ТОТАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
АРЕНДОЙ
НЕДВИЖИМОСТИ НА БИТРИКС24

КЕЙС БИТРИКС24

Системные проблемы компаний

Компании, бизнес которых связан с предоставлением в аренду номерного фонда от нескольких десятков номеров и более, традиционно сталкиваются с одними и теми же системными проблемами.

Небольшие отели. Сети мини-отелей, разбросанных по региону. Агентства, управляющие десятками, а порой и сотнями квартир в большом городе. Перед всеми встают одни и те же задачи:

  • обработка заявок и бронирований,
  • прием основных и дополнительных платежей,
  • коммуникации с гостями,
  • своевременное заселение и выселение,
  • уборка и подготовка объекта,
  • мониторинг и поддержание технического состояния объекта,
  • и множество других задач, включая маркетинг, найм и управление кадрами и так далее.

Задачи непростые, “в лоб”, простым наращиванием персонала, не решаются. Не говоря уже о том, что подобрать качественный персонал и подготовить его - еще одна большая задача.

Более того, не секрет, что любой бизнес старается оптимизировать затраты, в том числе на сотрудниках и процессах, не участвующих в создании ценности для конечного клиента. 

Нужны современные решения

В первую очередь - управленческие и IT-решения. Мы имеем опыт разработки и внедрения подобных решений для наших клиентов как в России, так и в курортных регионах Европы.

Используя Битрикс24, как BPM платформу, мы создаем комплексное решение для нашего клиента, закрывающее большую часть вопросов и проблем. Широкое применение автоматизации, роботизации повышает качество и скорость ежедневных операций, повышая общий уровень сервиса и компании в целом. Серьезное снижение нагрузки на персонал создает предпосылки для его перепрофилирования, либо сокращения.

Снимая проблемы, ускоряя процессы, повышая их качество и рентабельность – мы “находим” потерянные, недозаработанные деньги. А работая по-новому – открываем новые перспективы масштабирования компании клиента на будущее. 

Компоненты решения

Оба этих связанных процесса мы определили на базе смарт-процессов Битрикс24.

CHANNEL MANAGER

Использование СМ сегодня - практически стандарт отрасли. Множество интернет-площадок и агрегаторов на рынке аренды недвижимости необходимо синхронизировать и централизованно управлять номерным фондом.

Современные СМ предоставляют API, с помощью которого происходит полноценная интеграция СМ с Битрикс24. В результате получаем массу возможностей, автоматизацию рутинных процессов, многократное ускорение обработки, коммуникации, приема платежей.

  • бронирования автоматически приходят в Б24 и порождают в нем сделку.
  • бронирования, созданные в Б24 (прямые брони) автоматически уходят в СМ и закрывают даты на всех каналах (двунаправленная синхронизация).

Channel Manager

БИТРИКС24

РАБОТА С БРОНИРОВАНИЯМИ

Все бронирования в Б24 отображаются в виде списка или канбана, а также в нашем фирменном приложении “Шахматка”, где в удобном графическом интерфейсе можно управлять бронированиями. Приложение предоставляет следующие возможности:

  • Возможность автоматически выставлять счета гостям.
  • Возможность подключения платежных систем и организации автоматического списания оплаты с карты гостя.

КОММУНИКАЦИИ С ГОСТЯМИ

Автоматическое выставление всех задач, связанных с обслуживанием бронирования, в нужный момент, на нужное время, нужным сотрудникам, а именно:

  • встреча и трансфер
  • заселение, ознакомление гостей с правилами, получение залога
  • выселение, проверка объекта, возврат залога
  • задача на уборку объекта, подготовку к заселению
  • любые другие задачи, согласно процессам, принятым в компании
Все задачи сопровождаются подробными регламентными описаниями, всей необходимой для выполнения задачи информацией (данные гостя, его контакты, дата-время и т.д.). Такой подход к формированию задач резко снижает сроки подготовки и вхождения в процесс новых сотрудников

Сотрудники “в полях” взаимодействуют с задачами со своих смартфонов, а их руководитель, в режиме реального времени видит всю картину прогресса по задачам и имеет возможность вносить коррективы в график задач его подчиненных 

УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ, В ТОМ ЧИСЛЕ УДАЛЕННО

Автоматическая рассылка сообщений и уведомлений гостя на разных стадиях бронирования (от получения заявки, оплаты, до напоминании о заезде-выезде и т.д.)

Отправка сообщений и уведомлений на E-mail, WhatsApp, Телеграм

Автоматическая, полуавтоматическая и ручная обработка входящих звонков от гостей - любой сценарий, который может потребоваться, в зависимости от стадии брони, времени суток и т.д. 

Channel Manager

Закажите бесплатную консультацию

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Модуль удаленного сотрудника

Персонал “в полях” должен не только получать задания и отчитываться по ним, но и иметь возможность сообщать важную информацию в офис компании. Причем, это должно быть очень легко и быстро, так как сотрудник находится в полевый условиях и выполняет основную задачу.

Мы разработали специальный модуль, который запускается на любом смартфоне (иконка открывает авторизованную ссылку в браузере). Сотрудник, используя простое меню, выбирает один из заложенных в модуль сценариев:

  • Гость выезжает раньше окончания бронирования - система автоматически вносит изменения в бронь и открывает даты;
  • Гость желает продлить бронирование - система автоматически вносит изменения в бронь, закрывает даты, выставляет счет гостю, высылает уведомление гостю;
  • Объект требует обслуживания техником (проблемы с сантехникой, электрикой, любые другие причины) – система автоматически выставляет задачу в Технический Отдел, уведомляет его руководителя. Также уведомляет инициатора о запланированном визите техника.

Модуль найма персонала

Не секрет, что в данной отрасли текучка обслуживающего персонала носит массовый характер. Соответственно, работа по поиску, отбору и подготовке новых сотрудников - практически непрерывный процесс. Для его оптимизации и снижения нагрузки на HR отдел был разработан отдельный модуль.

  • Все объявления о найме (на специализированных порталах, соцсетях, в рекламных объявлениях) содержат ссылку на специальную CRM-форму, являющуюся функционалом Битрикс24;
  • Соискатель переходит по ссылке и заполняет ее;
  • Заполненная форма порождает сделку HR направления;
  • Сделка автоматически направляет соискателю еще одну, более расширенную форму-анкету;
  • После заполнения анкеты сделка переходит в соответствующую стадию, где сотрудник HR получает задание ознакомиться с уже полностью собранной информацией по соискателю и принять решение о собеседовании.
Таким образом, большая часть рутинной работы по переписке и сбору данных возложено на автоматические процессы. Кроме того, естественным образом, отсеиваются слабо мотивированные соискатели. 

Любые кастомные решения по запросу

Разумеется, у каждой компании свои сценарии и процессы. Мы готовы исследовать их и разработать уникальные бизнес процессы для компании Клиента и решить задачи связанные с:

  • отслеживанием полевого персонала,
  • интеграциями с системами доступа,
  • учетом уникальных процессов,
  • процессами качества,
  • отчетностью и мониторинга.

Обращайтесь, мы с удовольствием предложим оптимальное решение, разработанное именно под Ваши бизнес-процессы!

НАПИШИТЕ НАМ

Будем рады оказаться полезными