# Битрикс24 автоматизация

Битрикс24 как инструмент бережливого производства

# БЕРЕЖЛИВОЕ ПРОИЗВОДСТВО С БИТРИКС24

Что такое бережливое производство?

Бережливое производство - философия производства, в основе которой лежит сокращение времени между получением заказа и его отгрузкой заказчику за счет сокращения потерь. Бережливое предприятие базируется на положении - везде, где производится работа, образуются потери. Бережливое предприятие ищет пути организации процессов на оптимальном уровне путем постоянной фокусировки на определении и устранении потерь.

В данной статье мы исследуем, как инструменты Битрикс24 могут нам помочь при внедрении данной системы производства. 

# БЕРЕЖЛИВОЕ ПРОИЗВОДСТВО С БИТРИКС24

Ориентирование на Клиента

В нашей работе, при построении процессов работы каждого подразделения, мы должны быть ориентированы на Клиента. Нам необходимо выяснить, кто является нашим Клиентом, что Клиент ценит в нашем продукте, какие именно свойства продукта и системы, которая производит этот продукт, являются ценными для Клиента.

Понимание ценности для Клиента - ключевой момент внедрения философии бережливого производства. Такие инструменты Битрикс24, как база Клиентов в CRM, каналы коммуникаций (телефония, email, соцсети и мессенджеры), CRM-Маркетинг, бизнес-процессы - помогают нам представить продукт Клиенту, изучить предпочтения, провести опросы. 

# БЕРЕЖЛИВОЕ ПРОИЗВОДСТВО С БИТРИКС24

Сквозной процесс 

В момент, когда мы продаем Клиенту, мы запускаем вытягивающую цепочку ценности - сквозной бизнес-процесс предоставления. Поскольку о сквозных процессах мы писали недавно в нашем блоге, в этой статье мы хотим остановиться именно на вопросах улучшения процессов, автоматизации, устранения потерь, создания такой системы, когда улучшения будут происходить непрерывно.

Когда в компании внедрены бизнес-процессы Битрикс24 мы получаем возможность измерять все параметры, находить потери, трансформировать отдельные участки для оптимизации и, вместе с тем, уменьшения деятельности, не приводящей к созданию ценности.

Приведем типичные типы потерь, их общее определение, причины и инструменты Битрикс24, которые позволяют улучшить ситуацию: 

# БЕРЕЖЛИВОЕ ПРОИЗВОДСТВО С БИТРИКС24

Ненужные движения 


# постановка проблемы

Проблема

✓  Расходуются силы на излишние передвижения,

✓  Используются не надлежащие инструменты,

✓  Инструменты и материалы находятся вне непосредственного доступа,

✓  Теряется время на их поиск,

✓  Производятся несогласованные операции,

✓  Нестабильное качество на выходе, плавающая или избыточная нагрузка на сотрудников.  

# решение

Решение с Битрикс24

✓  Задачи и грамотная диспетчеризация задач на диаграмме Ганта или Канбан доске позволяют избежать ненужных движений, сделать нагрузку равномерной.

✓  Правильное формулирование задач, инструкции и регламенты вшитые в задачи, полнота данных для решения - позволят сократить время и избежать не согласованных операций, повысить качество.

✓  Кроме этого, инструкции и регламентация в задачах позволяют снизить зависимость от начальной подготовки персонала, ускорить ввод сотрудников в строй. 

# БЕРЕЖЛИВОЕ ПРОИЗВОДСТВО С БИТРИКС24

Транспортировка


# постановка проблемы

Проблема

✓  Существуют временные места хранения или промежуточные склады.

✓  Перемещения между внутренними местами хранения не добавляют ценности.

✓  Производственные участки слишком удалены.  

# решение

Решение с Битрикс24

✓  Логирование точек времени в сквозных процессах, сохранение их для построения отчетности, позволяют анализировать временные потери на транспортировке.

✓  Интеграции с отраслевыми сервисами позволяют получать логистические и гео данные для анализа.

✓  Вычисление суммарных потерь на транспортировке может осуществляться внутри бизнес-процессов и позволяют принимать решения для оптимизации. 

