Разработка приложения для автоматической генерации и подписания КП: ускоряем создание и согласование КП на 70%

Кейс БИТРИКС24

О клиенте

Данный кейс подготовлен на основе проекта, выполненного для крупной российской компании. В соответствии с соглашением NDA, название компании и некоторые специфические данные не раскрываются.

Задачи клиента

Компания обратилась с задачей автоматизировать процесс создания и подписания коммерческих предложений (КП) в CRM. Ранее процесс имел ряд недостатков:

Длительные сроки согласования

Процесс создания, редактирования и подписания КП мог занимать до 5 рабочих дней.

Высокая вероятность ошибок

Ручное заполнение документов увеличивало вероятность несоответствий в данных и формулировках.

Сложности контроля

Отсутствовали механизмы отслеживания статусов КП на каждом этапе.

Ресурсоемкость

Сотрудники тратили значительное время на подготовку КП, что снижало общую производительность.

Недостаточная гибкость

Процесс сложно адаптировался под изменения в бизнес-процессах.

Целью проекта стало внедрение инструмента, который Должен обеспечить:

Автоматическое создание КП с использованием стандартных шаблонов.

Интеграцию с внутренними системами для быстрого согласования документов.

Простое и удобное подписание с возможностью контроля статусов.

Решение

Мы разработали приложение для автоматической генерации и подписания КП, встроенное в CRM Битрикс24, которое полностью автоматизировало процесс подготовки и подписания коммерческих предложений.

Внешний вид Приложения в режиме редактирования представлен на изображении:

Функциональные возможности приложения

Генерация и подписания КП

Приложение автоматически формирует два типа файлов:

Неподписанный КП для ознакомления.
Подписанный КП с электронным факсимиле, который сохраняется в CRM и на диске.

Редактирование и управление КП

Встроенный текстовый редактор CKEditor позволяет быстро создавать коммерческие предложения, используя корпоративные шаблоны. Функционал включает предпросмотр, сохранение черновиков и автоматическую генерацию КП в формате PDF.

Интеграция в CRM

Приложение добавлено в CRM как вкладка "Сборка КП" в карточке сделки. Доступ к приложению предоставлен сотрудникам с определёнными ролями и администраторам портала.

Гибкость настройки

Приложение поддерживает настройку ролей, полей для сохранения файлов, направлений сделок и этапов генерации КП. Это позволяет адаптировать функционал под текущие бизнес-процессы.

Автоматизация процессов

Приложение интегрировано с бизнес-процессами CRM, включая настройку стадий сделки, контроль доступа к функциям и уведомления для сотрудников.

Контроль доступа и статусов

Редактирование КП блокируется после генерации, а при возврате документа на доработку доступ автоматически открывается для внесения изменений.

Интеграция с электронной подписью

Документы подписываются электронным факсимиле, данные для которого берутся из профиля подписанта.

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ

Техническое описание

Функционал включает в себя следующие компоненты:

Приложение “Сборка КП”;
Активность бизнес-процесса, открывающая возможность генерации КП в формате PDF строго на определенном этапе бизнес-процесса и закрывающая возможность генерации вне этого этапа;
Активность бизнес-процесса, позволяющая генерировать подписанный вариант КП после его согласования на определенном этапе процесса;
Доработка стадий бизнес процесса воронки на работу с приложением для генерации неподписанного КП и на генерацию подписанного КП после согласования.

Приложение “Сборка КП” в CRM

Добавлена вкладка “Сборка КП” в карточку сделки. Вкладка доступна только пользователям с определёнными ролями ("Sale", "Operation") и администраторам портала.

Функционал вкладки:

Встроенный текстовый редактор CKEditor, позволяющий редактировать текст КП с использованием фирменных шаблонов.

Автоматическое сохранение черновиков КП, с фиксацией даты, времени и имени пользователя.

Поддержка визирования и подписания КП с использованием электронной подписи.

Генерация файлов КП в формате PDF с сохранением на диск CRM и в привязанных полях сделки.

Возможность предпросмотра КП перед генерацией.

Приложение позволяет настроить:

Где сохранять файлы КП.
Какие этапы работы допускают создание КП.

Кто из сотрудников может пользоваться приложением.

Формат названия сгенерированных файлов.

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ

Генерация документов

В приложении реализована система для генерации документов в формате PDF.

