Эффективное управление закупками и снабжением напрямую влияет на стабильность и рентабельность бизнеса. Отсутствие прозрачной и своевременной отчетности приводит к избыточным запасам, задержкам поставок и непредвиденным затратам. BI-отчетность поможет систематизировать данные по поставщикам, контролировать бюджеты, оптимизировать закупочные процессы и оперативно реагировать на изменения. Визуализация ключевых показателей позволит принимать взвешенные решения, минимизировать риски и улучшать взаимодействие с поставщиками.
Ниже представлены ключевые метрики и отчеты в сфере закупок и снабжения, которые можно эффективно создать и визуализировать с помощью BI-отчетов.
Анализ заявок
Количество заявок на закупку и их статус
Этот показатель помогает отслеживать общее количество заявок, находящихся в процессе, а также их текущий статус. Статусы могут включать такие этапы, как «Создание», «Ожидание одобрения», «Процесс закупки», «Завершено» или «Отклонено».
Отслеживание распределения заявок по стадиям позволяет быстро выявить блокировки и задержки, а также помогает в оценке общей нагрузки на отдел закупок.
Время нахождения заявки на каждой стадии
Демонстрирует время, которое заявка проводит на каждой стадии, указывает на эффективность работы на различных этапах процесса закупки. Это позволяет увидеть, где происходят задержки.
Этот показатель помогает выявлять узкие места в процессе закупки, будь то на стадии одобрения, анализа предложения или других этапах. Анализ временных затруднений поможет улучшить эффективность и ускорить процесс.
Среднее время выполнения заявки
Позволяет увидеть среднее количество времени, необходимое для того, чтобы заявка прошла весь процесс — от создания до завершения или отклонения.
Помогает оценить общую эффективность работы команды, а также позволяет установить стандарт времени для каждой заявки, что может быть использовано для дальнейших улучшений в процессах.
Отклоненные заявки на закупку
Этот показатель отслеживает количество заявок, которые были отклонены на разных стадиях (например, из-за несоответствия бюджета, отсутствия необходимого предложения или других причин).
Помогает выявить основные причины отклонений, которые могут указывать на проблемные области, такие как ошибки при составлении заявки или недостаточная проработка требований.
Процент завершенных заявок
Показывает, какой процент от общего числа заявок был завершен (то есть стал либо успешным, либо отклоненным) за определенный период времени. Можно настроить отображение количества завершенных заявок из всех созданных.
Дает представление о скорости работы отдела и помогает выявить периодические или систематические проблемы, которые могут приводить к невыполнению заявок.
Анализ закупок
Категории затрат
Этот показатель анализирует распределение затрат по различным категориям товаров или услуг. Например, это может быть: «Офисное оборудование», «Продукты питания», «Транспортные услуги» и т.д.
Цель: выявить, на какие категории тратится наибольший бюджет. Это помогает менеджерам сосредоточиться на наиболее затратных областях и принимать решения по оптимизации расходов. Визуализация данных упрощает восприятие информации.
Общая сумма счетов (инвойсов)
Это суммирование всех счетов (инвойсов) по закупкам за определенный период. Включает стоимость товаров и услуг, которые были заказаны и оплачены.
Позволяет отслеживать общий объем расходов компании и планировать бюджет на будущее. Также, данный отчет может помочь в выявлении финансовых отклонений и контроле за соблюдением бюджета.
География счетов (инвойсов)
Показывает, как распределяются затраты по городам, регионам или странам, где компания ведет свою деятельность. Это также может включать различие между затратами на местных и международных поставщиков.
Помогает анализировать, в каких географических зонах компания делает большие затраты, и оценить эффективность работы с поставщиками в разных регионах. Также полезно для оптимизации логистики и выбора поставщиков в зависимости от географической близости.
Процент своевременных закупок
Это процент заявок, которые были выполнены в срок, то есть закупка товара или услуги была завершена в соответствии с заранее установленным сроком.
Данный отчет озволяет отслеживать эффективность выполнения заявок и уровень соответствия установленным планам. Высокий процент своевременных закупок свидетельствует о хорошей организации работы, в то время как низкий может указывать на проблемы с поставками или процессами в отделе закупок.
Объем закупок
Это общая сумма всех закупок за определенный период, включая все затраты на товары и услуги.
Используется для анализа масштабов деятельности отдела закупок. Может быть полезен для определения сезонных изменений в закупках или для прогноза будущих потребностей.
