#

RPA: АВТОМАТИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА ЗАЯВОК, ПОЛУЧЕНИЕ И ВЫДАЧА ЛИЦЕНЗИЙ И ИХ УЧЕТ

НАШИ КЕЙСЫ

ПРОбЛЕМА
РУТИННЫЕ процессы

Компания Дистрибьютор принимает заявки на получение лицензий на ПО от клиентов, обрабатывает их, оформляет заказ лицензий и отправляет Вендору, обрабатывает ответы и выдает лицензии. Вручную фиксирует сделки в системе учета и отслеживает истечение сроков договоров и документов.

ПРОБЛЕМА
КАК БЫЛО?

Сотрудник затрачивал на переписку, уточнение и обработку данных, создание документов в рамках данной бизнес задачи несколько часов в день и раз в неделю - целый рабочий день. 
Рутинные, однообразные процессы - это утомляемость, ошибки, временные затраты.

РЕШЕНИЕ
РОБОТИЗАЦИЯ ВСЕГО ПРОЦЕССА

Автоматизация и роботизация поставленной задачи на 99%, увеличение скорости обработки, снижение вероятности ошибок.
Систематизация и учет данных о клиентах и выданных лицензиях.
Практически полное высвобождение сотрудника.

РЕШЕНИЕ
КАК СТАЛО?
Весь процесс выполняется автоматически, с привлечением Человека на несколько минут в день. Робот запускается по расписанию и работает в связке с Битрикс24. Время отработки процесса роботом составляет от 1 до 10 минут в день (в зависимости от объема поступающих заявок).

до 99%

РАБОТЫ
робот берет на себя

< 10 МИН

В ДЕНЬ
участие человека

в 50 раз

БЫСТРЕЕ
выполнение работы

около 75%

ЭКОНОМИЯ
благодаря роботизации

ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ РАБОТЫ СИСТЕМЫ 

Разработанное программное решение выполняет заложенный в него алгоритм в автоматическом режиме с двумя точками проверки ответственным сотрудником.

Срок разработки: 3 недели (от анализа и предпроектного исследования до внедрения)

Алгоритм использует два параллельных процесса:

  • RPA - программный робот,
  • Битрикс24.
В процессе выполнения решаются следующие основные задачи:
  • прием первичных заявок на получение лицензии от клиентов,
  • учет клиентов,
  • запрос, получение и обработка более подробных данных от клиентов,
  • генерация документов,
  • создание и сопровождение сделки с каждым клиентом (от создания до завершения),
  • отправка запроса на получение лицензий Вендору,
  • получение и обработка ответа с лицензиями от Вендора,
  • выдача лицензий клиентам,
  • мониторинг и уведомление ответственного сотрудника об истечении сроков договоров и документов. 

Этап 0
Подготовительный этап

НАСТРОЙКИ

НАСТРОЙКА РОБОТА
Конфигурационный файл, настройка окружения, объявление переменных, настройка почтовой системы, файл отчета.

НАСТРОЙКА БИТРИКС24
Создание дополнительных полей в Контактах, Компаниях и Сделках, создание новой воронки, направление сделки. Создание скриптов для проверки и напоминания о приближении даты окончания текущего соглашения.

СТАРТ
СТАРТ

ОБРАБОТКА ПЕРВИЧНЫХ ЗАЯВОК

Запуск робота происходит ежедневно по расписанию. Возможен ручной запуск.
Робот проверяет почтовый ящик и в зависимости от типа полученных писем запускает соответствующий подпроцесс.
Робот разбирает письмо, извлекает сущности, переходит в Битрикс24, создает новый Контакт (с проверкой на дубликаты).
Этап 1
ЭТАП 1

ЗАПУСК ПРОЦЕССА НА СТОРОНЕ БИТРИКС24

Создание Контакта запускает процесс создания Сделки, отправку письма клиенту с предложением заполнить CRM форму, генерируется сама форма. Сообщение Человеку о получении данных.

Проверка

УЧАСТИЕ ЧЕЛОВЕКА

Человек просматривает данные и либо подтверждает их корректность, либо инициирует повторный запрос данных.
После утверждения Человеком, данные форматируются и передаются роботу.