# БЕРЕЖЛИВОЕ ПРОИЗВОДСТВО С БИТРИКС24

Перепроизводство


# постановка проблемы

Проблема

Перепроизводство порождает проблемы связанные с:
✓  требуется больше складов и тары,
✓  замораживаются средства,
✓  повышается стоимость запасов,
✓  ухудшается товарооборот, устаревает товар и так далее.

В качестве примеров можно привести: лишние отчеты, бумаги, которые никто не читает, несколько копий в хранении, перезаказ материалов, дублирование усилий/отчетов. 

# решение

Решение с Битрикс24

✓  Система отчетности, встроенная в Битрикс24 позволяет в режиме реального времени видеть показатели работы подразделений.

✓  Время на подготовку отчетности может быть существенно сокращено или сведено к нулю.

✓  Интеграция с отраслевыми сервисами позволяют Битрикс24 агрегировать данные, использовать эти данные в бизнес-процессах и отчетности.

✓  Богатые возможности различных интеграций позволяют визуализировать данные для улучшения восприятия численных показателей производства. 

# БЕРЕЖЛИВОЕ ПРОИЗВОДСТВО С БИТРИКС24

Брак


# постановка проблемы

Проблема

Брак создает дополнительный объем работы, увеличивает время изготовления, задерживает отгрузку, увеличивает расходы на сырье и утилизацию.

К браку приводят такие явления как:
✓  отсутствие четких стандартов,
✓  фокус на контроле качества только на финальной стадии, нарушение технологии производства,
✓  несвоевременная подача материалов и транспортировка. 

# решение

Решение с Битрикс24

Исключить брак или свести его к минимуму позволяет система контроля качества внутренних продуктов, вшитая в сквозной процесс Битрикс24.

Таким образом, каждое подразделение, которое отдает внутренний продукт обязано проверить его на соответствие параметрам и критериям качества.

Соответственно, подразделение, которое получает внутренний продукт, обязано проверить его на соответствие стандарту.

Такой принцип вшит в каждое конкретное задание и/или задачу бизнес-процесса Битрикс24 на уровне регламентов и инструкций. Практика применения такого подхода показывает уменьшение количества брака, улучшения лояльности Клиента ввиду повышения качества продукта и коммуникаций. 

# БЕРЕЖЛИВОЕ ПРОИЗВОДСТВО С БИТРИКС24

Излишняя обработка


# постановка проблемы

Проблема

Производятся действия, не увеличивающие увеличивающие товара и не нужные потребителю.

При поломке оборудования, выхода из строя каких-либо процессов, персонал переходит на альтернативные способы получения результата.

Появляются дополнительные расходы времени и ресурсов.

Причинами излишней обработки могут являться:
✓  недостаточное понимание, что нужно потребителю,
✓  недостаточное знание технологий,
✓  отсутствие стандартизации,
✓  перегибы на местах. 

# решение

Решение с Битрикс24

Выше мы уже писали о важности исполнения стандартов, в том числе для исключения излишней инициативы. Во всем этом нам помогают бизнес-процессы Битрикс24.

Важный и часто используемый пример, который характерно описывает проблему - подготовка и отправка стандартной документации вручную. Колоссальной экономии можно достичь с помощью автоматизации работы с документами. Автоматическая генерация документов, отправка их по электронным каналам на адрес клиента, с факсимиле должностного лица экономит тысячи рабочих часов сотрудников в месяц.

Автоматические коммуникации, которые раньше делали люди (о текущем статусе заказа, к примеру), позволяют также сэкономить время сотрудников и перераспределить его на операции, которые создают ценность.

# БЕРЕЖЛИВОЕ ПРОИЗВОДСТВО С БИТРИКС24

Ожидание


# постановка проблемы

Проблема

✓  Простои оборудования и других объектов, в ожидании обслуживания или ремонта.

✓  Ожидание окончания цикла работы оборудования.

✓  Ожидание доставки сырья и материалов.

Причинами проблемы ожидания являются:
разрывы производственного потока,
нерациональное расположение оборудования,
проблемы в предыдущем и последующем подпроцессе,
несбалансированность мощностей, перепроизводство внутреннего продукта. 

