Автоматизация постмониторинга сделок:
Прозрачность и эффективность в одном процессе с Битрикс24

Кейс БИТРИКС24

Проблематика

Наш клиент (NDA) столкнулся с необходимостью систематизации и автоматизации процесса постмониторинга сделок.

Постмониторинг — это анализ сделки после ее завершения. Он помогает оценить эффективность проекта и определить отклонения от плановых показателей. Этот процесс позволяет выявить ошибки и найти пути их устранения в будущем.

Ранее, сотрудники тратили много времени на ручное заполнение данных, согласование с несколькими участниками и последующие корректировки. Это приводило к задержкам, ошибкам и недостаточной прозрачности работы.

Были выделены следующие проблемы клиента:

Отсутствие прозрачного процесса постмониторинга сделок

После успешного завершения сделок оставались нерешенные вопросы касательно итоговых финансовых показателей и соблюдения всех условий. Это создавало риски недооценки прибыли и замедления процесса анализа эффективности.

Ручное согласование постмониторинга

Процесс согласования постмониторинга проходил без четко структурированной системы. Все коммуникации велись через почту и мессенджеры, что приводило к потерям информации и увеличению времени на принятие решений.

Недостаток аналитики по ключевым показателям

Не было возможности оперативно получать аналитические данные по плановой и фактической выручке, GM1 и дельте по видам работ. Это усложняло анализ рентабельности проектов.

Нескоординированная работа участников процесса

Участники постмониторинга (Sale, Presale, руководители подразделений и проекты, коммерческий и финансовый директора) часто выполняли одну и ту же задачу одновременно или забывали выполнять свои задачи вовремя.

Отсутствие автоматизированного уведомления и постановки задач

Сотрудники не всегда получали своевременные уведомления о необходимости согласования и ознакомления с постмониторингом, что увеличивало время процесса.

Задачи проекта

Чтобы обеспечить прозрачность процессов и минимизировать ошибки, перед нами встали следующие ключевые задачи

Упростить процесс заполнения и отправки Постмониторинга.

Обеспечить прозрачность на каждом этапе, чтобы каждый участник понимал свои задачи и действия.

Сократить время на согласование и минимизировать ошибки при заполнении документов.

Обеспечить лучшую координацию между различными отделами и сотрудниками.

Эти задачи были направлены на создание прозрачной, управляемой и эффективной системы Постмониторинга для клиента.

Процесс внедрения

В ответ на запрос клиента, мы предложили решение, основанное на автоматизации процесса Постмониторинга. Этот процесс был интегрирован в систему с учетом всех существующих этапов и ролей, что позволяло более эффективно управлять заданиями и документами.
Процесс был подробно прописан и автоматизирован с учетом всех ключевых этапов и участников.

Описание процесса

Запуск происходит вручную из сделки по Продажам или Заказам, если она завершена с успешным статусом. Специальный модуль "Запуск постмониторинга" создает элемент процесса и переводит его на первую стадию.

Подготовка постмониторинга

На этом этапе Ответственный получает задание подготовить все необходимые данные:

1. Загрузить файл постмониторинга в формате Excel.

2. Назначить ключевые роли:

Sale — менеджер по продажам;
Presale — специалист по предварительным расчётам;
Руководитель проекта;
Руководитель подразделения;
Ответственный за реализацию.

3. Принять решение о необходимости согласования постмониторинга с коммерческим директором.

4. Добавить сопроводительный комментарий.

5. Заполнить финансовые показатели:

Плановая и фактическая выручка.
Плановый и фактический GM1.
Отклонения по видам работ в денежном эквиваленте и процентах.

Создание задачи для обсуждения постмониторинга

Система автоматически создаёт задачу, где указываются основные данные сделки:

Продукты;
Сумма;
Код и название проекта;
Назначенные роли;
Файл Постмониторинга.

Файл сохраняется на диск для удобного доступа всех участников.

Автоматический контроль корректировки

Если файл постмониторинга возвращается на доработку, система фиксирует, кто отправил его на корректировку и с какими замечаниями. Ответственный может:

Приложить обновлённый файл и снова отправить на согласование.
Отправить на перерасчёт в Presale.
Завершить процесс с провалом.

Согласование постмониторинга

На этом этапе постмониторинг проходит согласование у ключевых участников.

1. Руководитель проекта получает уведомление и задание на ознакомление с постмониторингом. В задании содержатся ссылки на задачу обсуждения и папку сделки. Руководитель оставляет комментарий.

2. Руководитель подразделения также получает задание на ознакомление и оставляет свои замечания.

3. Presale анализирует корректность финансовых расчетов и оставляет комментарий.

4. Sale проверяет данные сделки и подтверждает их корректность или оставляет замечания.

5. Коммерческий директор принимает финальное решение:

Согласовать Постмониторинг.
Вернуть на доработку.
Делегировать задачу другому сотруднику.

