Задачи Битрикс24 обладают богатым функционалом, различными видами отображения, роботами. Параметры и события задач доступны через Rest Api. Задачи можно объединять в проекты и группы, регулярные задачи можно создавать по расписанию, шаблоны позволяют сократить время на создание типовых задач. Но, как это обычно бывает, наши клиенты просят нас предоставить решение более сложным сценариям.
Данная статья написана скорее для специалистов в области ведения проектов или технологов на производстве.
> Введение
> Пример из практики: посуточная аренда - задача на трансфер, заселение и уборку
> Постановка задач из бизнес-процессов
> Четкое именование задачи
> Общие регламенты и инструкции в задачах
> Переменные данные в задачах
> Временные оценки - начало, окончание, затраты, срок
> Автоматическое комментирование задач
> Резюме
Наш партнер и клиент управляет 80+ объектами на острове Тенерифе, среди которых виллы, таунхаусы и апартаменты. Гостей встречают в аэропорту (задача на трансфер) или у объекта проживания, заселяют (задача на заселение), по окончанию выезда производится уборка (задача на уборку).
Задача на трансфер и заселение могли объединяться, если выполнялись по условиям одним сотрудником.
✓ разная изначальная степень подготовки персонала - было необходимо предоставить точные инструкции и регламенты выполнения прямо в задачу;
✓ удаленность объектов друг от друга (до 50 км от аэропорта) - было необходимо рассчитывать временные оценки по задачам, исходя из этого условия;
✓ два аэропорта приема Гостей - было необходимо рассчитывать временные оценки по задачам, исходя из этого условия;
✓ уникальность объектов размещения, особые условия на каждом - было необходимо составить картотеку особенностей объекта при заселении и уборке.
✓ каждую задачу было необходимо дополнять переменными данными, ввиду того что объекты уникальны;
✓ от исходных условий зависело именование задачи, ее содержание, срок и временные оценки;
✓ диспетчеризация задачи, то есть распределение на конечного исполнителя, занимало много времени, выполнялось отдельным, подготовленным сотрудником, требования к диспетчеру были специфическими, данная работа занимала до 12 человеко-часов в неделю (6 рабочих дней в месяц);
✓ в некоторых случаях, уже во время исполнения задачи, могли прийти дополнительные инструкции, приходилось использовать телефонную связь;
✓ составление отчетности было затруднено, поскольку не было актуальных данных в дополнительных полях задач.
Будем рады оказаться полезными
Типовые задачи на трансфер, заселение и уборку ставились из сквозного бизнес-процесса бронирования и учитывали изначальные условия - объект размещения, аэропорт прибытия Гостя (их два в регионе), наличие детей в группе и так далее.
В зависимости от условий менялось содержимое задач и временные оценки, общие регламенты исполнения оставались постоянными для каждого типа задач.
Чтобы название задачи говорило само за себя, мы придумали емкие шаблоны именования. Например: Заезд в [дата и время заезда] [без трансфера / с трансфером] в [объект размещения] из [аэропорт прибытия].
При именовании учитывались тип задачи, условия бронирования, а также необходимость компактного отображения заголовка задачи в мобильном приложении Битрикс24.
Мы порекомендовали клиенту составить общий регламент по каждой задаче, чтобы определить правила ее исполнения. Дополнительно в регламенте было отражено, как именно нужно выполнять задачу в Битрикс24 - нажатие кнопки начать работу, замер времени по задаче, завершение. В каждом случае это решило множество проблем и нюансов, и даже неочевидные.
Например, помещение в регламент задачи на заселение пункта о необходимости показать Гостю инструкцию с правилами проживания уменьшило количество ситуаций с ущербом и звонков в офис про пароль от Wifi.
Общий регламент задач на уборку позволил руководителю отдела клининга больше не возвращаться к вопросам о критериях качества уборки, требованиях к чистоте санузлов и помещений.
Нами была решена очень интересная задача по организации каталогов специфичных данных об объектах размещения. В задачи было необходимо помещать дополнительные инструкции, которые отличались от объекта к объекту. Приведем примеры.