Рентабельность закупок
Соотношение между доходом от продажи товаров, закупленных через отдел снабжения, и их себестоимостью. Рентабельность можно рассчитать по формуле: Рентабельность закупок = (Доход от продаж - Стоимость закупок) / Стоимость Закупок x 100%
Данный BI-Отчет озволяет оценить эффективность работы отдела закупок и его влияние на финансовые результаты компании. Высокая рентабельность свидетельствует о том, что компания эффективно управляет закупками и получает хорошую прибыль от своих продаж.
Процент закупок у стратегических поставщиков
Это процент всех закупок, сделанных у поставщиков, которые играют ключевую роль в обеспечении компании товарами и услугами. Стратегические поставщики — это те, которые имеют долгосрочные отношения с компанией и критически важны для ее деятельности.
Анализ помогает понять, насколько компания зависит от ключевых поставщиков. Высокий процент может свидетельствовать о сильных партнерских отношениях, но также о потенциальных рисках, если поставщики не смогут выполнить свои обязательства.
Коэффициент загрузки сотрудников отдела закупок
Это показатель, который показывает, сколько заявок приходится на одного сотрудника отдела закупок.
Его можно рассчитать по формуле: Коэффициент загрузки = Общее количество заявок / Количество сотрудников
Данный отчет помогает определить рабочую нагрузку сотрудников и оценить эффективность распределения задач. Высокий коэффициент может указывать на перегрузку персонала, в то время как низкий — на свободные ресурсы сотрудников.
Процент сэкономленных средств от общего объема закупок
Это процент экономии, полученной благодаря торгам, переговорным процессам или другим стратегиям снижения стоимости закупок. Например, сэкономленные деньги за счет переторжки или перехода на более дешевых поставщиков.
Расчитывается по формуле: Процент экономии = Экономия / Объем закупок х 100%
Отчет помогает руководителям оценить эффективность методов закупок и наглядно продемонстрировать, как хорошо удается снижать затраты в процессе закупок.
Процент повторных заказов
Этот показатель демонстрирует, какой процент заказов был оформлен повторно — либо на те же товары, либо у тех же поставщиков.
Высокий процент повторных заказов может свидетельствовать о стабильности поставок и длительных отношениях с поставщиками. Однако если это связано с неудачными закупками, это может быть сигналом для оптимизации процессов.
Средняя стоимость закупок на одну заявку
Этот показатель показывает, сколько в среднем тратится на каждую заявку на закупку товаров или услуг.
Формула для его расчета: Средняя стоимость = Общий объем затрат на закупки / Количество заявок за период
Это важный показатель для контроля расходов. Если средняя стоимость закупок слишком высока, это может потребовать пересмотра методов закупок или соглашений с поставщиками.
Доля уникальных товаров
Этот показатель измеряет процент товаров, которые заказываются впервые (уникальные товары), относительно общего объема закупок.
Позволяет понять, насколько часто компания приобретает новые или уникальные товары. Это может быть полезно для анализа потребностей в инновационных продуктах или для оценки разнообразия товарного ассортимента.
Анализ расходов
Динамика расходов по месяцам
Этот показатель отображает, как меняются расходы компании на закупки и логистику в разные месяцы.
Анализ расходов по категориям
Этот отчет показывает, на какие группы товаров и услуг тратится наибольшая часть бюджета.
Помогает выявить категории с наибольшими расходами для возможной оптимизации затрат и распределить бюджет более эффективно, фокусируясь на ключевых категориях.
Позволяет следить за распределением затрат между категориями.
Географический анализ
Анализ распределения затрат по различным регионам, городам или странам. Данные могут включать транспортные расходы, стоимость товаров и услуг.
Помогает оценить, где компания делает наибольшие затраты. Упрощает выявление неэффективных затрат в определенных регионах. Полезен для анализа эффективности региональных подразделений или поставщиков.
Типы поставщиков по расходам
Анализ расходов в разрезе различных уровней поставщиков (например, уровень 1 — крупные прямые поставщики, уровень 2 — субпоставщики и локальные компании).
Данный отчет помогает оценить, сколько средств уходит на работу с поставщиками разных типов. Выявляет возможности для оптимизации цепочки поставок.
Процент отклонений от бюджета
Показывает разницу между запланированными расходами и фактическими затратами.
Формула для расчета: Процент отклонения = (Фактические расходы - Запланированные расходы) / Запланированные расходы х 100%
Стоимость логистики и доставки
Сумма всех затрат на транспортировку и логистику, включая стоимость доставки товаров, складирования и другие сопутствующие расходы.
Этот отчет помогает оценить эффективность логистических процессов, выявляет возможности для снижения транспортных расходов.
