В процессе работы компании, возникает множество задач по работе с данными. Это построение различного рода отчетов, генерация типовых документов по шаблонам, создание различных сверок, резервное копирование данных и т.д. Одним из мощнейших инструментов для работы с подобными данными онлайн, являются сервисы, предоставляемые компанией Google. Сюда входят Google Docs (работа с документами онлайн), Google Sheets (работа с таблицами онлайн), Google Disk (хранение файлов в облаке), Google Data Studio (сервис визуализации данных).
В этой статье мы представляем список задач наших клиентов и возможности их решения с помощью сервисов Google.
В одном из последних обновлений CRM Битрикс24, был добавлен функционал генерации документов по шаблонам для разных сущностей.
Тем не менее, периодически возникает необходимость в генерации нестандартных документов, с использованием дополнительных данных. Это могут быть коммерческие предложения с фотографиями объектов и информацией из универсальных списков, договора для 3-х и более сторон и другие документы, основанные на данных CRM Битрикс24.
Данные задачи можно решить получив нужные данные с помощью REST API Битрикс24 и Google Docs. Можно создавать любые необходимые документы, с возможностью или запретом их редактирования, без использования дополнительного ПО.
Подобную выгрузку в Google Sheets мы используем для задач на расчет технических заданий наших клиентов.
При постановке задачи на расчет, делается копия шаблона документа с расчетом. В него добавляется необходимая информация о техническом задании конкретного клиента. Ссылка на созданный документ вставляется в тело задачи на расчет. Это позволяет стандартизировать и упростить процедуру расчета и позволяет предоставить клиенту итоговый расчет в понятной, детализированной форме.
Одной из задач, среди тех, которые мы решали для наших клиентов, было создание автоматических сверок по счетам.
Один из примеров: нашему клиенту, испанскому агентству недвижимости (специализирующимся на сдаче апартаментов в посуточную аренду), раз в месяц требуется предоставлять акт сверки для собственников апартаментов. Сверки представляют из себя список счетов по конкретному арендодателю, за определенный период.
Генерация сверки происходит по заранее согласованному шаблону. Использование Google Sheets, для создания акта сверки позволяет просматривать и редактировать акты без установки дополнительного ПО, что удобно для нашего клиента и лиц, которые в итоге получают эту информацию.
Для анализа финансовых данных, возникает необходимость в составлении сводных таблиц с информацией по различным показателям.
Используя возможности REST API Битрикс24 для получения данных и Google Sheets для хранения и обработки этих данных, можно создавать сводные таблицы с необходимыми финансовыми показателями.
Сводные таблицы, создаваемые в предыдущей задаче, легко могут быть дополнены и использованы в качестве своего рода автоматической резервной копии данных, размещенных в облаке. Это может быть актуально, как для порталов с облачной версией CRM Битрикс24, так и для коробочной редакции.
Плюсы данного решения: автоматизация копирования, легкий доступ к данным, возможность совместить резервные данные с Google Data Studio для построения различного рода отчетов.
API сервисов Google, дает доступ к множеству дополнительных возможностей по работе с документами.
Документы и таблицы можно сохранять в файлах различных форматов (docx, exls, pdf), создавать копии файлов и редактировать их, добавлять визуализацию с помощью Google Data Studio и т.д.
Перечисленные выше примеры использования сервисов Google, охватывают лишь небольшую часть открывающихся возможностей для решения нетиповых задач по автоматизации и визуализации данных.
Проведем консультацию по процессам из этого кейса.
В нашем блоге мы накапливаем интересные материалы о наших работах - автоматизации, бизнес процессах, RPA. Обо всем том, что мы так любим и делаем с душой каждый день.
© 2003 - 2024 All rights reserved.
— Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт самому онлайн