Поскольку объекты имеют отличия, было необходимо предоставлять дополнительные инструкции трансфермену и/или заселяющему:
✓ особенности подъезда к объекту, ворота, коды калитки;
✓ особенности ресепшн комплекса, особые документы для заселения;
✓ особенности объекта, когда нужно дополнительно проинформировать Гостя о правилах использования, например газовый барбекю или джакузи;
Инструкции в задачах данного типа позволили уменьшить нагрузку на диспетчера для решения этих вопросов с исполнителями.
Опять же, ввиду отличия и особенностей объектов, убирать их нужно было с учетом специфики, по регламенту, в определенной последовательности для экономии времени:
✓ количество помещений и временные нормативы на их уборку;
✓ особенности с требованиями к чистоте зон барбекю, бассейнов, джакузи;
✓ особенности работы устройств кондиционирования, сантехники, стиральных и сушильных машин;
Общие регламенты и Особые инструкции в задачах позволили снизить требования к подготовке персонала по этим нюансам, а также позволили привлекать дополнительный внештатный персонал после короткого инструктажа.
Для решения данной задачи были созданы несколько универсальных списков, откуда данные переносились в задачи с помощью вебхуков и активити бизнес-процессов:
✓ основной каталог объектов со всеми параметрами объекта размещения, в том числе особенностей для трансферменов и заселяющих;
✓ каталог помещений и временных оценок уборки объектов;
✓ каталог стоимостей уборки для задач;
Данные мероприятия упорядочили работу по задачам. Кроме описанных выгод можно отметить одну важную деталь: сотрудники перестали висеть на телефонах друг у друга, занялись исполнением задач в соответствии с инструкциями.
С целью регламентирования параметров работы исполнителей, а также для последующего построения правильных отчетов, каждый вид задач имел свои временные параметры исполнения.
Задачи на трансферы и/или заселения имели время начала, рассчитанное исходя из условия аэропорта прибытия группы Гостей, время на поиск Гостя в аэропорту, время на исполнение трансфера и заселение. Таким образом вычислялось общее время исполнения и крайний срок по задаче. В дополнительное поле автоматически размещалась стоимость выполнения задачи.
Временные оценки по задачам на трансферы/заселения позволяли Диспетчеру правильно планировать задачи на исполнителей с помощью отображении задач на диаграмме Ганта. Кроме этого, диспетчеру было удобно управлять изменениями без звонков исполнителям по телефону.
В задачах на уборки временные параметры рассчитывались на данных из универсального списка временных оценок уборок. В зависимости количества помещений, наличия территории, бассейнов и других условий мы могли рассчитать время выполнения.
Крайний срок рассчитывался в зависимости от даты и времени начала уборки на объекте. Также, из каталога переносилась информация о стоимости уборки для исполнителя, в том числе для формирования отчетности.
Исполнители задач часто забывали выполнять важные составляющие задачи. Для напоминания о различных событиях, в частности о необходимости вовремя начать работу по задаче на трансфер или о необходимости сделать фотокопии документов Гостей в задаче на заезд, мы применили возможность Rest Api комментировать задачи.
Для внесения комментария в задачу, программа рассчитывала время и размещала комментарий, что вызывало появление колокола в мобильном приложении Битрикс24 у Исполнителя. Это позволило полностью искоренить забывчивость исполнителей и более такая проблема не появлялась.
Для удобства диспетчеризации, а также для сокращения времени планирования, мы использовали вебхуки. Мы написали отдельную статью про возможности вебхуков задач.
В данном случае вебухки позволяли нам уменьшить количество действий диспетчера при планировании, правильный расчет временных параметров при движении задачи на диаграмме Ганта.
Стандартные отчеты Битрикс24 по задачам, плюс ценовая информация в дополнительном поле, позволили руководителю отдела иметь информацию за период о доходе каждого сотрудника.
Раньше такие таблицы имели много неточностей, согласование занимало немало времени. Система отчетов позволила уйти от этих проблем.
Опыт работы с Битрикс24 показывает, насколько это гибкий инструмент. Владелец компании, инвестировав в автоматизацию, экономил реальные деньги и время подчиненных.
Автоматизация многократно отбилась уже в первый месяц работы.
Проведем консультацию по процессам из этого кейса.
В нашем блоге мы накапливаем интересные материалы о наших работах - автоматизации, бизнес процессах, RPA. Обо всем том, что мы так любим и делаем с душой каждый день.
© 2003 - 2024 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт самому онлайн
