#

Прозрачность и скорость:
ускоряем согласование проектной документации на 40%

Кейс БИТРИКС24

О клиенте

Данный кейс подготовлен на основе проекта, выполненного для крупной российской IT-компании, которая занимается проектированием и внедрением решений для автоматизации бизнес-процессов. Основное направление работы компании связано с созданием инфраструктурных решений для крупных организаций в таких отраслях, как промышленность, телекоммуникации и транспорт. Компания активно использует мультивендорные подходы для интеграции технологий различных производителей.

Масштабы компании:

Более 500 сотрудников, большая часть которых — технические специалисты.

Представительства в 35 регионах.

Реализация сложных проектов для крупных предприятий и государственных организаций.

В соответствии с соглашением NDA, название компании и специфические данные не раскрываются.

Задача проекта

Клиент обратился с задачей автоматизировать и стандартизировать процесс согласования кейсов, которые сопровождают каждую сделку. До внедрения автоматизации процесс был сложным и занимал значительное время из-за ручного выполнения задач, отсутствия систематического уведомления участников и дублирования действий.

Проблемы до внедрения Автоматизации:

Длительное согласование документов

  • Несогласованность действий между отделами приводила к значительным задержкам в согласовании документов.
  • В отсутствие четкого регламента, сотрудники тратили дополнительное время на уточнение этапов процесса.

Отсутствие автоматизированных уведомлений

  • Участники процесса не получали своевременных оповещений о новых заданиях и комментариях.
  • Это приводило к несвоевременным реакциям и задержкам в выполнении задач.

Отсутствие аналитики и контроля

  • Не было возможности получать сводную информацию о статусе и эффективности процесса.

Ручное распределение задач

  • Ответственные лица назначались вручную, что приводило к задержкам и пропускам задач.
  • При отсутствии сотрудников задачи оставались невыполненными без их автоматического переназначения.

Риски потери информации

  • В связи с ручным введением данных и передачей документов через почту или мессенджеры существовал высокий риск утраты важных документов и информации.
  • Часто отсутствовали архивы версий файлов, что создавало трудности в случае необходимости восстановления информации.

Недостаточная прозрачность процесса

  • Руководство и сотрудники не имели единого инструмента для отслеживания статуса согласования кейсов.
  • Это затрудняло контроль выполнения задач и выявление узких мест в процессе.

Все эти сложности требовали единого решения для стандартизации и автоматизации процесса согласования кейсов. Клиент нуждался в комплексном решении, которое не только автоматизировало бы процесс согласования кейсов, но и улучшило бы коммуникацию, контроль и эффективность работы сотрудников.

Таким образом, при разработке нового процесса стояли следующие задачи:

Автоматизация процесса согласования

Внедрить структурированный и автоматизированный процесс согласования кейсов с четким разграничением этапов.

Оптимизация и ускорение взаимодействия между отделами

Создать единую платформу для коммуникации и согласования документов.

Введение автоматических уведомлений

Настроить систему оповещений, которая уведомляла бы всех участников о новых задачах, комментариях и статусе процесса.

Обеспечение прозрачности и контроля

Внедрить инструменты для мониторинга и контроля процесса согласования в режиме реального времени

Создание аналитической отчетности

Настроить возможность получения отчетов о статусе процесса, эффективности и временных затратах на согласование кейсов.

Исключение ручного распределения задач

  • Автоматически назначать задачи на сотрудников с учетом их должностей и наличия.
  • В случае отсутствия сотрудника, обеспечивать автоматическое переназначение задач.

Решение задачи

Процесс согласования кейсов представляет собой автоматизированную последовательность задач, которая позволяет создавать, проверять и утверждать специальный документ под названием «Кейс». Этот документ прилагается к каждой сделке компании. Процесс построен на основе смарт-процесса с этапами и автоматическими заданиями для сотрудников через, разработанное нами, приложение BPM.

Общий процесс

Согласование кейсов представляет собой автоматизированный рабочий процесс, который позволяет создавать, проверять и утверждать специальный документ «Кейс» для каждой сделки компании. Процесс направлен на повышение прозрачности, сокращение времени согласования и снижение ошибок при ручной работе.
Процедура построена на смарт-процессе, где каждому этапу соответствуют задания для сотрудников. Эти задания отображаются в карточке сделки через интеграцию с приложением BPM. 