Оценка различных городов
Распределение счетов по городам
Отчет показывает объемы затрат по каждому городу, где осуществляются закупки. Анализ позволяет увидеть города, которые генерируют наибольшие расходы, и выявить регионы с минимальными затратами. Это помогает руководителям оценить активность поставщиков и планировать бюджет для разных локаций.
Связь счетов с поставщиками
Отчеты дают возможность увидеть, какие поставщики находятся в каждом городе и сколько счетов им выставлено. Это помогает оценить уровень конкуренции между поставщиками в регионе и понять, какие поставщики являются ключевыми для компании.
Фильтрация и выделение
BI-отчетность позволяет фильтровать данные по городам и поставщикам, детализировать информацию о закупках в каждом городе и выявлять локальные тенденции. Это удобно для принятия решений на уровне регионов и планирования закупок.
Возможные отчеты:
Работа с поставщиками
Лучшие поставщики
Отчет помогает выявить поставщиков с наивысшей эффективностью. Оценка ведется по таким критериям, как качество поставляемой продукции, своевременность выполнения заказов и оптимальная стоимость. Это позволяет компании сосредоточиться на сотрудничестве с наиболее надежными поставщиками.
Скидки поставщиков
Отчет дает возможность отслеживать динамику скидок и анализировать их эффективность:
Процент скидок от поставщиков
Анализирует долю скидок, предоставленных поставщиками, от общего объема закупок. В отчете можно учитывать как скидки, предоставленные изначально, так и те, которые были получены в результате переторжек.
Коэффициент удержания поставщиков
Этот показатель отображает процент поставщиков, с которыми компания продолжает сотрудничество на постоянной основе. Высокий коэффициент удержания свидетельствует о стабильных и надежных отношениях с поставщиками.
Количество поставщиков и их распределение
Отчет показывает общее число поставщиков и их распределение по категориям (надежность, качество, география). Это позволяет оценить степень диверсификации поставщиков и выявить области для расширения или оптимизации сотрудничества.
Процент товаров, приобретенных у одного поставщика (концентрация закупок)
Показатель отображает долю закупок у одного поставщика относительно общего объема закупок. Высокая концентрация закупок может сигнализировать о рисках зависимости от одного поставщика.
Возможные отчеты:
Эффективность работы с поставщиками
Оценка поставщиков по времени доставки и качеству продукции помогает компании улучшить условия сотрудничества. Вариант реализации в Битрикс24 — создание рейтинговой системы для оценки поставщиков и отображение этих данных в отчетах.
Процент контрактов на долгосрочную основу
Показатель отображает долю долгосрочных контрактов с поставщиками по сравнению с разовыми заказами. Это важный показатель для анализа устойчивости цепочки поставок.
Переторжки
Экономия от переторжки
Отчет фиксирует сумму сэкономленных средств в результате переторжки или пересмотра условий закупок. В Битрикс24 можно создать поля для первоначальной стоимости и окончательной стоимости сделки, чтобы рассчитывать разницу и фиксировать экономию.
Процент успешных переторжек
Отображает долю заявок, где удалось добиться снижения цены через переторжку.
Формула для расчета: Процент успешных переторжек = Количество успешных переторжек / Общее количество заявок с переторжкой х 100%
Склад
Оборот склада
Частота обновления товарных запасов на складе. Этот показатель позволяет оценить скорость продаж и эффективность управления запасами.
Формула для расчета: Оборот склада = Стоимость проданных товаров / Средняя стоимость запасов
Процент возврата товаров
Отображает процент товаров, возвращенных поставщикам из-за несоответствия требованиям.
Формула для его расчета: Процент возврата = Количество возвращенных товаров / Общее количество товаров х 100%
Процент брака или дефектных товаров
Отображает долю дефектных товаров от общего объема поставок. Это помогает контролировать качество продукции поставщиков. Формула для расчета: Процент брака = Количество дефектных товаров / Общее количество товаров х 100%
Процент возвратов или рекламаций по закупленным товарам
Показывает процент товаров, возвращенных поставщикам по причине брака или несоответствия. Этот показатель позволяет оценить надежность поставщиков.
Оплата и поставки
Срок оплаты счетов
Среднее время между получением товара и оплатой счета. Этот показатель помогает оценить эффективность управления финансовыми потоками.
Отклонения от сроков поставок
Процент задержанных поставок по сравнению с запланированными сроками. Этот показатель позволяет контролировать выполнение обязательств поставщиками.
Средняя цена по категориям товаров
Отображает среднюю стоимость товаров в каждой категории. Это позволяет отслеживать изменения цен и анализировать тенденции на рынке.
— Бесплатные Сайты и CRM.