Наш Телеграм

RPA: АВТОМАТИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА ЗАЯВОК, ПОЛУЧЕНИЕ И ВЫДАЧА ЛИЦЕНЗИЙ И ИХ УЧЕТ

НАШИ КЕЙСЫ

ПРОбЛЕМА
РУТИННЫЕ процессы

Компания Дистрибьютор принимает заявки на получение лицензий на ПО от клиентов, обрабатывает их, оформляет заказ лицензий и отправляет Вендору, обрабатывает ответы и выдает лицензии. Вручную фиксирует сделки в системе учета и отслеживает истечение сроков договоров и документов.

ПРОБЛЕМА
КАК БЫЛО?

Сотрудник затрачивал на переписку, уточнение и обработку данных, создание документов в рамках данной бизнес задачи несколько часов в день и раз в неделю - целый рабочий день.
Рутинные, однообразные процессы - это утомляемость, ошибки, временные затраты.

РЕШЕНИЕ
РОБОТИЗАЦИЯ ВСЕГО ПРОЦЕССА

Автоматизация и роботизация поставленной задачи на 99%, увеличение скорости обработки, снижение вероятности ошибок.
Систематизация и учет данных о клиентах и выданных лицензиях.
Практически полное высвобождение сотрудника.

РЕШЕНИЕ
КАК СТАЛО?
Весь процесс выполняется автоматически, с привлечением Человека на несколько минут в день. Робот запускается по расписанию и работает в связке с Битрикс24. Время отработки процесса роботом составляет от 1 до 10 минут в день (в зависимости от объема поступающих заявок).

до 99%

РАБОТЫ
робот берет на себя

< 10 МИН

В ДЕНЬ
участие человека

в 50 раз

БЫСТРЕЕ
выполнение работы

около75%

ЭКОНОМИЯ
благодаря роботизации

ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ РАБОТЫ СИСТЕМЫ 

Разработанное программное решение выполняет заложенный в него алгоритм в автоматическом режиме с двумя точками проверки ответственным сотрудником.

Срок разработки: 3 недели (от анализа и предпроектного исследования до внедрения)

Алгоритм использует два параллельных процесса:

  • RPA - программный робот,
  • Битрикс24.
В процессе выполнения решаются следующие основные задачи:
  • прием первичных заявок на получение лицензии от клиентов,
  • учет клиентов,
  • запрос, получение и обработка более подробных данных от клиентов,
  • генерация документов,
  • создание и сопровождение сделки с каждым клиентом (от создания до завершения),
  • отправка запроса на получение лицензий Вендору,
  • получение и обработка ответа с лицензиями от Вендора,
  • выдача лицензий клиентам,
  • мониторинг и уведомление ответственного сотрудника об истечении сроков договоров и документов. 

Этап 0
Подготовительный этап

НАСТРОЙКИ

НАСТРОЙКА РОБОТА
Конфигурационный файл, настройка окружения, объявление переменных, настройка почтовой системы, файл отчета.

НАСТРОЙКА БИТРИКС24
Создание дополнительных полей в Контактах, Компаниях и Сделках, создание новой воронки, направление сделки. Создание скриптов для проверки и напоминания о приближении даты окончания текущего соглашения.

СТАРТ
СТАРТ

ОБРАБОТКА ПЕРВИЧНЫХ ЗАЯВОК

Запуск робота происходит ежедневно по расписанию. Возможен ручной запуск.
Робот проверяет почтовый ящик и в зависимости от типа полученных писем запускает соответствующий подпроцесс.
Робот разбирает письмо, извлекает сущности, переходит в Битрикс24, создает новый Контакт (с проверкой на дубликаты).
Этап 1
ЭТАП 1

ЗАПУСК ПРОЦЕССА НА СТОРОНЕ БИТРИКС24

Создание Контакта запускает процесс создания Сделки, отправку письма клиенту с предложением заполнить CRM форму, генерируется сама форма. Сообщение Человеку о получении данных.

Проверка

УЧАСТИЕ ЧЕЛОВЕКА

Человек просматривает данные и либо подтверждает их корректность, либо инициирует повторный запрос данных.
После утверждения Человеком, данные форматируются и передаются роботу.

