматизированную последовательность задач, которая позволяет создавать, проверять и утверждать специальный документ под названием «Кейс». Этот документ прилагается к каждой сделке компании. Процесс построен на основе смарт-процесса с этапами и автоматическими заданиями для сотрудников через, разработанное нами, приложение BPM.
Согласование кейсов представляет собой автоматизированный рабочий процесс, который позволяет создавать, проверять и утверждать специальный документ «Кейс» для каждой сделки компании. Процесс направлен на повышение прозрачности, сокращение времени согласования и снижение ошибок при ручной работе.
Процедура построена на смарт-процессе, где каждому этапу соответствуют задания для сотрудников. Эти задания отображаются в карточке сделки через интеграцию с приложением BPM.
1. Инициатор запускает процесс из карточки сделки.
2. Система автоматически проверяет:
На этом этапе документ проходит проверку и утверждение несколькими участниками.
Финансовый директор проверяет документ с точки зрения финансовых рисков.
Если документ соответствует требованиям, он утверждается. В противном случае, инициатор получает уведомление о необходимости внесения изменений. Финансовый директор также имеет возможность делегировать задачу.
После успешного согласования система автоматически:
Автоматизация процесса согласования кейсов привела к значительному улучшению работы компании и положительно повлияла на внутренние процессы.
До внедрения среднее время согласования кейса составляло 5 рабочих дней, после автоматизации процесс сократился до 3 дней, что обеспечило сокращение на 40%.
Количество возвратов документов на доработку снизилось на 60% благодаря четкой системе уведомлений и проверок.
Более 90% сотрудников отметили положительные изменения в процессе отслеживания и выполнения задач благодаря автоматизированным уведомлениям и комментариям.
Автоматизация процесса согласования кейсов стала значимым шагом для повышения эффективности работы компании. В результате внедрения решения были достигнуты следующие ключевые результаты: сокращение времени согласования документов на 40%, уменьшение количества ошибок и задержек, а также повышение прозрачности и управляемости процессов.
Внедренные автоматизированные механизмы позволили компании не только оптимизировать внутренние процессы, но и улучшить взаимодействие между подразделениями, повысив общую производительность. Это яркий пример того, как правильно выстроенная автоматизация может стать драйвером для цифровой трансформации бизнеса.
Будем рады оказаться полезными