Основные роли в процессе

Инициатор

Запускает процесс создания кейса и прикладывает соответствующий документ.

Менеджер по продажам (Sale)

Проверяет содержание кейса и подтверждает его или отправляет на доработку.

Специалист Presale

Оценивает техническую часть кейса и либо утверждает его, либо направляет на корректировку.

Руководитель проекта

Знакомится с финальным вариантом кейса и оставляет комментарии.

Финансовый директор

Проверяет кейс на соответствие финансовым требованиям и утверждает или направляет на доработку.

Коммерческий директор

Дает окончательное согласование или назначает другого сотрудника для выполнения задачи.

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ

Этапы процесса

Этап 1: Инициация и создание кейса

1. Инициатор запускает процесс из карточки сделки.
2. Система автоматически проверяет:

  • Назначен ли для сделки специалист Presale.
  • Не было ли ранее создано согласование кейса для этой сделки.
3. Если все условия выполнены, создается элемент смарт-процесса. Инициатор получает задание приложить файл кейса в формате XLS.
4. Файл сохраняется в папке сделки на корпоративном диске Битрикс24. 

Этап 2: Согласование кейса

На этом этапе документ проходит проверку и утверждение несколькими участниками. 

Проверка менеджером по продажам

Менеджер получает уведомление о необходимости проверить документ.Если документ соответствует требованиям, он утверждается. В противном случае, кейс возвращается инициатору для доработки.

Согласование специалистом Presale

Специалист проверяет техническую часть документа. Если требуется внесение изменений, инициатор получает уведомление и задачу на доработку.

Согласование коммерческим директором

Коммерческий директор утверждает документ или направляет его на корректировку. При необходимости он может делегировать задачу другому сотруднику.

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ

Этап 4: Финансовая проверка

Финансовый директор проверяет документ с точки зрения финансовых рисков.

Если документ соответствует требованиям, он утверждается. В противном случае, инициатор получает уведомление о необходимости внесения изменений. Финансовый директор также имеет возможность делегировать задачу. 

Этап 5: Завершение процесса и автоматическое обновление данных 

После успешного согласования система автоматически:

Вносит сводку с результатами голосования и комментариями участников.

Сохраняет новый файл кейса в папке сделки.

Публикует комментарий со сводкой в таймлайне сделки и смарт-процесса.

Переводит сделку на следующую стадию.

Завершает процесс с успешным статусом.

Завершение процесса и автоматическое обновление данных

Специальные функции автоматизации

Замена исполнителей

Если сотрудник отсутствует, система автоматически назначает его замещающего.

Автоматические уведомления

Все задания сопровождаются уведомлениями в корпоративной системе и на почту.

Прозрачность

Все действия сохраняются в таймлайне сделки и отображаются в приложении bpm.

Системные проверки

Автоматический контроль наличия необходимых данных для начала и выполнения процесса.

Специальные функции автоматизации

Результаты внедрения Автоматизации

Автоматизация процесса согласования кейсов привела к значительному улучшению работы компании и положительно повлияла на внутренние процессы.

Сокращение времени согласования

До внедрения среднее время согласования кейса составляло 5 рабочих дней, после автоматизации процесс сократился до 3 дней, что обеспечило сокращение на 40%.

Сокращение времени согласования
Снижение количества ошибок

Количество возвратов документов на доработку снизилось на 60% благодаря четкой системе уведомлений и проверок.

Снижение количества ошибок
Улучшение прозрачности

Более 90% сотрудников отметили положительные изменения в процессе отслеживания и выполнения задач благодаря автоматизированным уведомлениям и комментариям.

Отзывы сотрудников

Заключение

Автоматизация процесса согласования кейсов стала значимым шагом для повышения эффективности работы компании. В результате внедрения решения были достигнуты следующие ключевые результаты: сокращение времени согласования документов на 40%, уменьшение количества ошибок и задержек, а также повышение прозрачности и управляемости процессов.

Внедренные автоматизированные механизмы позволили компании не только оптимизировать внутренние процессы, но и улучшить взаимодействие между подразделениями, повысив общую производительность. Это яркий пример того, как правильно выстроенная автоматизация может стать драйвером для цифровой трансформации бизнеса. 

НАПИШИТЕ НАМ

Будем рады оказаться полезными