# БИТРИКС24 ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Битрикс24: Вебхуки задач
- фишки и возможности, вынесенные из практики

В процессе внедрения Битрикс24, в различные сферы деятельности наших клиентов, нами был собран значительный материал по решению не стандартных задач. Некоторые задачи, как оказалось, являются типовыми и их решение может значительно упростить и ускорить планирование и производственный процесс.

Систематизируя полученный материал мы описали следующие часто возникающие проблемы и способы их решения.

вебхуки

Автоматическая постановка задач В ПРОИЗВОДСТВО
при оплате счета

В ходе изучения производственных процессов, в компании одного из наших клиентов, была отмечена проблема в работе отдела менеджеров по ведению проектов. В задачу менеджеров, входила обязанность по отслеживанию оплаты счетов и созданию задачи для производства, на основе товаров счета. Проблема была в том, что менеджеры не всегда успевали во время отслеживать оплату, и периодически, задачи в производство уходили с опозданием. Это приводило к задержкам в реализации проектов и обоснованному недовольству заказчиков


Автоматизация этого участка была решена следующим образом: для всех стандартных товаров, присутствующих в прайс листе компании, были расставлены временные оценки для различных производственных отделов; временные оценки для нестандартных товаров - задача для менеджера ведения проектов. При изменении статуса счета на "Оплачен", вебхук, отслеживающий изменения счетов, создает набор задач (для каждого товара и каждого отдела), используя временные оценки, заданные для товаров. Таким образом, с менеджера снимается часть работы, связанной с необходимостью отслеживания момента оплаты счета и созданию задач. Это увеличивает стабильность данного участка процесса и уменьшает количество лишней рутинной работы. Менеджеру остается только пройти по списку новых задач и уточнить техническое задание.

ВЕБХУКИ

постановка дела, для менеджера, при завершении работ по задаче

По регламенту, после завершения работы (по задаче) в производстве, менеджер отдела ведения проектов, должен проверить и утвердить с заказчиком выполненные работы.

При большом количестве задач и уведомлений, приходящих менеджеру, возможна ситуация, когда он пропускает сообщение о завершении задачи, в следствии чего, этап согласования с клиентов затягивается.

Для решения этой проблемы, был создан вебхук, отслеживающий закрытие задачи и добавляющий дело для менеджера, ответственного за ведение сделки.

Теперь, зайдя на страницу "Мои дела", менеджер, среди списка своих дел, видит в том числе и уведомления об окончании задач и напоминание о необходимости согласовать результаты с клиентом.

Введение в эксплуатацию данного вебхука повысило надежность этого участка процесса работы компании и увеличило качество взаимоотношений клиента и менеджера отдела ведения проектов.

ВЕБХУКИ

Автоматическая постановка задачи на акт выполненных работ

В процессе работы, в бухгалтерии всегда возникал вопрос - выполнены ли все работы по счету, можно ли формировать и подписывать с заказчиком акт о выполненных работах?

Обычно, менеджер (по факту завершения работ) отписывался в итоговой сводке. Раз в неделю, бухгалтер просматривал итоговый отчет и формировал необходимые документы.

Для автоматизации этого участка, был доработан алгоритм создания задач, из товаров счета, описанный выше. При создании задач, их идентификаторы заносились в пользовательское поле счета. Дополнительно был написан вебхук, который отслеживает закрытие задач, и при завершении всех задач по счету, создает задачу бухгалтеру на формирование комплекта документов.

Подобное решение позволило сэкономить несколько часов работы менеджера и бухгалтера.

ВЕБХУКИ

Автоматическое создание задачи при пропущенном вызове

Стандартный алгоритм телефонии Битрикс24, в случае пропущенного вызова от клиента, создает уведомление в чате. При большом объеме входящих звонков, операторы могут не успевать обрабатывать все звонки в часы пиковой нагрузки, а сообщения в чате могут быть пропущены.

Решение этой проблемы получается достаточно простым: в случае пропущенного звонка, вебхук телефонии находит (по номеру телефона) лид/компанию/контакт клиента и создает в этой сущности задачу о пропущенном звонке. В комментарий к задаче, заносятся все факты пропущенных звонков клиента, накапливается история.

