Шахматные часы для одной задачи на двоих - как сделать удобно и понятно

Задачи, как базовая сущность системы управления

Ни для кого не секрет, что задачи являются самым популярным инструментом любой системы. Ежедневно миллионы пользователей по всему миру ставят задачи себе, коллегам, сотрудникам. Задачи используются для контроля процессов, обсуждения и выработки решений, мониторинга работы команд, ведения аналитики, формирования отчётности и так далее, и тому подобное. Все сценарии просто невозможно перечислить.

Другими словами: задачи - "это наше все"! Хотя, на самом деле - далеко не всё.

Задачи на двоих - что это и зачем?

Особый случай - задача, которую должны выполнить двое или более сотрудников. Коллективные решения, индивидуальные действия и одна общая цель.

Давайте представим некую условную суть задачи, ее цель - подготовить КП для Клиента. Менеджер по продажам общаясь с Клиентом, формирует его потребности и передает их Сметчику, который в свою очередь, готовит расчет и передает его Менеджеру. И так до тех пор, пока смета и предложение в целом, не устроит клиента.

Чтобы добиться этой цели, необходимы усилия двух специалистов. Или, например, двух команд. Они должны поочередно включаться в работу, чтобы в конечном итоге задачу эту выполнить. Получается своеобразный "пинг-понг" в рамках одной задачи.

Возникает ряд вопросов. А именно:

Кто должен включиться именно сейчас?
Как давно он должен был включиться?
Сколько времени ему отведено на очередное включение, выполнение своей итерации и сколько времени уже было затрачено?
Как руководителю узнать на ком "зависла" задача, какова эффективность ролей внутри нее?

Ситуация должна быть понятной и прозрачной для всех - и для исполнителей, и для руководства. Напоминания и уведомления для сотрудников, мониторинг и отчетность для руководителя: все это - необходимые элементы процесса.

Поиск решения

Традиционно, мы начинаем с проработки максимально удобной и информативной постановки задачи. Битрикс24 позволяет очень гибко и даже творчески настраивать параметры задач и их содержание.

Задача должна сообщать исчерпывающую информацию о том что и как должен сделать исполнитель. Дополнительные чек-листы, ссылки на регламенты, шаблоны и документацию существенно облегчают понимание задачи, особенно при вводе в курс новых сотрудников.

Далее, готовим СТАДИИ задачи, которые будут отображать "на чьей стороне мяч". Сотрудники, выполняющие задачу, будут указаны в поле Соисполнители.

Виджет

Ну и главный компонент нашего элегантного решения - наш эксклюзивный ВИДЖЕТ ШАХМАТНЫХ ЧАСОВ для задач Битрикс24, который мы расположим в правом сайдбаре задачи.

Пользоваться им просто и удобно. Закончив свою часть работы, подготовив и опубликовав данные для коллег, Менеджер просто нажимает на кнопку виджета ПЕРЕДАТЬ.

Этап 1.

Стадия задачи меняется на "у сметчика".

ЭТАП 2.

Сметчик получает уведомление в любом удобном виде и на любое устройство.

ЭТАП 3.

Таймер на стороне Менеджера останавливается, а на стороне Сметчика стартует новый отсчет.

Спустя некоторое время, подготовив новую смету и необходимую документацию, приложив ее к Задаче, Сметчик также нажимает кнопку виджета ПЕРЕДАТЬ.

Этап 1.

Стадия задачи меняется на "у менеджера".

ЭТАП 2.

Менеджер получает уведомление в любом удобном виде и на любое устройство.

ЭТАП 3.

Таймер на стороне Сметчика останавливается, а на стороне Менеджера стартует новый отсчет.

При этом, также, отображается суммарное время каждой стороны. А если в настройках указать регламентный лимит на время одной итерации, то при его превышении таймер будет отображаться с красным фоном.

Разумеется, при желании, уведомления можно также направлять и руководителю, чтобы он был в курсе. Либо все, либо только в случае превышения лимита.

Выводы и результаты

Что в итоге?

Имея все временные данные, можно формировать необходимую отчетность.

Развивая мысль, очевидно, что в особых случаях, в конкретной бизнес среде данный подход можно смело масштабировать до 3-4 участников решения задачи.

Всем всё понятно и наглядно. Кто, что и когда должен выполнить. Если забыл - напомним в любом удобном виде. Исполнители знают что делать, руководство в курсе ситуации.

Как вывод: совершенно не обязательно плодить десятки и сотни подзадач, фиксируя каждую итерацию каждой роли в процессе!

Создавайте эффективно!