Этап 2
ЭТАП 2

ОБРАБОТКА ПИСЕМ С ДАННЫМИ ИЗ ФОРМЫ
Робот разбирает письмо, извлекает и сохраняет сущности. Создает папки для сбора данных для последующей отправки ордеров Вендору.
ГЕНЕРАЦИЯ ДОКУМЕНТА
Робот генерирует и сохранят документ, загружает документ в сделку
ПОДГОТОВКА ДАННЫХ ДЛЯ ОРДЕРА
Робот создает таблицу для хранения данных для последующей отправки ордера Вендору. Заносит в нее записи о студентах

Этап 3
ЭТАП 3

ОТПРАВКА ОРДЕРА ВЕНДОРУ
Используя накопленные за неделю данные о заявках студентов, робот начинает процедуру формирования и отправки ордеров Вендору. Подготовив и сохранив черновик ордера, робот приглашает Человека для проверки правильности подготовки ордера

Проверка

УЧАСТИЕ ЧЕЛОВЕКА

Человек просматривает черновики ордеров и подтверждает отправку ордеров Вендору.

Этап 4
ЭТАП 4

ОБРАБОТКА ОТВЕТНЫХ ПИСЕМ ОТ ВЕНДОРА
Робот разбирает письма, сохранят файлы лицензий, загружает их в соответствующие сделки в Битрикс24.

Финал
ФИНАЛ

ЗАВЕРШЕНИЕ СДЕЛКИ

Загрузка файлов лицензий в сделку переводит ее в стадию "Успех". Формируется и отправляется финальное письмо клиенту с данными лицензии и приложенными файлами Вендора.

НАШ БЛОГ - НОВЫЕ СТАТЬИ

В нашем блоге мы накапливаем интересные материалы основанные на нашем практическом опыте  - реализованных проектах автоматизации, разработке приложений и интеграций, разработке ИИ-решений.

13
Января, 2026
Стандартизация НСИ с AI: единый стандарт кодирования номенклатуры для всей компании

Стандартизация НСИ с AI: единый стандарт кодирования номенклатуры для всей компании

ИИ-агенты "Нормализатор НСИ" и "Классификатор номенклатуры" создают единый стандарт кодирования для всей компании. Устранение дубликатов в справочниках позволяет перейти к централизованным закупкам, получать точную отчетность и снизить издержки.
статья
ИИ-РЕШЕНИЯ
читать
24
Июня, 2026
Аудит НСИ с помощью ИИ: поиск и устранение дубликатов в номенклатуре

Автоматическая обработка запросов клиентов с ИИ: как обрабатывать 100+ заявок в день без увеличения штата

ИИ-агент "Экстрактор данных" и "Сопоставитель номенклатур" автоматизируют обработку 100+ заявок в день. Сократите время ответа с 4 часов до 15 минут и увеличьте конверсию на 35%, освободив менеджеров от ручного ввода данных.
статья
ИИ-РЕШЕНИЯ
читать
22
Декабря,
2025
Умная диспетчеризация обращений/лидов при масштабировании: как обработать в разы больше запросов

Умная диспетчеризация обращений/лидов при масштабировании: как обработать в разы больше запросов

При росте бизнеса поток заявок захлестывает первую линию. ИИ-агент "Маршрутизатор входящих обращений" обрабатывает любые пиковые нагрузки без расширения штата, обеспечивая стабильную работу при масштабировании. Измерьте Scalability вашей системы поддержки.
статья
ИИ/ТЕНДЕРНЫЙ ОТДЕЛ
читать
17
Ноября,
2025
Аккредитация поставщиков в Битрикс24

Аккредитация поставщиков в Битрикс24: автоматический скоринг контрагентов и ведение реестра надежных поставщиков

Автоматизируйте проверку и аккредитацию поставщиков в Битрикс24. Минимизируйте риски работы с недобросовестными контрагентами и создайте "чистый" реестр надежных партнеров с помощью интеграций и смарт-процессов.
статья
Битрикс
читать
15
Октября,
2025
Искусственный интеллект в тендерах для фильтрации 1000 лотов за 5 минут

Искусственный интеллект в тендерах для фильтрации 1000 лотов за 5 минут

ИИ-агент "Тендерный Радар" избавляет от ручного поиска на тендерных площадках. Он фильтрует тысячи лотов за минуты, находит релевантные закупки и создает персональную ленту прямо в CRM, чтобы вы не упустили выгодный контракт.
статья
ИИ/ТЕНДЕРНЫЙ ОТДЕЛ
читать
САНКТ-ПЕТЕРБУРГ Лиговский проспект,
д. 43/45, офис 521
info@mbsgroup.ru

+7 812 467-80-98
МОСКВА Ул. Новорязанская, 8
info@mbsgroup.ru

+7 499 938-62-98
ГРАФИК РАБОТЫ Мы работаем
по будним дням
с 10:00 до 17:00
СОЦСЕТИ Vkontakte
YouTube
Telegram