Одновременно с этим клиенту отправляется смс уведомление, что его звонок не пропущен и в ближайшее время ему перезвонит один из операторов. При совершении успешного звонка, по номеру клиента (входящего или исходящего), задача автоматически закрывается. Подобная автоматизация увеличивает стабильность работы операторов кол-центра и уменьшает негативную реакцию клиента, в случае, когда он не может дозвониться до оператора. 

ВЕБХУКИ

Автоматизация контроля времени и упрощения планирования задач сотрудника

Одним из основных принципов планирования задач на день, является принцип движения от задач, требующих наименьшего количества времени на решение, к более крупным и долгим задачам.

К сожалению, оценить и отследить планируемое по задаче время, на диаграмме Ганта, не всегда представляется удобным. Для упрощения планирования, было принято простое правило - оценка времени работы по задаче указывается в квадратных скобках перед названием задачи. Например "[5] Тестовая задача для планирования".

При таком подходе, временная оценка всегда доступна, что позволяет упростить процедуру планирования. Вебхук, отслеживающий изменение задачи, берет эту временную оценку и заносит в поля, связанные с учетом времени по задаче. Подобный подход дал менеджерам возможность более грамотно расставлять приоритеты и разбираться с мелкими задачами, по мере их появления.

ВЕБХУКИ

Автоматизация создания задачи при ПОСТУПЛЕНИИ входящей смс

Одним из наших клиентов, является испанское агенство недвижимости. Телефония для них предоставляется компанией Задарма, она интегрирована через модель Битрикс24 SipConnector.

Особенностью данной интеграции является то, что смс сообщения не заходят в портал напрямую. Сервис телефонии Задарма отправляет смс сообщения на электронную почту.

Для решения этой проблемы, в качестве адреса электронной почты, был указан адрес для создания задач в портале. В результате подобной настройки, смс уведомления входят в систему в виде задач, не связанных с сущностями портала.

Для этого был создан вебхук, отслеживающий создание задачи, и получающий из текста номер телефона. По номеру телефона, находится сущность - компания/контакт, которая привязывает задачу к этой сущности CRM.

ВЕБХУКИ

Автоматизация переноса крайнего срока при движении задачи на диаграмме ганта

Работа по планированию уборки, в апартаментах сдаваемых в аренду, в гостиничных номерах, является одной из базовых, постоянных и рутинных работ в компаниях отельной сферы.

Задачи на уборку создаются бизнес-процессом автоматически, при выезде клиента. Но планирование и расстановка приоритетов по этим задачам остаются работой диспетчера.

Для упрощения планирования, был разработан вебхук, отслеживающий движение задачи на диаграмме ганта и меняющий крайний срок по задаче, по определенному алгоритму, учитывающему особенности объекта, количество сотрудников, суммарную временную оценку на уборку всех помещений объекта, для обеспечения оптимальной скорости проводимых работ по планированию.

В результате - удалось сократить время планирования этих задач со 120 минут, до 30 минут работы диспетчера.  Обратите внимание, что в рамках автоматизации работы по планированию с помощью вебхуков, диспетчер перестал делать работы в размере 10 с половиной часов в неделю. В месяц - это время 5-ти с небольшим рабочих дней!

ВЕБХУКИ

Автоматизация постановки задачи подзадачей и добавления комментариев в задачу

Значительная часть автоматизации деятельности компании, занимающейся посуточной арендой недвижимости, может быть проведена с помощью шаблонов бизнес-процессов сделки.

Подробно об этом мы писали в статье Битрикс24 для отелей и гостиниц. Но в связи с особенностями работы блоков внутри бизнес-процесса, часть возникающих задач не может быть решена стандартными методами.

В частности, при занесении в систему нового объекта, должен выставляться ряд задач (порядка 10), на действия по предоставлению, конкретным исполнителям. Наиболее простой и логичный способ группировки таких задач - сделать их подзадачей базовой задачи (по оказанию услуг по бронированию).