Этап 2
ЭТАП 2

ОБРАБОТКА ПИСЕМ С ДАННЫМИ ИЗ ФОРМЫ
Робот разбирает письмо, извлекает и сохраняет сущности. Создает папки для сбора данных для последующей отправки ордеров Вендору.
ГЕНЕРАЦИЯ ДОКУМЕНТА
Робот генерирует и сохранят документ, загружает документ в сделку
ПОДГОТОВКА ДАННЫХ ДЛЯ ОРДЕРА
Робот создает таблицу для хранения данных для последующей отправки ордера Вендору. Заносит в нее записи о студентах

Этап 3
ЭТАП 3

ОТПРАВКА ОРДЕРА ВЕНДОРУ
Используя накопленные за неделю данные о заявках студентов, робот начинает процедуру формирования и отправки ордеров Вендору. Подготовив и сохранив черновик ордера, робот приглашает Человека для проверки правильности подготовки ордера

Проверка

УЧАСТИЕ ЧЕЛОВЕКА

Человек просматривает черновики ордеров и подтверждает отправку ордеров Вендору.

Этап 4
ЭТАП 4

ОБРАБОТКА ОТВЕТНЫХ ПИСЕМ ОТ ВЕНДОРА
Робот разбирает письма, сохранят файлы лицензий, загружает их в соответствующие сделки в Битрикс24.

Финал
ФИНАЛ

ЗАВЕРШЕНИЕ СДЕЛКИ

Загрузка файлов лицензий в сделку переводит ее в стадию "Успех". Формируется и отправляется финальное письмо клиенту с данными лицензии и приложенными файлами Вендора.

Получить бесплатную консультацию

Проведем консультацию по процессам из этого кейса.

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

НАПИШИТЕ НАМ

Будем рады оказаться полезными

НАШ БЛОГ - НОВЫЕ СТАТЬИ

В нашем блоге мы накапливаем интересные материалы основанные на нашем практическом опыте  - реализованных проектах автоматизации, разработке приложений и интеграций, RPA

11
Сентября,
2024
Проверка, мониторинг надежности и комплаенс-рисков поставщиков

Проверка, мониторинг надежности и комплаенс-рисков поставщиков

Продукция низкого качества, задержки поставок, нарушение договорных обязательств ведут к срывам сроков, потерям клиентов и убыткам. Поэтому проверка надежности поставщиков – это не просто формальность.
кейс
МБС
читать
26
Августа,
2024
Обработка Рекламаций для производства

Обработка Рекламаций для производства

Один из наших клиентов – крупный производитель бытовой техники столкнулся с серьезной проблемой: резко увеличилось количество рекламаций на новую линейку.
кейс
МБС
читать
16
Августа,
2024
Цифровая трансформация и устойчивое развитие: кейс компании МБС

Цифровая трансформация и устойчивое развитие: кейс компании МБС

Цифровые технологии играют ключевую роль в достижении целей устойчивого развития, позволяя оптимизировать бизнес-процессы, сократить потребление ресурсов и повысить социальную ответственность.
кейс
МБС
читать
12
Марта,
2024
Работа в Битрикс24 исключительно на задачах

Работа в Битрикс24 исключительно на задачах - тупиковый путь развития компании

Как организовать эффективную работу компании в Битрикс24 с помощью воронок смарт-процессов и автоматизации
кейс
БИТРИКС24
читать
11
Января,
2024
Разработка приложения ИРД: автоматизация работы с исходно-разрешительной документацией

Разработка приложения ИРД: автоматизация работы с исходно-разрешительной документацией

Один из наших ключевых клиентов описал проблему и призвал нас помочь решить ее. Мы приступили к разработке приложения, которое будет встроено в интерфейс Битрикса и комплексно решать все вопросы связанные с ИРД.
кейс
БИТРИКС24
читать

ЧТО МЫ ПРЕДЛАГАЕМ

шаг 1. ОСТАВЬТЕ ЗАЯВКУ
шаг 2. ВСТРЕТИМСЯ ОНЛАЙН - ПОДРОБНО ИЗУЧИМ ВАШУ СИТУАЦИЮ
шаг 3. ИНДИВИДУАЛЬНО ПРЕДЛОЖИМ НАИБОЛЕЕ ЭФФЕКТИВНЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ
шаг 4. СОСТАВИМ ДОРОЖНУЮ КАРТУ ПРЕДСТОЯЩИХ ИЗМЕНЕНИЙ
шаг 5. ПОЛУЧИМ НОВОЕ КАЧЕСТВО ПРОЦЕССОВ В ВАШЕМ БИТРИКС24
CRM-форма появится здесь
САНКТ-ПЕТЕРБУРГ Лиговский проспект,
д. 43/45, офис 521
info@mbsgroup.ru

+7 812 467-80-98
МОСКВА Ул. Новорязанская, 8
info@mbsgroup.ru

+7 499 938-62-98
ГРАФИК РАБОТЫ Мы работаем
по будним дням
с 10:00 до 17:00
СОЦСЕТИ Vkontakte
YouTube
Telegram
Заряжено Битрикс24 — Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт самому онлайн
Сообщить о нарушении