Внешний вид Приложения после генерации КП представлен на изображении:

Экран содержит:

информацию о том, что КП сгенерировано,
ссылку на сгенерированное КП,
ФИО сотрудника, сгенерировавшего КП,
дату и время генерации,
информационное сообщение для сотрудника о дальнейших шагах,
кнопку “Редактировать”.

Форматы файлов:

Неподписанный КП: сохраняется в поле сделки “Сгенерированный КП” и на диск.
Подписанный КП: сохраняется в поле сделки “КП подписанный” и на диск.

Особенности генерации подписанного КП:

Если документ занимает одну страницу, факсимиле размещается в футере.
Если документ многостраничный, факсимиле размещается в правом нижнем углу каждой страницы, кроме последней.

Контроль доступа и блокировка

После генерации КП доступ к редактированию блокируется, чтобы предотвратить несогласованные изменения. При возврате документа на доработку доступ автоматически разблокируется.

Настройки приложения

Приложение включает гибкие настройки:

Поля для сохранения файлов

Выбор полей для сохранения сгенерированных и подписанных документов.

Права доступа

Настройка ролей пользователей, имеющих доступ к приложению.

Направления сделок

Выбор направлений, для которых доступна работа с приложением.

Стадии генерации КП

Определение этапов сделки, на которых можно генерировать КП.

Напишите нам, закажите консультацию

СВЯЗАТЬСЯ

Простановка факсимиле

Приложение использует данные из поля профиля пользователя для подстановки факсимиле. После согласования документ автоматически подписывается и сохраняется в CRM.

Бизнес-процессы CRM

Разработаны кастомные активности для управления процессами генерации и подписания КП:

Открытие доступа к генерации

Активируется при переходе сделки на стадию "Оформление КП".

Генерация подписанного КП

Активируется при завершении стадии внутреннего согласования.

Закрытие доступа к генерации

Активируется при переходе сделки на следующую стадию.

Сгенерированный подписанный файл КП сохраняется в поле сделки и в папку сделки на диске. На этом работа с Приложением может считаться завершенной.

Приложение полностью интегрировано в CRM, а его настройка и адаптация для пользователя занимают минимальное время.

Этапы внедрения

Анализ потребностей клиента

Проведен анализ текущих процессов работы с КП.
Определены основные задачи для автоматизации.

Разработка приложения

Реализован функционал формирования, редактирования и подписания КП.
Добавлены кастомные бизнес-процессы для управления стадиями согласования и подписания.

Тестирование

Приложение протестировано на нескольких воронках CRM для проверки корректности работы всех функций.

Внедрение и обучение

Проведено обучение сотрудников работе с приложением.
Настроены автоматические уведомления для пользователей.

Результаты внедрения

Сокращение времени

Создание и согласование КП ускорилось на 70%. Подписание документов теперь занимает не более 1 рабочего дня вместо 3-5 дней.

Снижение ошибок

Использование шаблонов и автоматизации минимизировало человеческий фактор. Все этапы процесса фиксируются и контролируются в CRM.

Экономия ресурсов

Уменьшены затраты на бумажный документооборот и курьерские услуги. Оптимизация работы сотрудников позволила сосредоточиться на ключевых задачах.

Прозрачность и контроль

Каждый участник процесса всегда в курсе статуса документа. Руководители могут отслеживать прохождение КП в реальном времени.

Удобство и гибкость

Приложение легко адаптируется под изменения в бизнес-процессах. Добавление новых ролей и сценариев позволяет использовать решение в разных отделах.

Графики и аналитика

График - Сокращение времени на обработку КП

Таблица 1 - Снижение ошибок в КП


	Этап	До внедрения	После внедрения	Снижение
	Ошибки в КП	15/месяц	3/месяц	-80%

Отзывы Заказчика

Заключение

Автоматизация процесса создания и подписания коммерческих предложений помогла клиенту оптимизировать работу с документами, сократить временные затраты и снизить количество ошибок.

Приложение “Сборка КП” полностью изменило подход компании к работе с коммерческими предложениями. Оптимизация процессов позволила ускорить работу, улучшить контроль и повысить общую продуктивность.

Мы готовы помочь Вашей компании внедрить аналогичное решение. Наши специалисты проведут анализ процессов, разработают и настроят индивидуальное решение под Ваши потребности.