К сожалению, стандартными средствами бизнес-процесса это решить невозможно. Также на данный момент нет методов для добавления комментария к задаче из бизнес-процесса. Эти особенности легко обходятся с помощью вебхука, отслеживающего создание и изменение задач, и на основании определенных меток группирующего их, с добавлением соответствующего комментария

# БИТРИКС24 ДЛЯ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ и задачами

РЕЗЮМЕ

В процессе нашей работы с конкретным клиентом всегда появляются частные, нестандартные задачи, которые можно решить отслеживая определенные события в CRM Битрикс24 и вводя в работу вебхуки.

В абсолютно всех случаях, автоматизация с вебхуками позволяет убрать огромные куски рутины из деятельности персонала, обеспечить надежность течения процессов исполнения и предоставления.

Отдельно хочется обратить Ваше внимание, что рутина и время на нее Вы оплачиваете из бюджета предприятия на фонд заработной платы Вашим сотрудникам.

Ошибки в процессе решения задач также стоят Вам определенного количества денежных средств,  затрат компенсации клиентам, репутационный вред в случае повторения сбоев.

Абсолютно во всех случаях работы с нашими партнерами по автоматизации, деньги, потраченные на автоматизацию приводили к экономии гораздо большего количества ресурсов и средств.

Мы будем рады Вашим вопросам по этой теме и готовы делиться опытом. Напишите нам в чат!

Если у Вас еще нет своего Битрикс24, зарегистрируйте и начните работу БЕСПЛАТНО!

31
Октября, 2018
телефония Битрикс24

БОРЕМСЯ С ПРОПУЩЕННЫМИ ВЫЗОВАМИ С ПОМОЩЬЮ БИТРИКС24

В нашем арсенале нашлись решения, которые позволили снизить проявления данной проблемы. Мы предложили информировать клиента, в момент, когда идет пропуск вызова, о том, что персональный менеджер перезвонит в краткое время. Учли в решении ряд нюансов, связанных с повторными звонками одного и того же клиента за короткий промежуток времени. Обеспечили контроль за ростом пропущенных звонков с помощью задач.
автоматизация
С БИТРИКС24
18
Октября, 2018
ИНТЕГРАЦИЯ БИТРИКС24 И БИЛАЙН

ИНТЕГРАЦИЯ БИТРИКС24 И БИЛАЙН

Несмотря на бурное развитие IP телефонии, традиционная мобильная связь продолжает использоваться компаниями для решения повседневных задач, особенно, если сотрудники компании вынуждены работать вне офиса и вне стационарной телефонной линии или стабильного высокоскоростного доступа к сети интернет. К сожалению, стабильность и качество мобильного интернета оставляет желать лучшего, особенно вне города. 
автоматизация
С БИТРИКС24
10
Октября, 2018
Битрикс24

РАЗРАБОТКА ШАХМАТКИ ДЛЯ ОТЕЛЕЙ / ИНТЕГРАЦИЯ С БИТРИКС24

Наши партнеры из Испании, Компания Real Exelente, крупнейшая сеть по аренде апартаментов, обратились к нам за решением задачи визуализации данных о занятости апартаментов, вилл и таунхаусов в их аппартной сети.
автоматизация
с Битрикс24
08
Октября, 2018
Битрикс24

БИТРИКС24 ДЛЯ ОТЕЛЯ, ГОСТИНИЦЫ, АПАРТНОЙ СЕТИ

В нашей компании накоплен значительный опыт по разработке сайтов и автоматизации с Битрикс24 для предприятий сферы гостеприимства - гостиниц, хостелов, отелей. Испания, Прибалтика, Россия - наши клиенты из разных регионов получают выгоду оттачивая и сводя в автоматизацию процессы работы и коммуникации с Гостями. 
автоматизация
с Битрикс24
24
Сентября, 2018
Битрикс24

Битрикс24.CRM - автоматизация счетов

Счета - мощная и полезная сущность в CRM, но, к сожалению, многие возможности работы со счетами без автоматизации невозможны или занимают много времени. В этой статье мы попробуем показать, как можно сократить человека часы на работы со счетами.
автоматизация
с Битрикс24