Все в одной воронке: Автоматизация документооборота, расчет бонусов и выставление задач в производство

Кейс битрикс24

Большинство задач можно автоматизировать

Бухгалтерия любого предприятия решает целый спектр рутинных задач по выставлению счетов и первичному документообороту. Для решения этих задач часто используется различное ПО. Тем не менее, часто рутинные задачи выполняются сотрудниками отдела, а ведь большинство этих задач можно автоматизировать, что позволит сэкономить драгоценное время и высвободить ресурс сотрудников для более ответственных и сложных задач.

Как раз, с запросом оптимизации процесса выставления счетов к нам обратилась крупная производственная компания.

В ходе общения с сотрудниками Клиента, были выявлены следующие направления требующие качественной проработки:

Систематизация счетов в Битрикс24

Расчет бонусных комиссий менеджерам и партнерам

Автоматическое формирование счетов из смет, сформированных в таблицах Google документов

Постановка задач и заказов производству, напрямую из выставленных счетов

Упрощение процедуры выставления счетов как в рамках сделок, так и вне них

Генерация первичных документов и отправка первичных документов

Разделение процессов предоплатных и постоплатных счетов

Упрощение и ускорение процедуры запроса на возврат

Для выработки комплексного решения, работы по проекту были разбиты на этапы

Этап 1. Предпроектное исследование

ЭТАП 2. Первичная реализация воронок, настройка роботов

ЭТАП 3. Настройка генерации первичных документов

ЭТАП 4. Разработка кастомных функционалов

ЭТАП 5. Доработка воронки на основании пользовательского опыта Клиента

Предпроектное исследование

На первом этапе мы провели подробный опрос владельцев процесса, чтобы точно понять все особенности работы на этом участке в компании. Затем, нами была разработана обобщенная mind-карта процессов.

После того как мы определили модель, были выработаны решения по выбору необходимого функционала. Для выбора наиболее подходящего варианта существующих сущностей CRM, создали таблицу сравнения из наиболее подходящих сущностей.

Таблица сравнения

Старые счета CRM,
Новые счета CRM,
Смарт-процессы.

Требования	Старые счета CRM	Новые счета CRM	Смарт-процессы
Возможность работать с несколькими воронками	-	-	+
Триггеры об оплате счета	-	+	-
Привязка - Контакты / Компания / Сделка	+	+	+
Расчет комиссии на основании статьи счета	-	+	+
Генерация документов	+	+	+
Возможность доработки для обмена по ЭДО (API)	+	+	+
Автоматическая подстановка отчетного периода	-	+	+
Прозрачный Расчет комиссий продавцам (менеджеру)	-	-	+
Выставление отложенных счетов и по расписанию	+	+	+
Прикрепление партнера	-	-	+
Расчет комиссии партнеру	-	+	+
Автоматическая отправка сгенерированных документов и прикрепленных документов	-	+	+
Полноценная поддержка BPM платформы	-	-	+
Выставление счета из сложного расчета google (автоматически, без кастома)	-	-	-
Использование нескольких воронок (предоплатные, постоплатные счета, исходящие)	-	-	+
Сложность реализации воронок, на основании элемента (коэф.)	6/10	4/10	8/10

Взвесив все плюсы и минусы, мы выбрали Смарт-процессы для реализации воронок счетов.

НАЧАЛО РЕАЛИЗАЦИИ СЧЕТОВ В CRM

Формирование воронок счетов

Так как Клиенту требуется в CRM отслеживать предоплатные, постоплатные и исходящие счета, а также формировать регулярные счета на основании шаблона, мы выделили функционал смарт-процесса “Счета” в 4 направлениях:

Предоплата,
Постоплата,
Исходящие,
Шаблоны счетов.

Как понятно из названий, первые 3 направления будут использоваться для работы со счетами, а направление “Шаблоны счетов” создано для автоматизации работы с отложенными и регулярными счетами.

Возможно у Вас возник вопрос, “А для чего нам отдельные направления для предоплатных и постоплатных счетов?”

Связано это с различным регламентом действий при работе с этими счетами. Для наглядности, описываем порядок стадий для каждого из направлений:

После создания направлений, были определены все необходимые поля для хранения информации о счетах.

Список важных полей:

Дата создания счета,
Отчетный период,
Статья дохода/расхода,
Клиент (Компания, контакт CRM),
Партнер (компания CRM),
Ответственный менеджер,
Наша компания (2 юридических лица),
Тип требуемого акта,
Публичная ссылка на файл счета,
Публичная ссылка на файл акта,
Ссылка на папку с документами компании на диске.

БП генерации счета из сделки с выбором воронки счета

Нам было важно продумать, как создавать счет из сделки. Как в рамках процесса заложенного в воронку, так и вне процесса. Для этого был создан отдельный БП для работы в BPM платформе. Подробнее о BPM платформе.

В этом бизнес-процессе:

Если в компании прикрепленной к сделке не заполнены реквизиты, то предлагается заполнить реквизиты,
Если реквизиты заполнены, то предлагается проверить реквизиты.
Далее, предлагается выбрать в рамках какого договора, будет происходить взаимодействие,
Если договор не заключен, то будет предложено сгенерировать договор из шаблона,
Если шаблон договора не оговаривает на каких условиях производится оплата, менеджеру необходимо определить - предоплатный или постоплатный счет планируется выставить,
Все товары из сделки автоматически транслируются в счет.

Кастомные доработки

Клиент разрабатывает сложные расчеты, с большим количеством элементов, в google таблицах для своих Клиентов. Для автоматизации выставления счетов по расчетам и последующих документов, мы разработали активность Бизнес процессов.

Алгоритм работы следующий:

Этап 1.

БП запрашивает ссылку на google таблицу.

ЭТАП 2.

Активность разбирает сформированную сметным отделом таблицу.

ЭТАП 3.

Прикрепляет все позиции расчета в созданный счет.

Таким образом, за счет автоматизации, мы существенно сократили издержки на выставление счета.

В компании Клиента, расчеты связаны с выставлением производственных задач. Для автоматизации выставления задач производству, мы разработали систему автоматического выставления задач, по факту оплаты счета, на основании оплаченных позиций счета.

Результат

Автоматизация рутинных процессов, позволила Клиенту существенно высвободить ресурс сотрудников и повысить качество на этом участке предприятия. Выросла эффективность как бухгалтерского отдела, так и предприятия в целом.