6. Сотрудники ФЭБ (финансово-экономического блока) также дают своё заключение. Если хотя бы один из них возвращает документ на доработку, процесс автоматически переходит к этапу подготовки.

7. Инициатор процесса принимает решение:

Отправить постмониторинг на согласование финансовому директору.
Перезапустить процесс согласования.
Завершить согласование с провалом.

Финальное согласование финансовым директором

Финансовый директор принимает окончательное решение:

Согласовать постмониторинг: процесс завершается, файлы сохраняются на диск, а участники получают уведомления.
Вернуть на доработку: процесс возвращается к этапу подготовки.

Автоматизация Битрикс24

Автоматическая проверка исполнителей

Перед каждым заданием система проверяет наличие исполнителя. Если сотрудник отсутствует на рабочем месте, задача автоматически назначается его заместителю.

Фиксация действий в таймлайне

Все действия участников процесса автоматически фиксируются в таймлайне сделки и информационных блоках BPM. Это позволяет видеть текущее состояние Постмониторинга, и у каких участников в данный момент находится процесс согласования.

Уведомления

Все задания сопровождаются автоматическими уведомлениями в Битрикс24 (в колокольчике) и на почту исполнителей, что позволяет избежать пропуска важных задач.

Преимущества автоматизации Постмониторинга

Прозрачность и структурированность процесса.

Быстрая и эффективная коммуникация между участниками.

Исключение человеческих ошибок благодаря автоматизации.

Контроль выполнения задач и согласования на каждом этапе.

Реализация Постмониторинга в Битрикс24 позволяет компании оперативно анализировать завершенные проекты, выявлять отклонения и повышать эффективность работы команды.

Результат

Внедрение данной системы автоматизации привело к значительным улучшениям в рабочем процессе:

Сокращение времени на согласование

Время, затрачиваемое на подготовку и согласование постмониторинга, сократилось на 40%. Это стало возможным благодаря четкой последовательности этапов, автоматическим уведомлениям и стандартизированным действиям.

Уменьшение ошибок

Ошибки, связанные с неправильным заполнением данных или потерей информации, снизились, поскольку система строго регламентирует каждый этап.

Увеличение прозрачности

Все участники процесса могут видеть текущий статус Постмониторинга и комментарии других участников, что позволяет избегать недоразумений и ускоряет решение проблем.

Повышение эффективности

Каждый сотрудник знает свои задачи и роли, а система отслеживала выполнение заданий, что снижало вероятность задержек и ошибок.

Внедрение данной системы автоматизации привело к значительным улучшениям в рабочем процессе:

Отзывы Заказчика

Заключение

Внедрение автоматизированного процесса Постмониторинга на платформе Битрикс24 позволило компании оптимизировать важный этап контроля сделок и повысить прозрачность согласований.

Благодаря автоматизации процесса удалось:

Сократить время подготовки и согласования Постмониторинга.

Исключить ошибки, связанные с человеческим фактором, благодаря автоматическому назначению замещающих сотрудников и интегрированным напоминаниям.

Повысить уровень контроля за выполнением задач за счет уведомлений и фиксации всех действий в таймлайне и информационных блоках.

Обеспечить доступ ко всем данным и документам в одном месте, что значительно упростило анализ и принятие решений.

Этот кейс продемонстрировал, как автоматизация бизнес-процессов позволяет компании повысить эффективность работы, улучшить взаимодействие между сотрудниками и ускорить принятие управленческих решений. Решение на базе Битрикс24 стало надежным инструментом для контроля и управления процессами Постмониторинга.

НАПИШИТЕ НАМ

Будем рады оказаться полезными

написать через

Viber

Мы разработали серию кастомизированных отчетов, которые позволяют получить подробную информацию по различным параметрам и отслеживать ключевые показатели, не доступные в стандартных отчетах Bitrix24.

кейс

Битрикс

читать

ЧТО МЫ ПРЕДЛАГАЕМ

шаг 1. ОСТАВЬТЕ ЗАЯВКУ

шаг 2. ВСТРЕТИМСЯ ОНЛАЙН - ПОДРОБНО ИЗУЧИМ ВАШУ СИТУАЦИЮ

шаг 3. ИНДИВИДУАЛЬНО ПРЕДЛОЖИМ НАИБОЛЕЕ ЭФФЕКТИВНЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ

шаг 4. СОСТАВИМ ДОРОЖНУЮ КАРТУ ПРЕДСТОЯЩИХ ИЗМЕНЕНИЙ

шаг 5. ПОЛУЧИМ НОВОЕ КАЧЕСТВО ПРОЦЕССОВ В ВАШЕМ БИТРИКС24

CRM-форма появится здесь

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ Лиговский проспект,
д. 43/45, офис 521
info@mbsgroup.ru

+7 812 467-80-98

МОСКВА Ул. Новорязанская, 8
info@mbsgroup.ru

+7 499 938-62-98

ГРАФИК РАБОТЫ Мы работаем
по будним дням
с 10:00 до 17:00

СОЦСЕТИ Vkontakte
YouTube
Telegram