Интеграция Битрикс24 и Адванта:
как мы сократили затраты на перенос данных на 100%

Кейс БИТРИКС24

О клиенте

Этот кейс посвящен реализации интеграционного решения для одной из крупных IT-компаний России, которая занимается разработкой инновационных платформ для автоматизации и цифровизации бизнес-процессов. Клиент активно сотрудничает с промышленными предприятиями, транспортными организациями и компаниями телекоммуникационного сектора, предоставляя комплексные технологические решения.

Задача

Клиент обратился с целью интеграции CRM-системы Битрикс24 и системы управления проектами ADVANTA для оптимизации процессов работы с проектами и автоматизации обмена данными между системами.

Задачи, которые нужно было решить

Исключить ручное создание карточек проектов в ADVANTA.

Обеспечить автоматическую передачу данных о заказчиках, статьях затрат и доходах.

Упростить контроль за проектами и минимизировать ошибки.

Вести единый журнал логов для отслеживания работы интеграции.

Синхронизировать статусы проектов между системами.

Процесс интеграции

Проектирование и анализ

Определение структуры данных и бизнес-процессов клиента.
Разработка технического задания для интеграции двух систем.

Разработка и настройка интеграции

Реализация механизма API-взаимодействия для передачи данных о проектах и обновлении статусов.
Настройка бизнес-правил создания карточек проектов и их заполнения данными из Битрикс24.

Тестирование

Запуск интеграции на тестовом портале клиента.
Проверка корректности передачи данных и работы скриптов обновления статусов.

Внедрение и обучение

Перенос интеграции на рабочий портал клиента.
Проведение инструктажа для сотрудников о работе с новой системой.

Основные функции и логика работы интеграции

Автоматическое создание проектов в ADVANTA из Битрикс24

Каждый раз, когда в Битрикс24 подписывается приказ о начале проекта, система автоматически создает соответствующую карточку проекта в ADVANTA.

Передаваемые данные:

Номер договора с заказчиком.
Код проекта Битрикс.
Технология и направление бюджета.
Файловые реквизиты: приказ о старте проекта и сопутствующие документы.
Назначение ролей: проектный руководитель и исполнитель.
Плановые даты начала и окончания проекта.

Определение места сохранения карточки:

Для правильного сохранения карточки проекта используется сопоставление ИНН заказчика в Битрикс24 и соответствующего объекта «Папка заказчика» в ADVANTA.

Заполнение справочников затрат и выручки

После создания карточки проекта система автоматически формирует записи в следующих справочниках ADVANTA:

Справочник «01. Инициирование себестоимости ТКП»

Вносятся статьи затрат и суммы по каждой статье. Названия статей сопоставляются между системами.

Справочник «06. Инициированная выручка»

Создается запись с указанием суммы выручки по проекту.

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ

Синхронизация статусов проектов

Для того, чтобы информация о статусах проектов оставалась актуальной в обеих системах, была реализована автоматическая синхронизация:

Скрипт по расписанию получает статусы незавершенных проектов в ADVANTA.

Если статус проекта изменился, информация обновляется в карточке сделки Битрикс24.

При изменении статуса запускается бизнес-процесс, который информирует менеджера и, при необходимости, отправляет опрос клиенту.

Фиксация логов интеграции

Ведется журнал логов, где фиксируются:

Время и дата работы интеграции.

Перечень переданных проектов и их статусов.

Результат выполнения с указанием возможных ошибок.

Схема взаимодействия баз данных и модулей интеграции

Технические аспекты реализации

Интеграция через API

Использование REST API Битрикс24 и ADVANTA для двустороннего обмена данными.
Авторизация через токены для безопасного взаимодействия между системами.

Гибкие настройки передачи данных

Создание реестра проектов в Битрикс24, где фиксируются все необходимые данные для выгрузки в ADVANTA.
Поддержка технических признаков готовности данных для выгрузки и статусов передачи (готов к выгрузке, выгружен).

Автоматизация бизнес-процессов

Настройка планировщика для контроля изменения статусов проектов.
Автоматическое обновление статусов проекта в Битрикс24.

Настройка периодичности работы скриптов

На этапе тестирования, скрипты запускаются раз в минуту для оперативного отслеживания изменений.
В боевой эксплуатации настройка запуска с заданной периодичностью.

Преимущества Интеграции

Оптимизация бизнес-процессов

Исключение ручного ввода данных и автоматическое создание карточек проектов.

Прозрачность управления

Актуальные данные о статусах проектов доступны в обеих системах.

Сокращение времени на обработку

Автоматическая передача данных снижает трудозатраты на 70%.

Минимизация ошибок

Синхронизация данных между системами снижает вероятность несоответствий.

Гибкость

Возможность расширения функционала и настройки под изменения бизнес-процессов компании.

Результаты

Внедрение интеграции позволило значительно повысить эффективность управления проектами, минимизировать ошибки и улучшить обмен данными между системами. Ниже представлены ключевые результаты в числовом выражении.

Сокращение времени на создание карточек проектов

До внедрения интеграции, создание карточки проекта требовало ручного внесения данных и занимало около часа. Теперь, этот процесс автоматизирован и выполняется всего за несколько минут. Это привело к снижению временных затрат на 87%, что высвободило ресурсы сотрудников для более приоритетных задач.

Ключевые изменения:

Автоматическое заполнение ключевых полей из Битрикс24.

Быстрое создание проектов благодаря интеграции через API.

Исключение ручных ошибок при переносе данных.

Таблица 1 - Сокращение времени на создание карточек проектов.


	Этап	До внедрения	После внедрения
	Создание и заполнение карточки проекта	1 час	8-10 минут

Ускорение процесса обновления статусов проектов

Ранее обновление статусов проектов в ADVANTA выполнялось вручную и занимало до 15 минут на каждый проект. Внедрение автоматической синхронизации позволило полностью исключить эту рутинную операцию, обеспечив 100% автоматизацию процесса.

Результаты:

Автоматическая передача информации о статусах между системами.

Исключение риска задержек обновления данных.

Снижение нагрузки на сотрудников.

Таблица 2 - Ускорение процесса обновления статусов проектов


	Этап	До внедрения	После внедрения	Сокращение
	Обновление статусов проектов вручную	15 минут на проект	Автоматически	-100%

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ

Увеличение прозрачности процессов

До внедрения интеграции, только 70% статусов проектов отображались корректно и своевременно. Благодаря автоматизации, этот показатель достиг 100%. Теперь руководство компании может в любой момент получить актуальную информацию о состоянии каждого проекта.

Основные улучшения:

Полное соответствие статусов текущему состоянию проекта.

Уведомления о смене этапов проекта.

Повышенная точность аналитики и отчетов.

График 1 - Увеличение прозрачности процессов

Экономия времени сотрудников

До внедрения сотрудники тратили до 20 часов в неделю на ручное создание карточек проектов и обновление статусов. После внедрения это время сократилось до 5 часов в неделю, что составило экономию 75%.

Преимущества:

Снижение рутинных операций.

Повышение продуктивности сотрудников.

Возможность фокусироваться на стратегических задачах.

График 2 - Экономия времени сотрудников

Заключение

Интеграция Битрикс24 и ADVANTA позволила клиенту автоматизировать работу с проектами, улучшить контроль за статусами и минимизировать риски ошибок при передаче данных. Решение стало важным элементом цифровизации бизнес-процессов компании и создало основу для дальнейшего развития интеграционных решений.

Проект стал важным шагом на пути к цифровой трансформации клиента, позволив автоматизировать ключевые процессы и создать основу для дальнейшего масштабирования бизнес-функций.