RPA: АВТОМАТИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА ЗАЯВОК, ПОЛУЧЕНИЕ И ВЫДАЧА ЛИЦЕНЗИЙ И ИХ УЧЕТ

НАШИ КЕЙСЫ

ПРОбЛЕМА
РУТИННЫЕ процессы

Компания Дистрибьютор принимает заявки на получение лицензий на ПО от клиентов, обрабатывает их, оформляет заказ лицензий и отправляет Вендору, обрабатывает ответы и выдает лицензии. Вручную фиксирует сделки в системе учета и отслеживает истечение сроков договоров и документов.

ПРОБЛЕМА
КАК БЫЛО?

Сотрудник затрачивал на переписку, уточнение и обработку данных, создание документов в рамках данной бизнес задачи несколько часов в день и раз в неделю - целый рабочий день. 
Рутинные, однообразные процессы - это утомляемость, ошибки, временные затраты.

РЕШЕНИЕ
РОБОТИЗАЦИЯ ВСЕГО ПРОЦЕССА

Автоматизация и роботизация поставленной задачи на 99%, увеличение скорости обработки, снижение вероятности ошибок.
Систематизация и учет данных о клиентах и выданных лицензиях.
Практически полное высвобождение сотрудника.

РЕШЕНИЕ
КАК СТАЛО?
Весь процесс выполняется автоматически, с привлечением Человека на несколько минут в день. Робот запускается по расписанию и работает в связке с Битрикс24. Время отработки процесса роботом составляет от 1 до 10 минут в день (в зависимости от объема поступающих заявок).

до 99%

РАБОТЫ
робот берет на себя

< 10 МИН

В ДЕНЬ
участие человека

в 50 раз

БЫСТРЕЕ
выполнение работы

около 75%

ЭКОНОМИЯ
благодаря роботизации

ОБЩЕЕ ОПИСАНИЕ РАБОТЫ СИСТЕМЫ 

Разработанное программное решение выполняет заложенный в него алгоритм в автоматическом режиме с двумя точками проверки ответственным сотрудником.

Срок разработки: 3 недели (от анализа и предпроектного исследования до внедрения)

Алгоритм использует два параллельных процесса:

  • RPA - программный робот,
  • Битрикс24.
В процессе выполнения решаются следующие основные задачи:
  • прием первичных заявок на получение лицензии от клиентов,
  • учет клиентов,
  • запрос, получение и обработка более подробных данных от клиентов,
  • генерация документов,
  • создание и сопровождение сделки с каждым клиентом (от создания до завершения),
  • отправка запроса на получение лицензий Вендору,
  • получение и обработка ответа с лицензиями от Вендора,
  • выдача лицензий клиентам,
  • мониторинг и уведомление ответственного сотрудника об истечении сроков договоров и документов. 

Этап 0
Подготовительный этап

НАСТРОЙКИ

НАСТРОЙКА РОБОТА
Конфигурационный файл, настройка окружения, объявление переменных, настройка почтовой системы, файл отчета.

НАСТРОЙКА БИТРИКС24
Создание дополнительных полей в Контактах, Компаниях и Сделках, создание новой воронки, направление сделки. Создание скриптов для проверки и напоминания о приближении даты окончания текущего соглашения.

СТАРТ
СТАРТ

ОБРАБОТКА ПЕРВИЧНЫХ ЗАЯВОК

Запуск робота происходит ежедневно по расписанию. Возможен ручной запуск.
Робот проверяет почтовый ящик и в зависимости от типа полученных писем запускает соответствующий подпроцесс.
Робот разбирает письмо, извлекает сущности, переходит в Битрикс24, создает новый Контакт (с проверкой на дубликаты).
Этап 1
ЭТАП 1

ЗАПУСК ПРОЦЕССА НА СТОРОНЕ БИТРИКС24

Создание Контакта запускает процесс создания Сделки, отправку письма клиенту с предложением заполнить CRM форму, генерируется сама форма. Сообщение Человеку о получении данных.

Проверка

УЧАСТИЕ ЧЕЛОВЕКА

Человек просматривает данные и либо подтверждает их корректность, либо инициирует повторный запрос данных.
После утверждения Человеком, данные форматируются и передаются роботу.

Этап 2
ЭТАП 2

ОБРАБОТКА ПИСЕМ С ДАННЫМИ ИЗ ФОРМЫ
Робот разбирает письмо, извлекает и сохраняет сущности. Создает папки для сбора данных для последующей отправки ордеров Вендору.
ГЕНЕРАЦИЯ ДОКУМЕНТА
Робот генерирует и сохранят документ, загружает документ в сделку
ПОДГОТОВКА ДАННЫХ ДЛЯ ОРДЕРА
Робот создает таблицу для хранения данных для последующей отправки ордера Вендору. Заносит в нее записи о студентах

Этап 3
ЭТАП 3

ОТПРАВКА ОРДЕРА ВЕНДОРУ
Используя накопленные за неделю данные о заявках студентов, робот начинает процедуру формирования и отправки ордеров Вендору. Подготовив и сохранив черновик ордера, робот приглашает Человека для проверки правильности подготовки ордера

Проверка

УЧАСТИЕ ЧЕЛОВЕКА

Человек просматривает черновики ордеров и подтверждает отправку ордеров Вендору.