# решение

Решение с Битрикс24

Как известно, чтобы что-то улучшить это необходимо измерить. В рамках внедрений сквозных процессов Битрикс24 мы много времени уделяем логированию и сбору данных о простоях и ожидании.

Инструменты диспетчеризации Битрикс24, параметризация задач, измерения времени сотрудниками на выполнение задач, позволяют нам также получать дополнительные необходимые данные.

Визуализация этих данных, а также автоматическая подготовка отчетности позволяет лучше осознать проблемы, выработать решения.

На основе данных мы можем улучшать транспортировку, работать с качеством на предыдущем и следующем этапах, по отношению к узкому месту и так далее. 

# БЕРЕЖЛИВОЕ ПРОИЗВОДСТВО С БИТРИКС24

Неиспользование опыта сотрудников


# постановка проблемы

Проблема

Оператор / сотрудник на месте знает о своей работе больше, чем его руководитель. Именно он, непосредственно, изменяет внутренний продукт предыдущего подразделения и добавляет ценность.

Важно не допускать замалчивания проблем и дать возможность людям на местах участвовать в непрерывном процессе улучшения производства. 

# решение

Решение с Битрикс24

Люди – основное связующее звено в бережливом производстве, они устраняют потери, совершенствуют себя и процессы, решают проблемы.
Мы предлагаем и мотивируем, в том числе и материально, людей улучшать систему производства.

В Битрикс24 предусмотрена функциональность Wiki (база знаний) и каждый сотрудник может и предлагает изменения в инструкции и регламенты.

В каждой задаче есть функциональность, которая позволяет сотруднику подать заявку на изменение процесса, которая уходит на согласование руководителю и ответственному за сопровождение процессов в компании. 

# инструменты БИТРИКС24

Инструменты Битрикс24 и эффект от применения 


CRM и база Клиентов

Битрикс24 накапливает базу данных Клиентов из всех каналов связи, позволяет работать с базой, делать сегментированные маркетинговых коммуникации. Правильная работа с базой Клиентов повышает продажи и повторные продажи. 

Сквозные бизнес-процессы + регламентация 

Сквозные процессы Битрикс24 позволяют регламентировать деятельность всех участков производства, во всех подразделениях, со всеми вариантами и ответвлениями. Эффект строится на увеличении качестве и лояльности клиентов, на снижении издержек и потерь.

Параметризованные задачи + данные 

Сформулированные задачи, поставленные со всеми временными оценками, содержащие в себе все инструкции и данные для решения. Повышают эффективность каждого звена и выпуск им качественного внутреннего продукта. 

Генерация документов 

Навсегда убирает рутину создания типовых документов и избавляет от человеческих ошибок в них. Эффектом является дополнительная возможность высвобождения времени людей на создание ценности. 

Автоматические коммуникации

Автоматические коммуникации, информирование клиента, своевременная отправка автоматически сгенерированной документации, позволяют улучшить все параметры предоставления. 

Измерение времени сотрудников 

Измерение времени по задачам предоставляет данные о расходовании времени сотрудников и их эффективности.

Автоматизация логирования событий

Автоматизация сбора данных и логирование позволяют вывести на новый уровень цифровизацию компании.  

Автоматизация получения отчетности 

Данные, получаемые системой в рамках производственного процесса могут быть визуализированы и отражены в отчетах. Отчеты в свою очередь подготавливаются автоматически. Эффект - экономия времени на подготовку отчетов, повышенная точность в отсутствии ошибок человека. 

Система обучения, Wiki 

Регламенты, инструкции хранятся в Wiki для быстрого доступа из задач, формируют базу знаний компании. Заявки на изменение процессов, получаемые от сотрудников повышают ценность этих материалов, обеспечивают их актуальность, повышают вовлеченность коллектива в процесс непрерывных улучшений. 

# комплекс инструментов БИТРИКС24

РЕЗЮМЕ

Комплекс инструментов Битрикс24 позволяет ввести бережливое производство на предприятии, позволяет помочь персоналу работать в условиях внесения непрерывных улучшений в процесс производства. Эффект от применения данного подхода сложно недооценить. Но, поскольку каждое предприятие уникально, эффект будет различным, но неизменно положительным.