ИИ-агент «Тендерный специалист» для отдела Закупок/Снабжения

После определения победителя тендера начинается самый ответственный, но и самый трудоемкий этап — оформление договорной документации. Ручное формирование договора, его согласование с юридическим отделом, службой безопасности, бухгалтерией, а затем еще и с поставщиком, может растянуться на недели и месяцы. В итоге, вместо того чтобы оперативно начать получать товар или услуги, компания рискует столкнуться с последствиями: поставщик может отозвать свое предложение, поднять цены или отдать свои производственные мощности другому клиенту. Каждый день простоя в закрытии сделки — это не просто потеря времени, а прямой убыток, исчисляемый значительными финансовыми потерями.

Ваши высококвалифицированные юристы и опытные менеджеры по закупкам тратят драгоценное время не на стратегические переговоры или анализ рынка, а на рутинную работу с документами. Проверка типовых договоров, поиск и устранение ошибок в артикулах, ценах или сроках поставки — всё это отнимает до 3-4 часов рабочего дня у каждого специалиста, участвующего в процессе. Стоимость такой работы исчисляется десятками тысяч рублей в месяц на одного сотрудника. При этом, из-за усталости и большого объема информации, риск допустить ошибку, которая приведет к переплате или невыгодным условиям, остается очень высоким.

Невнимательность при сверке условий договора, отсутствие критически важных пунктов (например, штрафные санкции за срыв сроков или условия возврата товара) — всё это может привести к серьезным последствиям. Отказ в вычете НДС, споры (в том числе судебные) с поставщиком из-за двусмысленности формулировок. Эти риски многократно возрастают, когда процесс сопровождения сделки полностью зависит от ручной работы и памяти человека.

 Победителем тендера на поставку крепежных изделий на сумму 500 000 рублей выбрана компания «МеталлПром». Необходимо заключить договор поставки. 

«Тендерный специалист» получает данные о победителе и выигранных позициях. Он автоматически формирует типовой договор поставки, используя шаблон компании. Затем агент проверяет наличие всех необходимых данных: корректность реквизитов компании «МеталлПром» (полученных от «Экстрактора Данных Поставщика»), соответствие цен и номенклатуры из КП, а также отсутствие «красных флагов» от «Цифрового Комплаенса».

 Проверенный проект договора отправляется на согласование менеджеру закупщику и юристу. После их одобрения, договор автоматически рассылается поставщику через ИИ-агента «Коммуникатор» для финального утверждения. Весь процесс от определения победителя до отправки договора поставщику занимает не более 4 часов. 

 В тендере на поставку гидравлических компонентов на 5 млн рублей побеждает дистрибьютор из Китая. Требуется учесть особенности внешнеторгового контракта, валютные условия и специфические требования к сертификации.

 «Тендерный специалист» адаптирует договор под специфику внешнеторговой сделки, используя соответствующий шаблон. Он извлекает валютные условия и данные о возможных таможенных пошлинах, которые были предварительно проанализированы другими ИИ-агентами. Агент проверяет наличие всех необходимых экспортных и импортных сертификатов, запросив их у поставщика через «Коммуникатора», если они отсутствуют.

Сформированный проект договора проходит обязательное согласование у руководителя отдела закупок, юриста-международника и финансового директора. После одобрения, агент передает финальную версию для внешнего согласования. Этот процесс, который ранее мог занимать до 2 недель, теперь завершается за 2-3 дня.

Полностью сформированный договор, соответствующий вашим корпоративным шаблонам и требованиям тендера, с автоматически заполненными реквизитами победителя, спецификациями, ценами, сроками поставки и условиями оплаты.

Если в процессе были внесены корректировки (например: изменение срока и состава поставки), агент формирует проект дополнительного соглашения, где четко отражены все изменения.

Все необходимые документы от поставщика (Устав, свидетельство о регистрации, приказ о назначении руководителя и т.д.) собраны, проверены на полноту и прикреплены к карточке сделки. Это гарантирует соответствие требованиям комплаенс-проверки.

Готовые счета, сформированные на основе финальных условий договора, готовые к передаче в финансовый отдел.

Полная и прозрачная история всех этапов — от генерации проекта до финального согласования — сохраняется в SRM-системе. Вы можете в любой момент проследить, кто и когда утверждал документ, а также увидеть всю переписку с поставщиком, касающуюся данного договора.