Этап 4
ЭТАП 4

ОБРАБОТКА ОТВЕТНЫХ ПИСЕМ ОТ ВЕНДОРА
Робот разбирает письма, сохранят файлы лицензий, загружает их в соответствующие сделки в Битрикс24.

Финал
ФИНАЛ

ЗАВЕРШЕНИЕ СДЕЛКИ

Загрузка файлов лицензий в сделку переводит ее в стадию "Успех". Формируется и отправляется финальное письмо клиенту с данными лицензии и приложенными файлами Вендора.

Получить бесплатную консультацию

Проведем консультацию по процессам из этого кейса.

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

НАПИШИТЕ НАМ

Будем рады оказаться полезными

Telegram
НОВЫЕ СТАТЬИ, ЗАМЕТКИ, ИДЕИ на нашем канале в Telegram
Подписаться

НАШ БЛОГ - НОВЫЕ СТАТЬИ

В нашем блоге мы накапливаем интересные материалы о наших работах - автоматизации, бизнес процессах, RPA. Обо всем том, что мы так любим и делаем с душой каждый день.

12
Марта,
2024
Работа в Битрикс24 исключительно на задачах

Работа в Битрикс24 исключительно на задачах - тупиковый путь развития компании

Как организовать эффективную работу компании в Битрикс24 с помощью воронок смарт-процессов и автоматизации
кейс
БИТРИКС24
читать
11
Января,
2024
Разработка приложения ИРД: автоматизация работы с исходно-разрешительной документацией

Разработка приложения ИРД: автоматизация работы с исходно-разрешительной документацией

Один из наших ключевых клиентов описал проблему и призвал нас помочь решить ее. Мы приступили к разработке приложения, которое будет встроено в интерфейс Битрикса и комплексно решать все вопросы связанные с ИРД.
кейс
БИТРИКС24
читать
14
Сентября,
2023
Автоматизация работы с лидами для компании CSI

Автоматизация работы с лидами для компании CSI

Компания CSI (Crystal Service Integration) 28 лет создает решения для крупного сетевого ритейла: разрабатывает и внедряет программы для автоматизации розничной торговли, поставляет кассовое оборудование.
кейс
БИТРИКС24
читать
24
Августа,
2023
Результативный процесс встреч для международной логистической компании NAWINIA

Результативный процесс встреч для международной логистической компании NAWINIA

Грамотное управление компанией и внимание к передовым IT-разработкам позволили NAWINIA обеспечить оборот более миллиона заказов в год и привлечь крупных международных клиентов, среди которых IKEA, Leroy Merlin, OBI, Toyota и Wildberries.
кейс
БИТРИКС24
читать
27
Июля,
2023
Уменьшение потерь клиентов в воронке с 75% до 5% для международной логистической компании NAWINIA

Уменьшение потерь клиентов в воронке с 75% до 5% для международной логистической компании NAWINIA

Основная цель, с которой к нам обратился клиент: сократить время выставления коммерческого предложения. На момент обращения процесс часто затягивался, что напрямую влияло на коммерческий результат.
кейс
БИТРИКС24
читать

ЧТО МЫ ПРЕДЛАГАЕМ

шаг 1. ОСТАВЬТЕ ЗАЯВКУ
шаг 2. ВСТРЕТИМСЯ ОНЛАЙН - ПОДРОБНО ИЗУЧИМ ВАШУ СИТУАЦИЮ
шаг 3. ИНДИВИДУАЛЬНО ПРЕДЛОЖИМ НАИБОЛЕЕ ЭФФЕКТИВНЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ
шаг 4. СОСТАВИМ ДОРОЖНУЮ КАРТУ ПРЕДСТОЯЩИХ ИЗМЕНЕНИЙ
шаг 5. ПОЛУЧИМ НОВОЕ КАЧЕСТВО ПРОЦЕССОВВ ВАШЕМБИТРИКС24
CRM-форма появится здесь
САНКТ-ПЕТЕРБУРГ Лиговский проспект,
д. 43/45, офис 521
info@mbsgroup.ru

+7 812 467-80-98
МОСКВА Ул. Новорязанская, 8
info@mbsgroup.ru

+7 499 403-30-47
ГРАФИК РАБОТЫ Мы работаем
по будним дням
с 10:00 до 17:00
СОЦСЕТИ Vkontakte
YouTube
Telegram
Заряжено Битрикс24 — Бесплатные Сайты и CRM. Создать сайт самому онлайн
Сообщить о нарушении