Автоматизация закупок в медицинской компании

Компания поставляет оборудование 12 основных компаний производителей. Прайс-листы поступают в виде xml и excel файлов с количеством товарных позиций от 10 000 штук.

Необходимо создать единую базу товаров от всех поставщиков и автоматизировать внесение и обновление номенклатуры из файлов поставщиков.

Медицинские учреждения присылают запросы на поставку оборудования в виде excel файлов. Количество товарных позиций в запросах варьируется от 100 до 1000+. При таких объемных запросах, поиск и подбор товаров по прайс-листам производителей оборудования руками менеджеров становится неэффективным и занимает значительную часть рабочего времени сотрудника.

Автоматизировать внесение заявок и подбор необходимой номенклатуры по базе товарных позиций от производителей.

На основании заявки от клиента и результатов подбора товаров от производителей, формируется коммерческое предложение. При объемах товаров, с которыми обычно приходится оперировать, формирование коммерческого предложения занимает значительное время.

Автоматизировать процесс формирования коммерческого предложения, по шаблону принятому в компании, с учетом скидок и бонусов каждого конкретного клиента. Автоматизировать процесс отправки предложения на почту и по возможности в мессенджеры, которыми пользуется заказчик.

При поступлении файлов с номенклатурой от поставщиков, они загружаются в приложение. Происходит автоматический разбор файлов с товарными позициями и занесение товаров в базу данных. В результате работа менеджера на этом этапе, сводится к загрузке файла номенклатуры поставщика в форму в приложении.

В карточку компании было встроено приложение для обработки файла заявки. При поступлении входящей заявки на поставку от медицинского учреждения менеджер переходит в карточку компании, загружает файл с заявкой, при необходимости указывает предпочтительного поставщика. Приложение анализирует файл заявки, сопоставляет с текущей базой товаров поставщиков. По возможности выдает список аналогов. В случае невозможности сопоставления товаров выводится уведомление менеджеру. В дальнейшем создается сделка, со списком товарных позиций из файла заявки, с ценами учитывающими скидки данного клиента.

На основании товаров в сделке формируется документ с коммерческим предложением для клиента. Запускается бизнес-процесс согласования предложения с клиентом. Предложение отправляется на email ящик клиента, и в предпочтительный мессенджер (skype, viber, телеграмм, whatsapp). Менеджеру остается только согласовать предложение с клиентом.

После согласования предложения с клиентом, формируется заявка в отдел логистики. Логист формирует заявки поставщикам, и в службу доставки.