Работа в Битрикс24 исключительно на задачах - тупиковый путь развития компании

Кейс битрикс24

ВАЖНОСТЬ ВСТРЕЧ В СОВРЕМЕННЫХ РЕАЛИЯХ БИЗНЕСА

Современная деловая среда характеризуется быстрыми изменениями, экстремальной конкуренцией и непрерывными инновациями. В такой среде роль эффективной коммуникации, в частности, через бизнес-встречи, является существенной. Будь то онлайн или оффлайн, встречи служат важными площадками для коллективного обдумывания, принятия решений и распространения информации, усиливая оперативную эффективность и стратегическое единство.

ПРОБЛЕМЫ, С КОТОРЫМИ СТАЛКИВАЛИСЬ НАШИ КЛИЕНТЫ

Встреча, как элемент системы не имеет воронки (стадий). Нет возможности отслеживать на каком этапе организация встречи, какие действия нужно в связи с этим предпринять. Отсутствует связь с другими элементами CRM.
Приходится совершать массу рутинных операций, таких как создание напоминаний, приглашений, их рассылка, создание конференции в онлайн сервисе.
Коллеги и партнеры часто не готовы к встрече, не в курсе деталей и повестки.
Уже проведенные встречи как правило не имеют зафиксированных результатов, выводов, решений, принятых по итогам встречи.
Проведенные встречи трудно найти, чтобы оперативно поднять информацию - опять же из-за отсутствия системных связей.
Время, затраченное участниками, часто никак не учитывается и не фиксируется в системе учета.
Нет возможности получить аналитику по количеству встреч, затраченным ресурсам в разрезе клиентов или проектов.

ТИПОВОЙ ПРОЦЕСС ВСТРЕЧ

В общем, бизнес-встреча соответствует структурированному процессу, который включает:

ПЛАНИРОВАНИЕ:

определение цели, подготовка повестки дня и выбор участников.

ВРЕМЯ КАК РЕСУРС:

определение подходящей даты и времени, бронирование комнаты для встреч или организация онлайн-платформы, отправка приглашений.

ПРОВЕДЕНИЕ:

эффективное проведение встречи, соблюдение повестки дня, стимулирование конструктивного обсуждения, обеспечение участия.

ПОСЛЕДУЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ:

обращение с протоколом, назначение ответственностей, отслеживание прогресса.

Необходимость стандартизировать и регламентировать встречи

Учитывая важность встреч и время, которое они занимают, очень важно стандартизировать и регламентировать их. Стандартизация обеспечивает единый подход, способствующий эффективности, прозрачности и ответственности. Регламенты предоставляют рамки для минимизации нарушений и улучшения общей производительности встреч.

НАШ КЕЙС ВНЕДРЕНИЯ СМАРТ ПРОЦЕССА ВСТРЕЧ В ПРОЦЕССЫ КОМПАНИИ

В рамках данного кейса были реализованы следующие функции и возможности:

Встреча как смарт-процесс в Битрикс24:

функция, которая автоматизирует стандартные шаги процесса встречи, обеспечивая эффективность, консистентность и прозрачность.

Настройки новой встречи:

процесс запрашивает у инициатора параметры встречи, включая ее цели и повестку, план встречи становится известен всем участникам.

РАЗРАБОТАННЫЙ НАМИ СКРИПТ ДЛЯ СИНХРОНИЗАЦИИ СМАРТ-ПРОЦЕССА ВСТРЕЧ С КАЛЕНДАРЕМ:

функция позволяет автоматически создавать и обновлять (синхронизация в обе стороны) календарь с запланированными встречами, помогая избежать конфликтов и способствуя лучшему управлению временем.

ТАКЖЕ МЫ РАЗРАБОТАЛИ ИНТЕГРАЦИЮ ВСТРЕЧ С ZOOM:

позволяет в один клик создавать виртуальную встречу, сохранять ссылку на нее, автоматически скачивать и сохранять в Битрикс24 видеозапись прошедшей встречи, гарантируя непрерывность операций в условиях удаленной работы.

Система отчетности:

ответственный за итоги встречи получает и выполняет задание.
- отчет фиксируется в самой встрече, во всех связанных элементах и задачах, а также в журнале событий,
- отправляется на электронную почту указанным в процессе сотрудникам,
- формируется Задача и назначаются ответственные,
- внешний Follow-up оправляется партнеру по встрече.

Связь встреч с другими элементами CRM и задачами:

смарт-процесс встреч связан с другими элементами CRM (компания, контакт, лид, сделка, другие смарт процессы) и задачами, что позволяет обеспечить целостное управление и гарантирует лучший механизм последующего отслеживания. Встреча может быть создана из любого элемента CRM с привязкой к нему, для последующего удобного отслеживания историй встречи по клиентам или проектам.

Автоматическая отправка приглашений на встречу

как внутренним, так и внешним участникам.

Преимущества внедрения - мы сократили затраты времени на 25%, обеспечив его учет и информационную прозрачность как для участников встреч, так и для руководства

В целом, смарт-процесс встреч заметно улучшил эффективность встреч, тем самым повышая общую производительность и обеспечивая лучшее принятие решений.

Организационный порядок:

стандартизация процесса встречи, повышает эффективность и прозрачность.

Управление временем:

процесс помогает лучше управлять временными ресурсами сотрудников.

Автоматизация:

процесс автоматизирует рутинные задачи, освобождая ценное время для более важных задач.

Ведение учета и отчетность:

процесс предлагает полную историю встреч, а также возможности аналитики и отчетности.

Легкий вход в процесс:

нет необходимости в обучении персонала - bpm платформа сама сопроводит сотрудника через задания с инструкциями, своевременное информирование, уведомление всех участников и т.д.